[лайфхак] сотрудник внепланово задержался в командировке. как оформить?

Сотрудник задержался в командировке на несколько дней

darina26 сказал(-а): 24.08.2018 17:44

Сотрудник задержался в командировке на несколько дней

Добрый вечер, коллеги.

Помогите решить ситуацию. Сотрудник полетел к месту командировки г. Новосиб. А/билеты приобретались по нашей корп карте. Вылет 24.07, прилет 27.07. Находясь в г.Новосиб он поменял обратный а/билет на другую дату на 31.07.18 и остался по своим делам. 28 и 29 июля 2018 это выходные, а с 30.07 у него офицальный отпуск, естественно отпускные уже начислены и переведены. За перебронь я ему ничего не возмещаю, суточные директор сказал за эти дни не платить, оно и понятно! Каким документом можно подстраховаться? я сделала служебную от его имени, но не знаю какую причину написать, чтобы не удерживать НДФЛ с билетов. Может кто то сталкивался, и может посоветовать как себя обезопасить

Lara77 сказал(-а): 25.08.2018 19:24

Работник остался в месте командировки

Чиновники по-разному относятся к задержкам в командировке на выходные дни и на время отпуска. Когда сотрудник остался, чтобы провести отпуск, стоимость обратного билета не включайте в расходы. Минфин считает, что в этом случае компания возмещает затраты на возвращение из отпуска, а не из командировки (письмо от 30.01.2017 № 03-03-06/1/4364). Она не обязана компенсировать такие расходы и не вправе уменьшать на них прибыль (п. 29 ст. 270 НК).

Если же работник задержался в месте командировки на выходные или праздники, чиновники разрешают учесть расходы на проезд в обе стороны (письмо Минфина от 13.06.2017 № 03-03-РЗ/36418). Но лишь при условии, что гендиректор согласен на задержку сотрудника и подтверждает целесообразность расходов на оплату обратного билета.

Разрешение руководителя оформите приказом. В нем также укажите, что компания не возмещает расходы на проживание за дополнительные дни, не выплачивает за них суточные и не сохраняет средний заработок.

НДФЛ. Для НДФЛ тоже имеет значение, на сколько сотрудник остался в месте командировки. Когда он провел там отпуск, работодатель не обязан компенсировать расходы на возвращение из места отдыха. Если компания возместила такие затраты, стоимость обратного билета — это доход работника. Поэтому удержите с нее НДФЛ (письмо Минфина от 13.06.2017 № 03-03-РЗ/36418).

Если сотрудник задержался в месте командировки на выходные или праздники и компания компенсировала проезд в обе стороны, у командированного не возникает экономической выгоды. Поэтому стоимость обратного билета не включайте в доходы работника и не удерживайте с нее НДФЛ. Минфин с этим согласен (письма от 26.06.2017 № 03-04-06/40023 и от 21.03.2017 № 03-04-06/16282).

Приказ о задержке в месте командировки

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

ИНН 7710222222, КПП 771001001 127015, г. Москва, ул. Мясницкая, д. 10, офис 70
ОГРН 1234567890123 Тел.: (495) 925*00*00
Эл. почта:

Приказ № 77*к
О дате возвращения из командировки
(приложение к приказу о направлении работника
в командировку от 25.06.2018 № 75*к)

г. Москва 29 июня 2018 года

В связи с личными обстоятельствами Степанова Николая Викторовича, начальника отдела закупок, который направлен в служебную командировку в ПАО «Поставщик», г. Калининград, на четыре календарных дня — с 26 по 29 июня 2018 года включительно (приказ о направлении работника в командировку от 25.06.2018 № 75*к),

1. Разрешить Н.В. Степанову по окончании командировки остаться по личным делам в г. Калининграде на два выходных дня с 30 июня по 1 июля 2018 года.
2. Главному бухгалтеру В.В. Петровой при расчетах с Н.В. Степановым за командировку:
— возместить ему расходы на перелет самолетом в обе стороны (по маршруту Москва — Калининград — Москва);
— не возмещать расходы на проживание в г. Калининграде в выходные дни 30 июня и 1 июля 2018 года;
— не выплачивать суточные за 30 июня и 1 июля 2018 года;
— не сохранять за работником средний заработок на период с 30 июня по 1 июля 2018 года.
Целесообразность расходов на оплату обратного билета по маршруту Калининград — Москва подтверждаю.

Основание: заявление Н.В. Степанова от 28.06.2018.

Генеральный директор
ООО «Компания» Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:
начальник отдела закупок Степанов Н.В. Степанов 29.06.2018
главный бухгалтер Петрова В.В. Петрова 29.06.2018

Незапланированные изменения во время командировки

Более ранний отъезд в командировку или более поздний приезд из нее по разрешению руководителя допустимы. Изменение нормы суточных во время командировки приведет к пересчету выплат уже командированному сотруднику. Работа или проезд в выходной день в командировке должны оплачиваться. Рассмотрим эти и другие нестандартные ситуации.

Реальный срок командировки может не совпасть с запланированным

Работник представил проездные документы на даты, находящиеся вне сроков, указанных в приказе о направлении в командировку. Как надо определять фактический срок пребывания в командировке?

: Приказом (распоряжением) о направлении в командировку определяется предполагаемый срок командировки. А фактический срок нахождения работника в командировке определяется по проездным документа м п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение) . Ведь при проезде к месту командировки или обратно может произойти вынужденная задержка в пути, тогда фактический срок командировки окажется больше предполагаемог о Письмо Минфина от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244 . Работнику для выполнения служебного задания может понадобиться больше или, наоборот, меньше времени. Если срок командировки увеличится, то на основании докладной записки работника нужно издать приказ о продлении срока командировки.

Если же работник с разрешения руководителя по причинам, не связанным с выполнением служебного задания, выехал в командировку раньше запланированного срока либо вернулся из командировки позднее, то фактическое время командировки определяется не по проездным документам, а в соответствии с приказом.

Работник может вернуться из командировки отдохнувшим

Сотрудник, направленный в командировку в Москву сроком на 5 дней, остался там на выходные дни. В понедельник прибыл на работу и отчитался за командировку: суточные — 5 дней, проживание в гостинице — 5 дней, ж/д билеты к месту командировки и обратно. Как правильно в этом случае учесть расходы?

: Их нужно учесть как обычные командировочные расходы. Минфин не возражает против признания в такой ситуации стоимости обратного билета в налоговом учет е подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 30.04.2015 № 03-03-06/1/25283 , от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34813 . Главное, чтобы на задержку в Москве на выходные было согласие руководителя.

Не является стоимость обратного билета и облагаемым НДФЛ доходом работника. Ведь срок задержки незначителен и работодателю в любом случае пришлось бы оплачивать работнику дорогу обратно, следовательно, экономической выгоды у работника нет ст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687 , от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234 .

А вот расходы на проживание в выходные дни работодатель возмещать работнику в вашем случае не обязан. Если же возместить траты, то их не получится учесть в «прибыльных» расходах. К тому же надо будет исчислить НДФЛ и страховые взносы со стоимости проживания.

Когда норма суточных меняется во время командировки

В организации вышел приказ об увеличении размера суточных, он действует с 01.05.2016. Работник находился в командировке с 28.04.2016 по 05.05.2016. Перед отъездом он получил аванс на командировочные расходы в кассе организации (суточные выплачены в соответствии с приказом, действовавшим до 30.04.2016). Должна ли организация сделать пересчет суточных по возвращении работника из командировки?

: Да, перерасчет суточных нужен. За дни командировки с 01.05.2016 (дня вступления в силу нового приказа) суточные выплачиваются в новом размер е ст. 168 ТК РФ . Согласен с этим и специалист Роструда.

Читать еще:  Фнс разъяснила, какие коды операций использовать в книге покупок экспортерам

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Приказ об изменении размера суточных является локальным нормативным актом. Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действи е ст. 8 ТК РФ . В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
Если учесть принцип равенства прав и возможносте й ст. 2 ТК РФ , представляется, что в локальном нормативном акте следует предусмотреть одинаковый размер суточных для работников, находящихся в командировке в одно время, но выехавших в командировку в разные периоды (до и после установления нового размера суточны х) ” .

Поэтому по возвращении работника суточные ему нужно доплатить. Также не забудьте ознакомить его с приказом о повышении суточны х ст. 22 ТК РФ .

Отпуск после загранкомандировки: считаем суточные за последний день

Работник был в командировке в Австралии и по разрешению руководителя остался там для проведения личного отпуска. Как выплатить суточные за последний день: по норме за дни нахождения в России или по норме за дни нахождения за рубежом?

: Размер суточных, а также выбор нормативов устанавливается самой организацией — в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, посвященном командировка м ст. 168 ТК РФ .

По умолчанию за дни пересечения границы суточные выплачиваются так пп. 17, 18 Положения :

  • работник следует из РФ в другую страну, то за день пересечения границы суточные ему выплачиваются как за дни нахождения за рубежом;
  • работник возвращается в Россию, то за день пересечения границы суточные ему выплачиваются как за дни нахождения на территории РФ.

Однако работник по окончании командировки обратно в РФ не возвращался, то есть факта пересечения границы не было. Поэтому вопрос, в каком размере выплатить суточные, решает руководство по своему усмотрению.

Вот что по этому поводу думает специалист Роструда.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Законодательством не урегулирован вопрос, по каким нормам надо определять суточные за последний день зарубежной командировки в ситуации, когда работник по соглашению с работодателем остается в той же стране в отпуске.
Регулирование таких случаев можно предусмотреть только в локальных нормативных акта х ” .

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Командировка в выходной — это тоже работа

Как должно оплачиваться нахождение работника в командировке в выходные, в том числе и в случае, если он в эти дни не работал?

: Прежде всего хотим напомнить, что для привлечения к работе в выходной в большинстве случаев нужно получить письменное согласие работник а ст. 113 ТК РФ . В приказ о направлении работника в командировку, где указаны даты начала и окончания командировки, можно добавить строку:

Теперь собственно ответ на вопрос. Если день выезда сотрудника в командировку или день возвращения из нее приходится на выходной, то работодатель обяза н ст. 153 ТК РФ; пп. 4, 5 Положения :

  • оплатить такой день не менее чем в двойном размере дневной (часовой) тарифной ставки (дневной части оклада);
  • по просьбе работника, работавшего в выходной, предоставить ему другой день отдыха. Тогда работа в выходной будет оплачиваться в одинарном размер е Письма Минтруда от 25.12.2013 № 14-2-337 (п. 1), от 11.03.2013 № 14-2/3019144-1157 ; Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1 ; разд. 5 Рекомендаций Роструда, утв. протоколом от 02.06.2014 № 1 .

То же самое справедливо и для ситуации, когда работник, находясь в командировке, действительно привлекался к работе в выходные дни.

Если же фактически он не работал и не находился в пути в эти дни, то ни оплата дней отдыха, ни отгулы ему не положены. За эти дни надо выплатить только суточны е пп. 9, 11 Положения .

Командировка в выходной — в одном месяце, отгулы — в следующем

Сотрудник в марте 2016 г. каждое воскресенье (то есть 4 выходных дня) выезжал в командировку, написав заявление о том, что он согласен на выезд в выходной день с предоставлением ему другого дня отдыха. Все рабочие дни в марте он отработал. В мае сотрудник решил воспользоваться неиспользованными выходными днями, взяв четыре отгула. Сохраняется ли заработная плата (оклад) в мае за отгул, полученный за выезд в выходной день в марте?

Из командировки можно вернуться с задержкой из-за капризов природы. В этом случае пригодятся оправдательные документы, например справка о непогоде из аэропорта

: За рабочие дни, приходящиеся на время командировки, работнику выплачивается средний заработо к ст. 167 ТК РФ . Однако если на время командировки приходится работа в выходной день (в том числе выезд в командировку в выходной день), то такой день оплачивается не менее чем в двойном размере дневной или часовой части оклад а ст. 153 ТК РФ .

Поскольку ваш работник не брал отгулы в марте за дни выезда в командировку, то получается, что в марте с учетом дней выезда в командировку в выходные он отработал 25 рабочих дней вместо нормы — 21 рабочий день. И вы должны:

  • выплатить ему за март зарплату за 21 рабочий день:

— рабочие дни за время командировки оплатить по среднему заработку;

— остальные рабочие дни — в размере дневной части оклада;

  • выплатить ему еще четыре дневные части оклада — одинарную оплату работы в течение 4 выходных дней ст. 153 ТК РФ .

Если бы работник не планировал брать отгулы за дни выезда в командировку, то сверх зарплаты за март вы должны были бы выплатить ему восемь дневных частей оклада (двойная оплата работы в течение 4 выходных дней) ст. 153 ТК РФ .

Но работник решил взять эти отгулы в мае. Поэтому в мае он отработал на 4 дня меньше нормы, но ему нужно выплатить майский оклад полностью (так как эти 4 дня он уже отработал в марте сверх норм ы) Письма Минтруда от 11.03.2013 № 14-2/3019144-1157 ; Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1 ; разд. 5 Рекомендаций Роструда, утв. протоколом от 02.06.2014 № 1 .

Даже если бы ваш работник взял четыре отгула в марте, то он все равно выполнил бы норму рабочих дней за март (21 рабочий день) и ему нужно было бы выплатить зарплату за март и четыре дневные части оклада за работу в выходные сверх оклада (одинарная оплата работы в выходные дни) ст. 153 ТК РФ .

Ночной рейс: как платить суточные

Если у сотрудника вылет по билету в 00 ч 10 мин, то из этого следует, что на регистрацию он приехал до 00 ч 00 мин. Каким образом начислять суточные и нужно ли документальное подтверждение?

: Работодатель обязан выплатить работнику суточны е п. 11 Положения за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутк и п. 4 Положения .

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорт а п. 4 Положения .

Читать еще:  Вести или нет раздельный учет ндс при выдаче займов?

Аэропорты практически всегда расположены за городом. Поэтому в описанной вами ситуации следует взять в расчет время, которое потребовалось сотруднику для того, чтобы добраться до аэропорта. Аналогично определяется и день приезда работника к месту постоянной работы.

Это правило необходимо учитывать при издании приказа о направлении сотрудника в командировку.

Пример. Расчет суточных при ночном вылете

/ условие / Самолет вылетает в Новосибирск 31 мая в 00 ч 10 мин, а работник выехал в аэропорт Шереметьево, расположенный за пределами Москвы, где находится место постоянной работы (жительства), 30 мая вечером.

Самолет прилетает из Новосибирска в аэропорт Шереметьево 2 июня в 23 ч 55 мин. Соответственно, домой или на работу командированный сотрудник попадет лишь 3 июня.

/ решение / Днем начала командировки будет считаться 30 мая несмотря на то, что в билете указано 31 мая. Суточные положены работнику за период с 30 мая по 3 июня включительно.

Очевидно, что работник должен документально подтвердить свое отбытие в командировку накануне дня самой командировки. Подтверждением будет, к примеру, билет на электропоезд до аэропорта или обратно либо квитанция на оплату услуг такси, в которых указаны дата и место прибытия.

Как оформить внеплановую командировку?

Здравствуйте! Работник без предупреждения уехал в командировку 02 октября (вскр) и приехал 03 октября. В среду, 5 октября написал заявление об оформлении приказа и возмещении транспортных расходов на 2 календарных дня. Приказ издали 6 октября. Контрольный орган говорит, что нельзя издавать приказ после факта командировки. Подскажите, пожалуйста, как будет правильно.

Ответы пользователей

11 октября 2016 в 09:14

Контрольный орган в целом говорит правильно и при направлении работников в служебные поездки необходимо придерживаться следующего порядка:

1. Работник или его руководитель обращается к генеральному директору (или уполномоченному им лицу на решение подобных вопросов) компании о необходимости его командирования в определенное место и с конкретной целью.

2. Издается приказ о направлении работника в командировку.

3. Так как начало командировки выпадает на выходной день, требуется согласие работника на его привлечение к работе.

4. При необходимости работнику выдается аванс на командировочные расходы.

5. В табеле учета рабочего времени командировка работника фиксируется соответствующим образом (код К или 06, на воскресенье также ставиться этот код).

6. При возвращении работник отчитывается перед работодателем о понесенных расходах и результатах своего командирования (если работодатель деньги на расходы не выдавал, за исключением суточных — авансовый отчет не составляется).

7. Работодатель возмещает (при необходимости) расходы, которые работник понес в служебной поездке.

В Вашем случае, издавать приказ о направлении сотрудника в командировку по факту его возвращения, мягко говоря, не корректно.

Если ситуация позволяет, сделайте необходимые документы правильными датами и возместите оба дня.

Если такой возможности нет, подготовьте служебную записку на имя генерального директора, в которой изложите причины и условия по которым работник должен был уехать в командировку так срочно и в свой выходной;

предложите внести изменения в табель учета рабочего времени (воскресенье должен быть рабочим днем в данном случае);

попросите разрешения на возмещение подтвержденных командировочных расходов.

Пускай руководство принимает окончательное решение.

Добровольная задержка командированного работника в месте пребывания

1. Налог на доходы физических лиц.

Пунктом 3 ст. 217 (Налоговый кодекс Статья 217) Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) предусмотрено, что не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абз. 10 данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Как указывается в рассматриваемом вопросе, отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении работника не совпадает с датой возвращения из командировки, указанной в билете.

Днями начала и окончания командировки работника следует считать дни, обозначенные в приказе о направлении работника в командировку (с учетом времени нахождения в пути).

При необходимости приказом руководителя организации командировка может быть продлена.

Если работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, используя выходные дни, оплата его проезда от места нахождения в эти дни до места работы не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В этом случае имеет место получение предусмотренной ст. 41 (Налоговый кодекс Статья 41) Кодекса экономической выгоды работником в виде оплаты организацией проезда от места проведения отпуска или иного свободного от работы времени до места работы.

Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 (Налоговый кодекс Статья 211) Кодекса оплата за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) в его интересах относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Пунктом 1 ст. 211 Кодекса определено, что при получении налогоплательщиком доходов от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) налоговая база по налогу на доходы физических лиц определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг).

Таким образом, оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, является его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит налогообложению в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.

2. Налог на прибыль организаций.

Согласно ст. 168 (Трудовой кодекс Статья 168) Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса (Налоговый кодекс Статья 264) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 Кодекса и учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, указанных в пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса.

Основание: Письмо Минфина РФ от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74

Подборка по материалам информационного банка «Финансист» системы КонсультантПлюс. Составители Е.В. Зернова, О.Б. Солдатова.

Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке

Вопрос-ответ по теме

Отправляем сотрудников в командировку, в пятницу, на один день в Москву, однако, сотрудники просят оставить их в Москве до воскресенья (чтобы погулять по городу), как оформить этот момент в бухгалтерии? Суточные планируем выплатить только за 1день фактического исполнения служебного задания, в пятницу, так же предприятие оплачивает только билеты без проживания.

Читать еще:  Расходный кассовый ордер - бланк и образец

В данном случае нужно оформить письменное разрешение руководителя на задержку выезда сотрудников из командировки (например, приказом). В этом случае при расчете налога на прибыль затраты на проезд можно учесть в составе расходов. НДФЛ со стоимости билетов удерживать не нужно. Порядок оформления документов при направлении сотрудников в командировку приведен ниже в полном ответе.

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

  • составить приказ по унифицированной форме;
  • применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:

  • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль и НДФЛ: даты в документах не совпадают

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке

При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.

А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).

В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456.

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.

Из статьи журнала «Зарплата» № 6, Июнь 2014

Сотрудник остался в отпуске в месте командировки: расходы на проезд

Работник задержался в командировке на выходные или праздничные дни

Выходные дни, как и нерабочие праздничные дни, — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106 и 107 ТК РФ). Признается ли оплата проезда к месту постоянной работы сотрудника его доходом? Может ли компания учесть расходы на оплату проезда?

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector