Автомобиль для работы используется по доверенности – компенсацию нельзя освободить от взносов

Компенсация за использование автомобиля, которым работник управляет по доверенности, страховыми взносами не облагается

На компенсацию работнику за использование его машины в интересах работодателя страховые взносы не начисляются. При этом не имеет значения, принадлежит автомобиль работнику на праве собственности или он управляет машиной по доверенности. Правомерность такой позиции подтвердил Высший арбитражный суд в определении от 24.01.14 № ВАС-4/14 об отказе в передаче дела в Президиум этого суда.

Суть спора

По общему правилу, если сотрудник использует в служебных целях «личное имущество» (в том числе автомобиль), и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию). Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса. При этом страховые взносы с суммы компенсации не платятся на основании пункта 2 части 1 статьи 9 от 24.07.09 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ*).Напомним, что подпункт «и» этой статьи предусматривает освобождение от обложения страховыми взносами компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Однако, по мнению чиновников ПФР, указанные суммы освобождены от страховых взносов только в том случае, если имеются документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество. Автомобиль, которым сотрудник управляет по доверенности, его личным имуществом не является. Следовательно, суммы, выплачиваемые работнику, нельзя считать компенсацией в смысле статьи 188 ТК РФ.

С подобной проблемой столкнулась компания из Челябинской области. Проверяющие из Пенсионного фонда заявили, что раз автомобилем работник управлял по доверенности, то на сумму компенсаций нужно было начислять страховые взносы. Поскольку это сделано не было, контролеры оштрафовали организацию на основании пункта 1 статьи 47 Закона № 212-ФЗ.

Решение суда

Однако суды всех инстанций, включая коллегию судей ВАС, признали штраф неправомерным. Принимая во внимание, что в законодательстве отсутствует понятие личного имущества, арбитры определили, что таковым является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. А переданный по доверенности автомобиль считается находящимся в законном владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Эти правомочия позволяют использовать автомобиль в служебных целях, и, соответственно, компенсировать затраты на использование машины, находящейся во владении работника на основании доверенности. На этом основании суд постановил: спорные выплаты в базу для начисления страховых взносов не включаются.

Компенсации за использование личных автомобилей: осторожно – доверенность!

Подпункт 11 п.1 ст.264 НК РФ предусматривает возможность включения в состав прочих расходов затрат на выплату работникам компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Эти расходы учитываются в целях налогообложения прибыли только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Размер нормативов на сегодняшний день таков:

Транспортное средство

Предельные нормы компенсации в составе расходов в месяц, руб.

– до 2000 куб. см включительно

– свыше 2000 куб. см

В соответствии со ст.188 ТК РФ организация может выплачивать работнику компенсацию в любом размере (без каких-либо ограничений). Однако в целях налогообложения прибыли в расходах можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы.

Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается. Об этом говорится в п.38 ст.270 НК РФ.

Для документального подтверждения расходов организация, выплачивающая компенсации работникам, должна в обязательном порядке оформить с работниками соглашения о выплате компенсации и (или) выпустить приказ (другой документ), где зафиксированы размеры компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат.

От каждого сотрудника, получающего компенсацию, необходимо получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства.

Эти документы будут подтверждать, что работник использует автомобиль на законных основаниях и с согласия работодателя.

В 2011 году встал вопрос о том, насколько правомерна выплата компенсации работнику, который управляет автомобилем по доверенности (т.е. владельцем автомобиля является иное лицо).

Заметим, что до 2011 года этот нюанс вообще не принимался во внимание. Во всех письмах Минфина России, касающихся документального подтверждения расходов на выплату компенсаций, говорилось о том, что работник должен представить в бухгалтерию копию свидетельства о регистрации транспортного средства либо доверенность на управление автомобилем.

Однако в 2011 году появилось письмо Минфина России от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228, в котором рассматривался вопрос о порядке налогообложения сумм компенсаций налогом на доходы физических лиц.

В этом письме обращается внимание на то, что ст.188 ТК РФ предусматривает выплату компенсации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе личного транспорта.

В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ от НДФЛ освобождаются суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

Учитывая положения ст.188 ТК РФ, возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено.

На этом основании в письме сделан вывод о том, что поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п.3 ст.217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Аналогичное разъяснение можно найти и в письме Минфина России от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42.

Про налог на прибыль в упомянутых выше письмах не было сказано ни слова. Однако позднее появились новые разъяснения Минфина, из которых очевидно, что изложенный подход чиновники распространяют не только на НДФЛ, но и на налог на прибыль.

В письме Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 указано, что поскольку ст.188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл.25 НК РФ транспортное средство, за использование которого работнику выплачивается компенсация, должно принадлежать работнику на праве собственности.

Но на этом история не заканчивается.

Дело в том, что возможна ситуация, когда работник управляет автомобилем по доверенности, но при этом автомобиль все же признается его личным имуществом.

Это возможно, если собственником автомобиля согласно свидетельству о регистрации транспортного средства является супруга работника и автомобиль был приобретен в браке. Ведь в этом случае автомобиль является совместной собственностью супругов, а значит, относится к личному имуществу работника.

Чиновники были вынуждены согласиться с тем, что в подобной ситуации выплата компенсации полностью соответствует ст.188 ТК РФ и, следовательно, сумма компенсации учитывается в расходах при налогообложении прибыли (в пределах установленного норматива) и освобождается от НДФЛ.

Однако в Минфине работают тоже не дилетанты.

Поэтому в письме от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 обращается внимание на то, что факт принадлежности автомобиля супруге работника вовсе не гарантирует, что этот автомобиль является совместной собственностью супругов. Ведь этот автомобиль мог быть куплен супругой еще до вступления в брак. И даже если супруга стала обладательницей этого автомобиля уже в браке с сотрудником, то и здесь возможны варианты, когда автомобиль является ее единоличной собственностью. Это возможно, если супруга получила автомобиль в подарок или по наследству, а также если между супругами заключен брачный договор, содержащий соответствующее условие.

Читая такие разъяснения, кажется, что у чиновников есть только одна задача – максимально усложнить налогоплательщикам доступ к использованию налоговых льгот и учету тех или иных расходов.

Ведь получается следующее: ответственный бухгалтер, узнав, что работник пользуется по доверенности автомобилем, принадлежащем его супруге, должен провести целое расследование.

Сначала нужно выяснить, когда был куплен автомобиль – до заключения брака или после (учитывая практику проверок, необходимо запастись копией свидетельства о браке). Если автомобиль куплен уже в браке, тогда расследование продолжается. Надо выяснить, точно ли автомобиль был куплен (а не подарен и не получен в наследство). Если куплен, то желательно получить какое-нибудь документальное подтверждение факта покупки (например, копию договора купли-продажи). И, наконец, придется задать работнику вопрос о наличии брачного договора. И если такого договора нет (в подтверждение этого факта нужно запастись соответствующим заявлением работника), то можно спокойно выплачивать работнику компенсацию за использование автомобиля, включать ее в расходы по налогу на прибыль (в пределах норматива) и не облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Читать еще:  Каков порядок возмещения по авансовому отчету?

Смешно? На наш взгляд, очень.

Возникает вопрос: стоит ли овчинка выделки? Или, может быть, вовсе отказаться от выплаты компенсаций работникам, управляющим автомобилями по доверенности?

На эти вопросы каждый, конечно, отвечает сам.

Работник управляет автомобилем по доверенности: особенности налогообложения компенсации

«Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения», 2013, N 16

Нередко для исполнения своих трудовых обязанностей работники используют личные автомобили. За это они ежемесячно получают денежную компенсацию, размер которой определяется сторонами трудового договора. Постановлением Правительства РФ N 92 в целях налогообложения прибыли установлены нормы расходов организаций на выплату такой компенсации, в пределах которых она относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Какие документы служат основанием для выплаты компенсации? Распространяется ли порядок налогообложения прибыли на случаи, когда работники управляют автомобилем по доверенности, выданной сторонним лицом либо супругой (супругом)? Облагается ли в таких случаях сумма компенсации НДФЛ? Учитываются ли «упрощенцем» расходы по выплате компенсации? На эти и другие вопросы постараемся ответить в нашей статье.

Основание для выплаты компенсации

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику (амортизация), а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В то же время трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, а лишь предоставляют организации право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с компенсацией расходов работника при использовании его личного имущества.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, учреждения, организации, в котором устанавливаются размеры этой компенсации (Письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, Постановление ФАС МО от 25.09.2012 N А40-104646/11-119-902).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Предельные размеры компенсации

Итак, Трудовой кодекс не ограничивает размер компенсации, чего нельзя сказать о Налоговом кодексе.

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов включаются в налоговые расходы в пределах норм, установленных Правительством РФ (Письмо Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11996).

Напомним предельные размеры компенсации, установленные Постановлением Правительства РФ N 92: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

К сведению. Для федеральных государственных гражданских служащих Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 утверждены новые Предельные размеры и Правила выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Максимальный размер компенсации установлен в следующих размерах: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 2400 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 3000 руб. в месяц, мотоциклы — 1200 руб. в месяц.

Важно также отметить, что в силу п. 5 новых Правил возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.). Ранее затраты на ГСМ включались в сумму компенсации и не возмещались (Постановление Правительства РФ от 20.06.1992 N 414 , Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57).

Утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 02.07.2013 N 563.

С учетом изложенного считаем не лишним сказать, что в целях налогообложения прибыли следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ N 92 (Письмо Минфина России от 09.08.2011 N 03-03-06/1/465).

Управляем автомобилем по доверенности

Налог на прибыль. Вправе ли организация учесть при исчислении налога на прибыль сумму компенсации, выплачиваемой работникам согласно Постановлению Правительства РФ N 92, если работник управляет автомобилем по доверенности?

По мнению Минфина, в целях гл. 25 НК РФ транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности, поскольку ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику. При этом в соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества (Письмо от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629).

Вместе с тем в законодательстве РФ отсутствует понятие личного имущества. Так, из материалов Постановления ФАС УО от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. По их мнению, переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе, как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Именно указанные правомочия и необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности.

Таким образом, мнение чиновников, что в целях налогообложения прибыли сумма компенсации учитывается только в том случае, если транспортное средство, используемое работником в служебных целях, принадлежит ему на праве собственности, можно попытаться оспорить в суде, поскольку выражено оно в письмах, то есть в ненормативных документах.

Налог на доходы физических лиц. Как и с налогом на прибыль, в отношении обложения выплаченной компенсации НДФЛ в тех случаях, когда работник управляет автомобилем по доверенности, также возникают вопросы. Причем для обложения НДФЛ важно, от кого получена доверенность — от стороннего лица или от супруги (супруга).

Вот какие разъяснения на этот счет даны в Письме ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@. С учетом положений ст. 188 ТК РФ возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено. Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются, и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Указанная позиция согласована с Минфином России (Письмо от 02.10.2012 N 03-04-08/9-327).

Аналогичный ответ был дан Минфином по поводу использования работником в служебных целях арендованного автомобиля. Поясним, о какой ситуации идет речь.

Организация выплачивает компенсацию работнику за использование личного легкового автомобиля для служебных целей. При этом работник владеет и пользуется автомобилем на основании договора аренды транспортного средства без экипажа, заключенного с собственником автомобиля, а управляет на основании доверенности.

С учетом того, что ни в ТК РФ, ни в НК РФ не содержатся понятия «личное имущество», «имущество, принадлежащее работнику» и не указано, на каком праве налогоплательщику должен принадлежать автомобиль, понятие личного имущества работника закреплено в локальном нормативном акте организации о порядке заключения соглашения о компенсации за использование работником личного имущества в служебных целях. К личному имуществу работника отнесено:

  • имущество, находящееся у работника на праве собственности;
  • имущество, находящееся у работника на иных законных основаниях (на основании договора аренды, на праве постоянного (бессрочного) пользования земельным участком, на основании договора безвозмездного пользования).

Организация полагает, что если автотранспортным средством, в отношении которого заключено дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества в служебных целях, работник владеет и пользуется на основании договора аренды, то компенсация, выплаченная работнику за использование личного имущества в служебных целях, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ, не подлежит обложению НДФЛ. За поддержкой организация обратилась в Минфин России, но получила отрицательный ответ (Письмо от 08.08.2012 N 03-04-06/9-228).

Таким образом, если автомобилем работник владеет и пользуется на основании договора аренды, то компенсация, выплаченная работнику за использование личного имущества в служебных целях, подлежит обложению НДФЛ.

Другая ситуация. Работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой. Автомобиль зарегистрирован на супругу. Подлежат ли обложению НДФЛ суммы возмещения расходов, связанных с использованием данного транспортного средства работником в интересах работодателя?

В Письме от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004 Минфин России дал такой ответ. В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества. Если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, то суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства, которым физическое лицо управляет по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ.

Читать еще:  Порядок сдачи налоговой отчетности по енвд

Как видим, понятие «личное имущество работника» в целях налогообложения Минфин истолковывает как имущество, находящееся в совместной собственности супругов, если работник находится в законном браке. Таким образом, если следовать данным разъяснениям, в случае использования работником автомобиля на основании доверенности супруги для освобождения от налогообложения сумм компенсаций необходимо документально подтверждать еще и заключение брака.

Обратите внимание! Из разъяснений Минфина России следует, что гл. 23 НК РФ не содержит ограничений для установления организациями размера компенсации за использование работниками личного транспорта в служебных целях (Письмо от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305).

Упрощенная система налогообложения. Налогоплательщики, применяющие УСНО и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

На основании пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики при определении объекта налогообложения вправе учитывать расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств, а также на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств (с учетом положений п. п. 3 и 4 ст. 346.16 НК РФ).

Подпунктом 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусмотрено, что налогоплательщики, применяющие УСНО, при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ данное положение применяется в порядке, предусмотренном ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. Следовательно, указанные в Постановлении Правительства РФ N 92 нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при УСНО как организациями, так и индивидуальными предпринимателями. При этом, по мнению автора, все спорные моменты в отношении учета расходов на выплату компенсации работнику за использование автомобиля, которым работник управляет по доверенности, актуальны и для признания данных расходов в учете «упрощенца».

А как поступить «упрощенцу», если при эксплуатации личного автомобиля потребуется заменить какую-либо деталь (выполнить текущий ремонт)? Вправе ли он такие затраты отнести на расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли?

В этой связи в Письме от 26.02.2013 N 03-11-11/82 Минфин России разъясняет, что затраты по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт) учтены в размере компенсации, выплачиваемой в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N 92.

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходо в ст. 188 ТК РФ .

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездк у ст. 188 ТК РФ .

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие сумм ы ст. 188 ТК РФ :

  • компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
  • возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

  • приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за меся ц пп. 17—20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н ;
  • установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Смотрим «зарплатные налоги»

У разных машин разные технические характеристики. А следовательно — и разные потребности в обслуживании. И при расчете суммы компенсации работнику за использование его машины все это надо учесть

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающи е Письмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1, от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@ , так и запрещающие это делат ь Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 ;

3) документы учета служебных поездок:

  • вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листыутв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 . Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатор а Письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 );
  • вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организаци и п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

“ Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

  • принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
  • сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форм е п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы ” .

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных нор м подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465 :

Читать еще:  Тарифы пенсионных взносов сохранены на постоянной основе

— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;

— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

  • для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документ ы п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@ . Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательн о Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК . Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
  • суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГС М Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@; Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен президиумом ФАС УО 29.05.2009) ;
  • по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужн о п. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полность ю подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Согласен с этим и Минфи н Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 .

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимник и подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начислени я пп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н . Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разниц ы п. 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н .

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательств о пп. 4, 7 ПБУ 18/02 .

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника — менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

/ решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.

Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет

Из статьи Вы узнаете:

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

3. Как рассчитать сумму компенсации и отразить в бухгалтерском учете.

Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327.

В соответствии с пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», компенсация за использование личного транспорта в служебных целях и суммы возмещения расходов не облагаются страховыми взносами. При этом не облагаются взносами компенсации и возмещения в полной сумме, установленной соглашением между работодателем и работником (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 (п. 2), ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Работник не является собственником автомобиля

Если работник управляет автомобилем по доверенности, то вопрос: облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации или нет – является спорным. Согласно официальным разъяснениям Минфина, ФНС и Минтруда, компенсация работнику за использование автомобиля, управляемого по доверенности, подлежит обложению НДФЛ и взносами: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 (в отношении страховых взносов), Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@ (в отношении НДФЛ). Контролирующие органы мотивируют свою позицию тем, что Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества, а по их мнению, личным считается имущество, принадлежащее работнику на праве собственности. В связи с этим не облагается взносами и НДФЛ только компенсация за использование автомобиля, собственником которого является сам работник.

Однако российское законодательство не содержит четкого определения термина «личное имущества», то есть им может считаться имущество, принадлежащее на любом законном праве, в том числе на праве владения и пользования по доверенности. Такое мнение высказал Высший арбитражный суд в Определении от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу № А76-24083/2012. Так что, уважаемые коллеги, наш суд оказался если не самым гуманным, то, по крайней мере, вполне справедливым. Начало судебной практике на высшем уровне положено, и, несмотря на то, что пока такое решение вынесено в отношении страховых взносов с компенсации за использование работниками транспорта, управляемого по доверенности, есть основания надеяться на аналогичную точку зрения и в отношении НДФЛ.

Как Вы понимаете, в случае, если работник не является собственником автомобиля, Вам самостоятельно необходимо принять решение: включать сумму компенсации в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, чтобы избежать претензий контролирующих органов, или не включать. Во втором случае нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, при необходимости.

Налоговый учет компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях учитывается в расходах при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Однако принять к расходам можно не всю сумму компенсации, а лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» также могут уменьшить налогооблагаемую базу на суммы компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом суммы компенсации учитываются в налоговых расходах в пределах норм, как и для расчета налога на прибыль.

Нормы расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля

Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц)

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector