Порядок документального оформления основных средств

Документальное оформление движения основных средств

Все операции с основным средством с момента его постановки на учет и до момента выбытия должны оформляться соответствую­щими первичными документами.

Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учет­ной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизна­шивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». К ним относятся:

—ОС-1 Акт (накладная) приемки-передачи основных средств;

—ОС-3 Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструи­рованных и модернизированных объектов;

—ОС-4 Акт на списание основных средств;

—ОС-4а Акт на списание автотранспортных средств;

—ОС-6 Инвентарная карточка учета основных средств;

—ОС-14 Акт о приемке оборудования;

—ОС-15 Акт приемки-передачи оборудования в монтаж;

—ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования.

Документы, форма которых не предусмотрена в указанном пе­речне и в других альбомах унифицированных форм первичной учет­ной документации, должны содержать следующие обязательные ре­квизиты (п. 2 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете):

—дату составления документа;

—наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

—содержание хозяйственной операции;

—измерители хозяйственной операции в натуральном и денеж­ном выражении;

—наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;

—личные подписи указанных лиц.

Для учета ввода в эксплуатацию объектов основных средств со­ставляется акт (накладная) приемки-передачи основных средств (фор-

Глава III. Учет основных средств и нематериальных активов

ма № ОС-1). Этот акт применяется для зачисления в состав основ­ных средств отдельных объектов, поступивших путем:

—приобретения за плату у других организаций;

—строительства хозяйственным или подрядным способом;

—получения от других организаций и лиц в безвозмездное
пользование;

—внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;

—получения в хозяйственное ведение или оперативное управ­ление;

—взятия в аренду с последующим выкупом;

—поступления по акту дарения;

—передачи в совместную деятельность и доверительное управ­ление;

—передачи в обмен на другое имущество и др.

Данный документ используется для учета ввода объектов в экс­плуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в дей­ствие должен в соответствии с законодательством РФ оформляться в особом порядке, при внутреннем перемещении основных средств из Одного структурного подразделения организации в другое, при передаче основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации.

При оформлении приемки основных средств акт (накладная) со­ставляется в одном экземпляре на каждый объект приемочной ко­миссией, назначенной распоряжением (приказом) руководителя ор­ганизации. Составление общего акта, оформляющего приемку не­скольких объектов основных средств, допускается лишь при учете производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, обо­рудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.

Акт (накладная) после его оформления с приложенной техниче­ской документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем или другим уполномоченным лицом.

Внутреннее перемещение основных средств оформляется актом (накладной), который выписывается в двух экземплярах работни­ком структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгал­терию, второй — структурному подразделению организации-сдатчика.

Выбытие основных средств в результате продажи или передачи сторонним организациям оформляется актом (накладной), на осно­вании данных которого в бухгалтерии организации делается соот­ветствующая запись в инвентарной карточке учета основных средств (форма № ОС-6).

Допускается составление общего акта (накладной) приемки-пере­дачи основных средств по форме № ОС-1, оформляющего прием груп­пы однотипных объектов основных средств, если эти объекты имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.

Для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации составляется акт приемки-сдачи от­ремонтированных, реконструированных и модернизированных объек­тов (формаОС-3).Акт, подписанный уполномоченным работни­ком структурного подразделения и представителем организации, производившей ремонт (реконструкцию и модернизацию), сдают в бухгалтерию организации.

Документ подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации или другим уполномо­ченным лицом. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, ре­конструкцией и модернизацией.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сто­роннее предприятие, акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй передают предприятию, проводившему соответствующую работу.

Для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных) используется акт на списание ос­новных средств (формаОС-4).Этот документ составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается ру­ководителем организации. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реа­лизации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п.

Затраты по списанию, а также стоимость поступивших матери­альных ценностей после сноса и разборки зданий, сооружений, де­монтажа оборудования и т.п. отражаются в разделе «Справка о за­тратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания».

Глава Ш. Учет основных средств и нематериальных активов

Отдельная форма предусмотрена для акта на списание автотранс­портных средств (формаОС-4а).Он составляется в том же поряд­ке, его первый экземпляр с документом, подтверждающим снятие с учета в ГАИ, передается в бухгалтерию, второй остается у лица, от­ветственного за сохранность автотранспортных средств. Он также является основанием для сдачи на склад и реализации материаль­ных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Затраты по списанию, стоимость материальных ценностей, по­ступивших от разборки автотранспортных средств, отражают в разде­ле «Справка о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания».

Для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в экс­плуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характе­ристику и стоимость, применяется инвентарная карточка учета ос­новных средств (формаОС-6).Она ведется на каждый объект или группу объектов. В- случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

Форма заполняется в одном экземпляре по документам на за­числение объекта, его перемещение, дооборудование, реконструк­цию, модернизацию, капитальный ремонт и списание.

В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важ­нейшие пристройки, приспособления и принадлежности. При за­полнении данного раздела ограничиваются двумя-тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, ис­ключая дублирование данных технической документации, имею­щейся в организации.

Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств дают в целом по всей группе объектов, учи­тываемых в инвентарной карточке.

При значительном изменении качественных и количественных показателей объекта в результате реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования иногда невозможно отразить в инвен­тарной карточке все показатели, характеризующие объект в целом. В этом случае прежнюю инвентарную карточку заменяют новой (сохраняя старую как справочный документ).

При наличии большого количества объектов основных средств по месту их эксплуатации (нахождения) учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе, со­держащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвен­тарном номере объекта, его полном наименовании, первоначальной стоимости, а также сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Для оформления поступившего на склад оборудования состав­ляется акт о приемке оборудования (форма № ОС-14).

При осуществлении монтажных работ подрядным способом в состав приемной комиссии часто входит также представитель под­рядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении обо­рудования на ответственное хранение уполномоченный представи­тель монтажной организации расписывается непосредственно в ак­те, и ему передается копия акта.

Если произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад невозможно, акт по форме № ОС-14 является предварительным документом, составленным по наружному осмотру.

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или ис­пытания оборудования, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (формаОС-16).

Передача оборудования монтажным организациям оформляется актом приемки-передачи оборудования в монтаж (форма № ОС-15).

Первичные документы по учету основных средств

Любые хозяйственные операции в организации оформляются первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). И операции с объектами основных средств – не исключение. О документальном оформлении основных средств (ОС) в организации расскажем в нашей консультации.

Есть ли обязательные формы для ОС

Действующее бухгалтерское законодательство не предусматривает обязательное использование какой-либо определенной первички для документального оформления движения основных средств и их наличия (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ).

Читать еще:  Каков предел численности работников у ип, совмещающего енвд и псн?

В то же время можно использовать формы, которые для учета объектов основных средств были утверждены Госкомстатом. В любом случае, какие бы формы организация не использовала («госкмостатовские» или самостоятельно разработанные, в т.ч. на основе документов Госкмостата), эти формы ей необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Приведем в нашей консультации те основные формы первичных учетных документов для объектов ОС, которые были утверждены Госкомстатом. Ведь именно они в настоящее время используются наиболее широко, в т.ч. применяются по умолчанию в большинстве бухгалтерских программ.

Документальный учет поступления ОС

При поступлении основных средств в организацию наиболее часто используются как товарная накладная (форма № ТОРГ-12 ) (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132), так и формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. К ним, частности, относятся:

  • Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1 );
  • Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а );
  • Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б );
  • Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14 ).

Документальный учет наличия и движения объектов ОС

Для текущего учета ОС на поступившие объекты оформляется один из следующих документов:

  • Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6 );
  • Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а );
  • Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б ).

Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусмотрены также следующие первичные учетные документы, которыми могут оформляться:

  • прием-передача оборудования в монтаж (форма № ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж»);
  • обнаружение дефектов оборудования (форма № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования»);
  • внутреннее перемещение объектов ОС внутри организации (между структурными подразделениями) (форма №ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»);
  • прием-сдача объектов ОС из ремонта, реконструкции, модернизации (форма № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств»).

Документальный учет выбытия ОС

При выбытии объектов ОС могут использоваться, в частности, такие формы первичных учетных документов в зависимости от причины выбытия:

  • Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1 );
  • Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а );
  • Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б );
  • Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4 );
  • Акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а );
  • Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4б ).

Информацию о том, как заполнять формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7, можно найти в Указаниях по применению и заполнению форм. Эти Указания содержатся также в Постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7.

В отдельных случаях для документального учета выбытия может использоваться и товарная накладная (форма № ТОРГ-12 ) (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132) (например, в случае продажи, мены), а также иные документы, которые должны быть утверждены организацией в ее Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Порядок документального оформления основных средств

Документальное оформление основных средств представляет интерес для любой организации. В зависимости от конкретных особенностей бизнеса ОС могут попадать в распоряжение фирмы разными путями. Аналогична ситуация и с выбытием ОС. Тому, что является важным для специфики документального оформления движения ОС в каждом конкретном случае, посвящена данная статья.

Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме

Правила документального оформления поступления ОС на предприятие в российской нормативной базе не закреплены. Вместе с тем отдельные положения содержатся в законе о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также в методических указаниях по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н.

В частности, в п. 38 методических указаний № 91н разъяснено, что в учете следует отразить факт поступления ОС в тот момент, когда произошло подписание акта приемки-передачи ОС руководителем компании.

ВАЖНО! При этом указано, что такой акт следует составлять на каждый отдельный инвентарный объект. Исключение предусмотрено только для однотипных объектов ОС, имеющих одинаковую стоимость, которые фирма принимает к учету единовременно: в такой ситуации достаточно будет составить 1 общий акт по всем таким однородным ОС.

Какой-либо формы указанного акта, которая была бы обязательна к применению всеми компаниями, законодателем в настоящее время не установлено. Поскольку такой документ является первичным, фирма самостоятельно может разработать для своей практики форму такого акта (в силу ст. 9 закона № 402-ФЗ) или воспользоваться бывшими ранее (до 01.01.2013) обязательными унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Это постановление содержит следующие формы актов, которыми фирма имеет право задокументировать поступление ОС:

  • ОС-1. Это стандартный шаблон, который компания может использовать применительно к любому вновь поступающему объекту ОС за исключением зданий (для них предусмотрен специальный шаблон по форме ОС-1а).
  • ОС-1б. Такой шаблон фирма может применить, если принимает к учету не один объект, а сразу группу однородных.
  • ОС-14. Актом по такой форме компания может оформить поступление в распоряжение фирмы (на ее склад) оборудования, которое в будущем (после осуществления монтажа), будет использоваться в качестве ОС. Передачу ОС в монтаж оформляют актом по форме ОС-15.

ВАЖНО! Независимо от того, каким актом оформлялось поступление ОС в фирму, принятие его в эксплуатацию на производство все равно следует задокументировать актом по типовой форме ОС-1.

После того как акт о поступлении составлен, он вместе с сопроводительными документами технического характера об оборудовании передается в бухгалтерию фирмы. Бухгалтерия, в свою очередь, открывает инвентарную карточку по каждому объекту ОС (форма карточки ОС-6) либо по группе однородных объектов ОС (форма карточки ОС-6а). Возможно также ведение инвентарной книги (форма ОС-6б).

О том, когда применение инвентарной книги оказывается целесообразным, читайте в материале «Унифицированная форма № ОС-6б — бланк и образец».

Порядок оформления выбытия ОС в компании

Наиболее часто встречающиеся ситуации выбытия ОС из производственной активности связаны с одним из следующих обстоятельств:

  • фирма решила продать ОС;
  • ОС предприятия признается подлежащим списанию.

Каждое из приведенных выше обстоятельств требует специфического документального оформления.

Если фирма продает свое ОС, то, как и в случае с покупкой, необходимо составить акт приемки-передачи ОС (п. 81 методических указаний № 91н). Он составляется по правилам и по формам, описанным выше в отношении ситуации с поступлением ОС в фирму. Т. е. если компания продает ОС, не являющееся зданием, то акт может быть составлен по форме ОС-1. Если же продается здание, то наиболее подходящий шаблон для акта — ОС-1а. А в случае, когда компания продает одновременно группу однородных ОС, следует оформить выбытие актом ОС-1б.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Составлять указанные выше акты следует не только в ситуации, когда происходит непосредственно продажа ОС, но и при передаче объекта фирмой в уставный капитал иной организации, а также при безвозмездной передаче третьему лицу.

Оформлять такие документы надо обязательно в любом случае, независимо от того, кем является покупатель (физическим лицом или компанией). На это указало УМНС РФ по г. Москве в письме от 17.05.2004 № 26-12/33266.

Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано.

Но для этого п. 77 методических указаний № 91н требует создания специальной комиссии из экспертов производства, которые решат, следует списывать такое ОС или нет.

Если такая комиссия решит не восстанавливать объект ОС, а полностью его списать, то после получения письменного решения комиссии компания должна будет задокументировать факт выбытия ОС специальным актом. Его форма, так же как и по ранее описанным документам, может быть разработана фирмой самостоятельно или выбрана из унифицированных. В последнем случае это будут такие формы:

  • ОС-4 — если фирма списывает один объект ОС, который не является автотранспортом (для автотранспорта следует применить форму ОС-4а);
  • ОС-4б — когда осуществляется списание не одного объекта ОС, а группы однородных.

После того как акт о выбытии ОС составлен, специалист бухгалтерии проставляет в инвентарной карточке объекта отметку о том, что ОС выбыло.

О том, какие проводки делаются при выбытии ОС и как рассчитать коэффициент выбытия, читайте в статье «Формула расчета коэффициента выбытия основных средств».

Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены

На практике встречаются ситуации, когда фирма забывает оформить прием ОС соответствующим актом, мотивируя это тем, что обязательной для применения формы такого акта законодатель не установил.

Читать еще:  Ошибки в больничном – еще не повод для отказа в возмещении пособия соцстрахом

Такой подход неверен, поскольку с 01.01.2013 компаниям предоставлено право самим разрабатывать формы учетных документов, в том числе и форму акта о приемке-передаче ОС. Единой обязательной формы нет. Но это не значит, что акт можно не составлять. Ведь если акт отсутствует, это означает, что фирма фактически признает, что объект ОС пока еще не готов для использования.

ВАЖНО! Только после подписания акта о приемке-передаче фирма может открывать инвентарную карточку по объекту ОС.

Вместе с тем на практике некоторые организации нарушают порядок документального оформления основных средств, открывая сначала инвентарные карточки (в момент поступления объектов в компанию), а затем только подписывая акт (когда ОС готов к эксплуатации).

Инвентарная карточка — документ, который выступает в роли биографии для объекта ОС. Фирма ведет такую карточку на протяжении всего срока службы ОС. Новая карточка может заводиться, только когда объект прошел коренную модернизацию, в результате которой в старой карточке фирма уже не может зафиксировать все характеристики ОС.

Поэтому если компания с некоторой периодичностью переоформляет карточки по каким-либо объектам, то данные действия тоже следует считать ошибочными.

Порядок документального оформления поступления в фирму и выбытия из компании объектов ОС во многом схож: подписывается соответствующий акт, после чего создается инвентарная карточка либо в такой карточке проставляются необходимые отметки. Компаниям важно понимать: несмотря на то, что унифицированных форм актов сегодня не установлено, сама необходимость оформления таких документов сохраняется.

Документальное оформление движения основных средств

Постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7 (далее — Постановление № 7) утверждены новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств.

Одновременно признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств (№ ОС-1, № ОС-3, № ОС-4, № ОС-4а, № ОС-6, № ОС-14, № ОС-15, № ОС-16), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71 а (далее — Постановление № 71 а).

Новые формы распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

В новые формы введены показатели, необходимые для организации учета основных средств в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету “Учет основных средств” ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.01 № 2бн.

В отличие от форм, утвержденных Постановлением № 71а, в новых формах отсутствуют графы для указания корреспонденции счетов бухгалтерского учета.

Рассмотрим порядок документального оформления операций по движению основных средств, предусмотренный Постановлением № 7.

Поступление и выбытие объектов основных средств

  • форма № ОС-1 — для объекта основных средств (кроме зданий и сооружений);
  • форма № ОС-1a — для зданий и сооружений;
  • форма № ОС-1б — для групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений).

Форма Акта о приеме-передаче объекта основных средств принципиально отличается от формы Акта (накладной) приемки-передачи основных средств. Новый акт состоит из трех разделов, первый их которых заполняется на основании данных передающей стороны, имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации (дата ввода в эксплуатацию, фактический срок эксплуатации, срок полезного использования, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость). В случае приобретения объекта основных средств через сеть розничной торговли этот раздел не заполняется. Второй раздел заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре. В нем отражается следующая информация: первоначальная стоимость объекта на дату принятия к учету, срок полезного использования, способ начисления амортизации, норма амортизационных отчислений. В третьем разделе дается краткая индивидуальная характеристика объекта.

В Акте предусмотрен раздел для отражения сведений об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности (для объектов, находящихся в собственности двух или нескольких организаций), а также сведений о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центробанка России на выбранную дату — для случая приобретения объекта основных средств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах).

Кроме того, в Акте присутствует реквизит для отражения информации о государственной регистрации прав на недвижимое имущество.

Перемещение основных средств внутри организации

Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств, третий — передается получателю.

Наличие и движение объектов основных средств

Инвентарные карточки (книги) ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре:

  • на каждый объект — по форме № ОС-6 “Инвентарная карточка учета объекта основных средств”;
  • на группу объектов — по форме № ОС-6а “Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств”;
  • для объектов основных средств малых предприятий — по форме № ОС-6б “Инвентарная книга учета объектов основных средств”.

В инвентарной карточке на основании соответствующих документов отражаются: прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание.

Информация, отражаемая в Инвентарной карточке, группируется по разделам:

1. Сведения об объекте основных средств на дату передачи (дата выпуска, срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость).

2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету (первоначальная стоимость, срок полезного использования).

3. Переоценка (дата, коэффициент пересчета, восстановительная стоимость).

4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств.

5. Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств (реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация).

6. Затраты на ремонт.

7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств.

Ремонт основных средств

1. Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию (инвентарный номер объекта, восстановительная (остаточная) стоимость, фактический срок эксплуатации).

2. Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств (затраты на демонтаж, стоимость выполненного объема работ — по договору (заказу) и фактическая).

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Если ремонт, реконструкцию, модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй — передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Списание объектов основных средств

  • Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) — по форме № ОС-4;
  • Акт о списании автотранспортных средств — по форме № ОС-4а;
  • Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) — по форме № ОС-4б.

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в ГИБДЦ МВД России (Госавтоинспекции).

Учет оборудования

  • Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14) — для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования в качестве объекта основных средств;
  • Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) — для оформления передачи оборудования в монтаж;
  • Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) — составляется на дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля.

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам № ОС-1 или № ОС-16.

При применении унифицированных форм следует иметь в виду, что в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Согласно указанному Порядку форматы бланков, указанных в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и добавления строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Читать еще:  Новая форма по ккт

К.И. Ковалев

Подписной индекс по каталогам:
Агентства “Роспечать” – 45915;
Объединенному – 29402

Правильное документальное оформление поступления основных средств с образцами документов для скачивания

Поступление внеоборотных основных активов на предприятие ведет к необходимости вести бухгалтерский учет данных объектов. Любая проводка в бухучете, совершается только на основании документа, в том числе документация нужна и при получении ОС.

Список нужных бумаг меняется в зависимости от источника приобретения актива. В статье разберем, какие документы нужно оформлять при взаимодействии с объектами ОС.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Зачем нужно оформлять документы при принятии к учету ОС?

Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.

Важно! Если бухгалтер примет к учету поступившее основное средство без наличия документа, учтет затраты по приобретению без первички, то в дальнейшем будет невозможно обосновать наличие сумм на счетах.

Учет принятия к учету объекта ОС заключается в сборе всех затрат по приобретению на одном счете. Что входит в затраты при поступлении основных средств? Каждая затратная сумма вносится в учет на основании документа. Далее он подшивается для хранения в папку и при необходимости изымается для предъявления в качестве обоснования проведенных операций на бухгалтерских счетах.

Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.

Перечень необходимых документов, подлежащих оформлению, зависит от способа поступления актива в компанию. Доступны следующие способы:

  • покупка — приобретение за денежную плату;
  • получение в безвозмездный дар;
  • получение в качестве вклада в уставный капитал;
  • строительство хозспособом (с помощью своих сил);
  • строительство подрядным способом (с помощью подрядчиков).
  • Какие документы нужно готовить при различных способах приобретения внеоборотных активов, рассмотрено ниже.

Какие нужны при покупке?

Список документов, когда основное средство приобретается за плату:

  • договор поставки (если продавец — организация или ИП) или купли-продажи (если продавец — физическое лицо);
  • накладная — если приобретаемое за плату основное средство новое (может использоваться ТОРГ-12), оформляется продавцом в двух экземплярах;
  • акт приема-передачи — если объект был в употреблении, как правило заполняются типовые формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, оформляется продавцом и покупателем в двух экземплярах, на объект, подлежащий дальнейшему монтажу составляется акт приемки ОС-14, в монтажную компании актив передается по акту ОС-15;
  • счет-фактура — документ составляется поставщиком, если в стоимость ОС включен НДС, который покупатель может принять к вычету, достаточно оформления одно экземпляра для покупателя;
  • транспортная накладная — если купленное основное средств доставила транспортная компания, заполняется перевозчиком столько экземпляров, сколько заинтересованных сторон — как минимум две;
  • путевой лист — если ОС предприятие покупатель транспортировала до места назначения самостоятельно, составляется организацией, купившей объект в одном экземпляре;
  • договор подряда, акт выполненных работ — если приходится актив доводить до состояние, готового к эксплуатации. Формирует акт подрядчик, выполнявший монтажно-сборочные и испытательные работы;
  • накладные на отпуск материалов, расчетная ведомость, бухгалтерские справки, если оборудование собирается силами покупателя;
  • таможенная декларация — если покупается импортное основное средство, оборудование и требуется уплата пошлины и сбора таможне;
  • авансовый отчет — необходим в некоторых случаях, если за покупкой ОС отправляется в командировку сотрудник, оформляется бухгалтером и работником в одном экземпляре.

Перечень при строительстве

Если основное средство создается, а не покупается, то документальное оформления поступления будет немного иным. Добавятся документы, учитывающие специфику строительства собственными силами или подрядным способом.

Если объект ОС строится хозяйственным способом (собственными силами), то список оформляемых документов будет следующий:

  • накладные на перемещение материалов между подразделениями — можно использовать типовые формы М-8, М-11 (для лимитированных МПЗ), оформляются накладные в двух вариантах для обеих сторон (склада и принимающего подразделения);
  • расчетные ведомости — позволяют учесть расходы на оплату трудовой деятельности собственных работников, на которых возложено строительство;
  • бухгалтерские справки — являются основанием для учета страхового обязательного обеспечения на сотрудников, занятых строительством;
  • счет-фактура — для возмещения НДС, начисленного в связи со строительством основного средства для собственного потребления, эта операция является объектом налогообложения, достаточно оформить один вариант документа по итогам квартала.

Если объект основных средств строится подрядным способом, то оформляемые документы будут другими:

  • договор подряда — подписывается заказчиком и подрядчиком и определяет условия строительства ОС;
  • акт выполненных работ (формы КС-2 и КС-3 для строительства) — приложение к договору, подтверждает выполнение определенного рабочего этапа в создании основного средства;
  • накладные на получение МПЗ для строительства;
  • сметная документация.

Какими бумагами оформляют безвозмездное получение актива

Если основное средств подарено организации, то должны быть оформлены следующие документы:

  • договор дарения с условия безвозмездной передачи и принятии к учету ОС;
  • акт приема-передачи, если основное средств было в эксплуатации;
  • накладная, если ОС — новый;
  • документы, подтверждающие оказание услуг оценщика, если такой привлекался для определения средней рыночной стоимости актива, полученного в дар;
  • транспортная накладная или путевой лист для подтверждения затрат на доставку;
  • бумаги, подтверждающие сборку и монтаж, если таковые производились.

Основания при получении объекта в качестве взноса в уставный капитал

Еще один возможный способ, это оприходования основного средств в результате поступления в виде вклада в УК общества от учредителя. В этом случае документальное оформления для учета включает:

  • документы об оценке стоимости ОС оценщиком;
  • документация сборно-монтажного и испытательного характера — набор зависит от того, кем эти работы проводятся — подрядчиком или собственными силами;
  • если требуется доставка объекта, то нужна транспортная накладная или путевой лист.

Сроки хранения

Компания должна обеспечить сохранность документации, поступающей в связи с оприходованием ОС. Эти документы являются первичными и обосновывают сформированную первоначальную стоимость имущества, подлежащего дальнейшей амортизации.

При определении временных сроков для хранения следует опираться на такой перечень нормативных актов:

Важно! Срок хранения для целей налогового и бухгалтерского учета различный. Это важно учитывать и хранить документы, опираясь, в первую очередь, на более длительный период.

В налоговом учете период хранения подобных документов определен ст. 23 НК РФ и составляет 4 года. Срок нужно отсчитывать с момента завершения амортизационных начислений для налогообложения.

В бухгалтерском учете срок составляет 5 лет после того года, в котором объект основных средств принят к учету (введен в эксплуатацию).

Отдельно следует упомянуть документы, которыми оформляют корректность амортизационных расчетов (различные расчетные ведомости, протоколы, заключения, касающиеся амортизации). Подобную документацию нужно хранить постоянно, конкретные сроки для нее не ограничены законодательством.

На практике приходится сталкиваться с ситуацией, когда для одного и того же документа различными нормативными актами установлены не совпадающие по времени сроки хранения. В этом случае большее внимание следует уделять более длительным срокам, тогда не будут нарушения положения ни одного закона, приказа.

Ответственность за несоблюдение периодов

Для предприятия владельца основным средством нарушение сроков хранения документов ведет к ответственности:

Невыполнение сроков — это грубое нарушение по НК РФ, что ведет к:

  • штрафу 10 т.р. или 30 т.р., первый устанавливается при совершении нарушения в течении одного года, второй — более одного года (при условии, что это не привело к занижению налоговая база);
  • при занижении базы штраф исчисляется в процентах от незаплаченной налоговой суммы — 20% с минимальной границей в 40 р.р.

Компания обязана предоставлять документы по запросу ФНС, если этого не произойдет, то за каждый неподанный бланк придется заплатить 200 руб.

Что касается административной ответственности за несоблюдение сроков хранения, то она накладывается на руководителя предприятия — штраф может варьироваться от 2000 до 3000 руб.

Предприятие обязано оформлять все необходимые документы для грамотного оприходования полученного объекта ОС. Отсутствие документов не позволит обосновать произведенные расходы перед налоговой. Составленные документы нужно хранить на протяжении установленного срока, в противном случае компании грозит ответственность в виде штрафов.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector