Какие сроки хранения документов у ип?

Какие сроки хранения документов у ИП?

Сроки хранения документов ИП

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается. Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в статье «УСН «доходы» в 2019 году (6 процентов): что нужно знать?».

Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 4 года на основании той же нормы кодекса.

О том, в течение какого периода нельзя уничтожать счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Особенности исчисления сроков предпринимателем

Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, устанавливаемые НК РФ.

Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 14 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).

Необходимо отметить, что период хранения книги полученных доходов для ИП-упрощенцев, указанный в перечне, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, отличается от общих налоговых сроков. Согласно перечню этот документ должен храниться постоянно.

О том, какие сроки хранения устанавливает приказ № 558 для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки.

Если ИП получил убыток и переносит его, учитывая в последующих периодах при расчете налога, нормативно установленный срок хранения документов, обосновывающий величину убытка, удлиняется на период его переноса.

Сроки хранения документов

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.

Сроки хранения отдельных документов

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения

2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 75 лет

3 После снятия с учета

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

Читать еще:  Порядок выплаты вознаграждения по агентскому договору

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Срок хранения документов в 2019 году: таблица

Статьи по теме

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Как регулируют сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.

Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов в компании. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Далее рассмотрим сокращенную таблицу сроков хранения документов. Чтобы узнать все сроки, скачайте справочник по ссылке выше.

Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году

Документ

Сколько хранить

Бухгалтерские документы

Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)

5 лет

Документы по банку
(выписки, платежные поручения, чековая книжка)

5 лет

(кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)

Инвентарная карточка ОС

5 лет после выбытия ОС

5 лет

Приказы по основной деятельности

До закрытия компании

Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)

5 лет

Бухгалтерская отчетность
(баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО

До закрытия компании

До закрытия компании

Документы по налогам

Регистры налогового учета

5 лет

Налоговая отчетность
(налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)

Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде

Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте

Читать еще:  Проводить ли через ккт полученные наличными проценты по займу?

4 года

Книги покупок и продаж с доп листами

4 года

Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН

До закрытия компании

Акт сверки с ИФНС

Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу

в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков

Документы по страховым взносам

Платежки на перечисление взносов

6 лет

Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования

Годовой – до закрытия компании

6 лет

Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)

До закрытия компании

Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)

Хранить вместе с отчетом

Кадровые документы

Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)

До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)

Личная карточка и копии документов работника*

50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;

75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.

Трудовой договор и дополнения к нему

Приказы по кадрам

Табель учета рабочего времени

Больничный лист и расчет по нему

5 лет

График отпусков работников

1 год после использования

До закрытия компании

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Хранение документов ИП

Какие документы нужно хранить, где их хранить и на протяжении какого времени. Разбираемся в этом, а также в том, что будет за утрату.

Содержание

Процесс ведения бизнеса характерен тем, что у предпринимателя постоянно появляются различные документы — справки, бумаги, свидетельства, чеки, накладные и так далее. И встаёт закономерный вопрос — что со всем этим делать? Выкидывать нельзя. Хранить нужно в течение достаточно долгого времени — годами. А где и как? Специальный сейф? Или подойдёт и подоконник на кухне?

Закон предусматривает разные варианты хранения. Поэтому обратимся к нему и посмотрим, как должны правильно храниться некоторые виды документов.

Какие документы нужно хранить ИП

Регламентирующий документ в этом случае — 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

  1. Бухгалтерские бумаги, документы по учёту налогов, все документы, свидетельствующие о получении дохода и расхода, которые фигурируют в расчёте налоговых взносов. И обязательно бумаги, которыми вы сможете доказать те или иные уже совершённые взносы. Эта документация должна храниться в течение четырёх лет (п.8 ст 23НК РФ).
  2. Первичные бух. Документы. Срок хранения — не меньше пяти лет (п.1 ст 29 402-ФЗ).
  3. Первичная документация по процессам регистрации коммерческой деятельности, а также книга учёта доходов и расходов. Хранить 4 года (ч. 12 Приказа № 86Министерства финансов).
  4. Бумаги о выплатах взносов во внебюджетные фонды — ФСС и ПФР, а также фонд ОМС. Срок хранения — 6 лет (п. 8 ст. 28 212-ФЗ).
  5. Карточки сотрудников фирмы, их личные дела, договоры о трудоустройстве, увольнительные приказы и т.д. В этом случае срок хранения бьёт рекорды — 75 лет (Приказ №588Минкульта).

Даже если ИП ликвидировал фирму, или закрыл, указанные бумаги должны продолжать храниться в течение обозначенного срока.

Где хранить документацию

Здесь законодательство даёт больше вольности. ИП может выбрать для хранения документов отдельное помещение (не чердачное и не подвальное), комнату. Если бумаг набирается очень много, можно обратиться в специализированную фирму, которая обеспечит архивационное хранение ваших данных.

Что касается регулировки на законном уровне, то нужно учитывать статьи 14 и 17 125-ФЗ, где прописываются обязанности предпринимателей вести дела согласно правилам архивного дела, размещения и систематизации документации. Иными словами, ваша задача — хранить документы так, чтобы они были в сохранности от физического воздействия.

Если документы потеряны или испорчены

Штрафные санкции для тех, кто не может предоставить первичные бумаги по бухгалтерскому учёту, счет-фактуры, для тех, кто ведёт документацию не систематически — достаточно мощные. Если вы попались более двух раз за год, по статье 120 НК РФ, штраф выйдет не меньше десяти тысяч рублей.

Если документы оказались потерянными, их срочно нужно восстанавливать. С документами вроде актов и накладных всё проще. Их можно запросить на повтор у контрагентов.

Читать еще:  Резервы по сомнительным долгам в бухгалтерском учете

А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д. Расследование ведёт соответствующая служба, к которой конкретный документ относится. После расследования, создаётся акт, который переходит в налоговое ведомство, где и обозначают сроки восстановления утраченных документов.

Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.

Те документы, у которых уже прошёл установленный срок хранения можно утилизировать. Это делается с помощью специального оборудования — шредеров, либо же путём сжигания. Относитесь к этому внимательно и случайно не сожгите лишнее — например ещё действующие документы.

Мы описали основную документацию, подлежащую хранению в определённых сроках и условиях. Но никто не запретит хранить вообще все документы. Особенно, если они будут полноценно систематизированы и иметь надёжное место хранения. Ответственность в архивном деле позволит вам избежать многих возможных проблем в ведении коммерческого дела, например, споров с ФСН или партнёрами фирмы.

Срок хранения документов ИП

Все юридические лица сталкиваются с проблемой хранения документов. Здесь возникает ряд вопросов: как правильно хранить, какие сроки установлены для этого, где должны находиться документы. Этими же вопросами задаются и предприниматели. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели освобождены от ведения ряда документов, некоторые требования все же существуют.

Какие документы необходимо хранить

  1. В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
  2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
  3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
  4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
  5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.
  1. Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.

Сроки хранения документов

Хранение для налоговой инспекции

Во время камеральных или выездных проверок, налоговая инспекция может истребовать ряд документов от индивидуального предпринимателя, например: книгу доходов и расходов, журнал учета отпусков, договора с покупателями и поставщиками.

Штрафы за отсутствующие документы у ИП

Хранение документов после закрытия ИП

В случае, если индивидуальный предприниматель решил прекратить свою деятельность, ему необходимо сдать текущую документацию в архив.

Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.

Сроков передачи документов в архив нет.

Важно! Налоговая инспекция вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.

Ответственность за непредставление документов из-за порчи

Если предприниматель не может предоставить затребованные налоговой инспекцией документы и это происходит более двух раз, к вам могут быть применены административные меры наказания. Минимальная сумма штрафа составляет не менее 10 000 рублей.

Важно! В случае утери документов, их необходимо восстановить. Если это можно запросить у контрагентов, то попросите повторно, объяснив причину и написав официальный запрос. По крайней мере будет подтверждение, что вы обращались с просьбой о предоставлении дубликатов.

А вот если учетные документы были утрачены в связи с кражей, или в следствии стихийных бедствий – пожар, наводнение, затопление помещения. то ситуация становится сложнее. Для этого понадобиться произвести расследование, подробно указав причины произошедшего. В зависимости от документа и назначается служба для ведения расследования. После чего составляется акт и передается в налоговую инспекцию как подтверждение.

Регистрационные документы запрашиваются в ИФНС по заявлению на каждый документ, а также придется оплатить государственную пошлину в размере 300 рублей.

Важно! Хранить документы свыше установленного законодательством срока нет смысла, их лучше утилизировать с помощью специального оборудования или сжечь, однако заранее убедитесь, что именно эти документы уже подлежат уничтожению.

Таким образом, можно сделать вывод, что документы необходимо хранить. И хранить лучше в специально отведенном для этого месте, например, в несгораемом шкафу для надежности. А также систематизировать их, чтобы проще было ориентироваться, собрать по папкам и каждую подписать. Ведь когда порядок в бумагах легче работать и предоставлять для проверок данные.

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрос №1:

Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?

Ответ:

Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.

2.Вопрос №2:

Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?

Ответ:

Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector