Порядок организации первичного бухгалтерского учета

Порядок организации первичного бухгалтерского учета

Организация первичного бухгалтерского учета в любой организации выстраивается с использованием сходных принципов и форм отчетности. Поэтому ответственному за ведение первичного учета специалисту в компании важно четко представлять, какие формы первичных документов существуют, а также о чем не следует забывать непосредственно при ведении первичного бухучета.

Что такое первичный бухучет и что он в себя включает?

Первичный бухучет — это система действий организации по документальному оформлению свершившихся на предприятии хозяйственных событий, по регистрации всех имевших место внутренних и внешних хозопераций. Сотрудники, ведущие в фирме первичный бухучет, являются ответственными и за последующее хранение таких документов о деятельности компании.

Первичный бухучет подразумевает следующие работы:

  • сбор информации о происходящих в фирме хозяйственных событиях;
  • измерение таких событий;
  • регистрация указанных событий при помощи первичных учетных документов;
  • обеспечение сохранности первичных документов в течение установленного законодателем временного отрезка.

Первичный бухучет компания осуществляет во всех направлениях деятельности фирмы: на стадии заготовления ресурсов, на стадии производства продукции, на стадии последующей реализации такой продукции покупателям и т. д.

Вместе с тем на всех указанных стадиях ключевое значение для обеспечения первичного бухучета имеет составление первичных документов, поэтому бухгалтерским специалистам следует четко представлять, как составлять такие документы.

Какие у фирмы могут быть первичные учетные документы?

Первичный документ — такой, при помощи которого компания или индивидуальный предприниматель фиксирует факт совершения того или иного действия (бизнес-операции) со своей стороны. Такой документ выступает доказательством того, что определенное хозяйственное событие в жизни фирмы действительно имело место. В первичном документе указывается ряд основных характеристик такого хозяйственного события (к примеру, какое количество товара было передано, по какой цене, наименование и реквизиты продавца и т. д.)

ВАЖНО! Первичный документ является основанием для последующего отражения соответствующей хозяйственной операции в учетных регистрах субъекта.

Единого и обязательного к применению для всех фирм перечня форм первичных учетных документов не существует. Вместе с тем до 2013 года унифицированный перечень существовал. Несмотря на то что сегодня обязательными такие формы более не являются, большинство компаний продолжают их использовать в практике (в силу удобства и деловых обычаев).

В зависимости от специфики компании и ее отраслевой направленности состав первичных документов будет отличаться. Вместе с тем некоторую классификацию первичных документов провести возможно. В частности, в зависимости от того, где был составлен документ, можно выделить:

  • внешние документы, т. е. составленные за пределами организации, но поступившие к ней в качестве подтверждающих совершенную операцию, а также документы, которые компания передает внешним контрагентам (к примеру, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и т. д.);
  • внутренние, т. е. документы, которыми сама фирма оформляет свое хозяйственное событие (справки, ведомости и др.).

Внутренние первичные документы компании, в свою очередь, могут подразделяться на следующие группы:

  • Распорядительные, т. е. документы, в которых фирма прописывает распоряжение или какое-либо императивное указание кому-либо. К примеру, распорядительными являются внутренние приказы компании.
  • Исполнительные. С помощью таких документов компания фиксирует сам факт совершения операции. Примером исполнительных первичных документов выступают акты выбытия ОС, приемки сырья и др.
  • Комбинированные, т. е. такие документы, которые одновременно носят характер как распорядительных, так и исполнительных (примером выступают авансовые отчеты командированных сотрудников, кассовые ордера (приходный и расходный) и др.).
  • Документы бухгалтерского оформления. Такие первичные документы фирма составляет в том случае, если хозяйственную операцию компании не представляется возможным зафиксировать с помощью существующих типовых форм. Кроме того, документы данной группы служат для составления обобщающих сводок по ранее оформленным распорядительным и исполнительным документам.

Что обязательно должен содержать первичный учетный документ?

Несмотря на то что единого перечня форм первичных документов на текущий момент не существует, четкие требования к их содержанию законодателем установлены. Ведь каждый такой документ должен подтверждать факт имевшего место на предприятии хозяйственного события (пп. 1, 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а значит, отражать основные характеристики такого события.

В п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ приведен список реквизитов, которые в обязательном порядке должен содержать любой первичный документ, независимо от того, к какой группе (из приведенных выше) он относится. Таковыми реквизитами выступают:

  • Наименование. Любой документ должен содержать четкое и корректное наименование. Документ без наименования может быть признан не имеющим юридической силы.
  • Дата, когда соответствующий документ был оформлен компанией.
  • Сведения о компании-составителе (наименование, адрес фирмы).
  • Информация непосредственно о хозяйственном событии, которое оформляется данным документом. В большинстве случаев содержание хозяйственной операции понятно уже из названия документа, в теле же документа приводится подробное описание события.
  • Числовые и денежные характеристики, измерители свершившейся операции (к примеру, сколько единиц выпущенной продукции было реализовано покупателю по договору поставки и на какую сумму).
  • Сведения о лице, которое составляло данный первичный документ, а также подпись такого лица.

Специалисту, который занимается составлением первичного документа, важно помнить два основных момента. Во-первых, составить такой документ необходимо либо непосредственно в момент, когда хозяйственное событие имело место, либо сразу после завершения такого события. Во-вторых, составленный первичный документ такой специалист обязан своевременно представить в бухгалтерское подразделение компании, чтобы его сотрудники отразили совершенную операцию в учете.

Что следует помнить при ведении первичного бухгалтерского учета?

Ведение первичного бухгалтерского учета в организации сопряжено для бухгалтера с некоторыми аспектами. Первым из них выступает исправление ошибок. При этом специалистам, составляющим первичные документы, следует понимать, что самовольно в тексте таких документов исправлять ничего нельзя (п. 4.1 положения о документах в бухучете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Если все же требуется исправить документ, то любое исправление производится по следующим правилам (ст. 4 положения № 105):

  • старое значение зачеркивается одной чертой, чтобы прежнее значение осталось читабельным;
  • над зачеркнутым прописывается новое значение, а также прописывается отметка «Исправлено»;
  • подписавшие документ лица ставят свои подписи под исправленными значениями, после чего указывается дата исправления.

Вторым важным аспектом первичного бухучета является организация документооборота. Как следует из ст. 5 положения № 105, документооборот первичных документов в фирме организуется специальным графиком.

ВАЖНО! Под документооборотом понимается оформление собственных первичных документов, передача их контрагентам, получение документов от контрагентов, сдача документов в архив и другие движения документов.

В таком графике компании следует отразить, каким образом в каждом подразделении фирмы первичные документы будут создаваться, проходить проверку, а также обрабатываться (кто и в какие сроки будет этим заниматься).

Составляет указанный график главный бухгалтер, он же является ответственным за то, как подразделения компании следуют графику.

Вам также может быть интересен вопрос о сроках хранения бухгалтерских документов. Об этом — в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Первичный бухучет в компании подразумевает корректное документальное оформление имевших место хозяйственных событий при помощи первичных документов. Первичные документы у каждой компании, в зависимости от специфики осуществляемой деятельности, могут быть разные.

Единых общеобязательных шаблонов для первички сегодня не существует. Вместе с тем любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, поименованные в ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Главному бухгалтеру необходимо выстроить рациональный график документооборота, в котором будет указано, кто в каждом подразделении ответственен за документальное оформление совершающихся хозяйственных событий.

Организация первичного учета

Первичный учет представляет собой начальную стадию регистрации отдельных операций в первичных документах. С его помощью решаются задачи признания и оценки операций. Его объектами являются все хозяйственные операции предприятия: заготовление, приобретение, расходование материалов и других материальных ресурсов, использование топливно-энергетических ресурсов, отработанное время, остатки незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее реализация, расчеты и т.д. Первичные документы составляютсяв момент совершения хозяйственных операций или непосредственно по их завершению. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции, и на его основе производится классификация операций в учетных регистрах.

Учетные документы, которые используются на предприятиях, составляются на типовых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. Существуют различные формы учетных документов, но в то же время в каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа: наименование документа, дата, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за выполнение хозяйственной операции и оформление документов. Хозяйственные операции могут отражаться на машинных носителях, на которых они должны быть соответственно защищены и должна быть обеспечена их юридическая сила.

В составлении первичных документов участвуют так или иначе все подразделения и большинство работников предприятия. Поэтому должна быть обеспечена своевременность и достоверность составления и поступления первичных документов в бухгалтерию для контроля и обработки. С этой целью разрабатывается регламент движения первичных документов на предприятии, являющийся частью системы документооборота предприятия.

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. Внешние документы поступают со стороны (от государственных органов, банков, поставщиков, покупателей и т.д.). Эти документы составляются по определенным формам (платежные поручения, счета-фактуры и т.д.). Внутренние документы составляются непосредственно предприятием. Они бывают распорядительными, оправдательными, комбинированными и бухгалтерского оформления. Распорядительные — документы, в которых содержатся распоряжения или указания о выполнении тех или иных операций. Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. Комбинированные это распорядительные и оправдательные одновременно. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записи хозяйственной операции нет специальных форм или для обобщения и обработки распорядительных и оправдательных документов. Применяемые документы делятся на разовые и накопительные. Разовые составляются на каждую хозяйственную операцию и в один прием. Накопительные составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода по этим документам подсчитываются итоги.

Читать еще:  Производственный календарь-табель на 2016 год - скачать

Первичная учетная бухгалтерская информация должна быть точной, ясной, понятной, своевременной и достоверной и формироваться с минимальными затратами труда и времени.

Поступившие в бухгалтерию предприятия первичные документы проверяются на законность их составления, на целесообразность отраженных в них хозяйственных операций, на правильность записей. Затем осуществляется регистрация этих документов и запись данных, которые содержатся в этих документах, на счетах бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, источниках формирования этого имущества и хозяйственных операциях из соответствующих первичных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры это таблицы определенной формы, построенные в соответствии с группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, то есть с их помощью решается задача классификации.

В зависимости от строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах информация об операциях записывается в последовательности их совершения (журнал хозяйственных операций). В систематических регистрах хозяйственные операции группируются по некоторым установленным признакам (мемориальные ордера, журналы-ордера).

Учетные регистры ведутся в форме книг, карточек и свободных листов. Карточка предназначена для аналитического учета основных средств, материальных ценностей, персонала. Свободные листы это учетные листы большего формата (А4), с большим объемом сведений по сравнению с карточкой. Они используются для синтетического и аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров (ведомости, журналы-ордера, мемориальные ордера). Книги это сброшюрованные свободные листы. Они могут применяться только тогда, когда с ними работает один человек (кассовая книга, книга продаж и покупок, книга наличия материалов на складе).

Учетные регистры необходимо вести аккуратно и без подчисток. Обнаруженные ошибки исправляются путем зачеркивания тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Необходимо также сделать отметку об исправлении. В ряде случаев для исправления неправильных сумм составляются специальные проводки — методом красного сторно, который заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами, и при суммировании результатов записи, сделанные красными чернилами, вычитаются. После этого делается правильная запись хозяйственных операций.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения учетных регистров и первичных документов, исправления в них ошибок, порядок организации документооборота регламентируются помимо Закона о бухгалтерском учете также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Лекция 4. Организация первичного учета

Документация, значение первичных документов

Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

Виды бухгалтерских документов

Порядок оформления, приёма, проверки, обработки и хранения документов

Документация, значение первичных документов

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учёта нужно прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. Для этого применяется первый элемент метода бухгалтерского учёта документация. Документация — способ первичного отражения объектов бухгалтерского учёта, позволяющий осуществить за ними сплошное и непрерывное наблюдение.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Министерства финансов РФ №34-н от 29.07.1998г.), «все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которой ведётся бухгалтерский учёт.»

Документ в переводе с латинского documentum означает свидетельство, доказательство.

Первичный учётный документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции или право на их совершение.

Первичный бухгалтерский учёт – это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранение информации о хозяйственной деятельности.

Значение первичных учётных документов в финансово-хозяйственной деятельности предприятия:

Документы служат основанием и подтверждением правильности учётных данных.

Они используются для оперативного руководства и управления.

На основании документов ведется наблюдение за объектами учёта.

Документы имеют правовое значение. Они используются в качестве доказательства при спорах в суде.

Документы имеют контрольное значение.

Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

Реквизит в переводе с латинского requisitum означает требуемое, нужное.

Реквизиты – показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отражённую в документе.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Согласно пункта 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. обязательными реквизитами первичного учётного документа являются:

2)дата составления документа;

4)содержание факта хозяйственной жизни;

5)величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием едениц измерения;

6)наименование должностей лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни;

7)личные подписи указанных лиц с указанием фамилий и инициалов.

Дополнительные реквизиты законодательно не утверждены. Их вносит само предприятие по своему желанию во все документы, кроме документов по первичному учёту денежных средств. К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, фамилия сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

До ввода в действие нового ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. (начало действия данного закона 01.01.2013г.) большое внимание уделялось унификации и стандартизации первичных учётных документов. Документы принимались к учёту, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. Данные альбомы разрабатывал Госкомстат России (ныне Росстат) по согласованию с Минфином России. Было утверждено около 250 унифицированных форм документов.

Унифицированные документы – это типовые документы, предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и отраслевой принадлежности.

Кроме того, отраслевые министерства для предприятий своей отрасли разрабатывали также унифицированные документы. Например, Министерство сельского хозяйство России разрабатывало унифицированные документы по учёту сельскохозяйственной продукции, животных, земельных угодий и т.д.

Стандартизация документов – это установление одинаковых стандартных размеров для типовых документов. Это делалось для сокращения расхода бумаги, упрощения обработки и хранения документов.

С вводом в действие ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. с предприятий снимается обязанность использовать унифицированные документы, разработанные Госкомстатом и отраслевыми министерствами. Согласно пункта 4 статьи 9 данного закона, формы первичных документов утверждает руководитель предприятия по представлению главного бухгалтера (или лица на которого возложено ведение бухгалтерского учёта). Бухгалтер при разработке форм документов, должен включать в них все обязательные реквизиты и делать компактными. Главные бухгалтеры, как правило, представляют на утверждение унифицированные формы документов.

Организация первичного учёта на предприятии и пути его совершенствования

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 21.06.2016 2016-06-21

Статья просмотрена: 3579 раз

Библиографическое описание:

Полозов М. Н. Организация первичного учёта на предприятии и пути его совершенствования // Молодой ученый. — 2016. — №13. — С. 485-487. — URL https://moluch.ru/archive/117/32036/ (дата обращения: 17.11.2019).

В соответствии с нормами бухгалтерского законодательства любое предприятие, независимо от формы собственности обязано вести бухгалтерский учёт.

Бухгалтерский учёт ведется на основании первичных учётных документов. Документы служат гарантией достоверности бухгалтерских данных. Каждая хозяйственная операция находит свое отражение в регистрах бухгалтерского учета только на основе её регистрации в соответствующем документе.

Это позволяет осуществлять один из основных принципов бухгалтерского учета — сплошное и непрерывное наблюдение хозяйственного процесса.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятия заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия руководства и персонала. Например, отражается отпуск материальных ценностей со склада в производство, осуществляется выплата из кассы наличных денег, производится перечисление денежных средств с расчётных счетов и др.

Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции.

В первичных учётных документах проставляются подписи должностных лиц, распорядившихся произвести хозяйственную операцию, а также подписи лиц, ее выполнивших.

Такой порядок оформления документации позволяет установить персональную ответственность должных лиц по всем хозяйственным операциям, и использовать эти сведения для оценки эффективности их работы.

Первичные учётные документы, составленные правильно и без ошибок, используются как доказательная база в разрешении споров, которые могут возникнуть между предприятиями, между предприятиями и физическими лицами.

Первичные документы признаются документами, имеющими юридическую силу, и используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, которая может быть назначена судом при рассмотрении дел.

Контрольно-аналитическое значение документов состоит в том, что они являются источником контрольных данных при проведении внутреннего и внешнего аудита, для осуществления экономического анализа работы предприятия.

Читать еще:  Минфин требует восстанавливать ндс при возврате просрочки продавцу

Анализируя данные первичных документов можно выявить резервы улучшения имущественного и финансового состояния предприятия, разработать мероприятия по оптимизации функционирования предприятия.

Также при осуществлении анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, опираясь на первичные документы можно выявить причины и найти виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, выявить скрытые резервы в производстве.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем использования информации, представленной в документах, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления, (включая учёт, планирование, прогнозирование, контроль, анализ, регулирование) для достижения запланированных экономических показателей и получить максимальную прибыль.

В оперативном управлении также используются данные первичного учета. Правильно составленные информационные сводки за короткие временные периоды (день, сутки, смену, пятидневку и др.), помогут руководству предприятия принимать оперативные и своевременные управленческие решения, это в свою очередь будет способствовать повышению эффективности работы предприятия.

Экономическое значение документов заключается в том, что они позволяют укрепить хозяйственный расчет на предприятии, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования.

На основе данных, представленных в первичных учётных документах, определяются такие показатели как производительность труда, фондоотдача, фондоёмкость, материалоотдача и др.

Первичные документы используются для формирования регистров аналитического и синтетического учетов, отчетных форм. Правильность и своевременность их составления определяет состояние бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности предприятия.

К первичным документам бухгалтерского учета предъявляются достаточно жесткие требования, так как достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. В связи с этим к составлению первичных учётных документов установлены определенные правила и требования.

Первичный учётный документ согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте должен содержать перечень обязательных реквизитов. В число таких реквизитов входят следующие:

– дата составления документа;

– наименование экономического субъекта, составившего документ;

– содержание факта хозяйственной жизни;

– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

– подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, или сразу после ее совершения.

Должностные лица, подписавшие первичных документы, несут ответственность за достоверность сведений, отраженных в этих документах.

Движение первичных документов как внешних, так и внутренних в процессе их формирования, оперативного использования, бухгалтерской подготовки и обработки от составления или получения от других организаций до передачи в архив после использования для формирования учетных регистров называется документооборотом.

Правила документооборота утверждаются учётной политикой по бухгалтерскому учёту предприятия. Важно, чтобы документооборот был четко спланирован.

Оптимальный график документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременность составления отчетности.

График должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные учётные документы вместе с регистрами бухгалтерского учета и формами отчетности должны быть обязательно сданы в архив. Обработанные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учётному регистру, комплектуются в хронологическом порядке в пачки и оформляются справкой для архива.

До сдачи в архив документы должны хранится в специально отведённых помещениях или в закрывающихся шкафах в бухгалтерии. Лиц, ответственных за их хранение, назначает главный бухгалтер.

Совершенствование организации первичного учета важно для предприятия.

Для этого необходимо создать единую систему документации, при которой все формы первичной учётной документации можно обрабатывать как вручную, так и в автоматизированном режиме. Максимально сократив и упростив количество вариантов одних и тех же форм, можно повысить степень их универсальности и экономичности.

Таким образом, разработка рациональных мероприятий, способствующих сокращению количества дублетных документов, повлечет за собой уменьшение работ по их оформлению.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ формы первичных учётных документов, применяемых на предприятии, определяет руководитель предприятия.

Разрабатывая собственные формы первичных учётных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Используемые первичные документы должны содержать оптимально необходимую информацию и в то же время были понятны всем потребителям данной информации.

Другим предложением по совершенствованию первичного учёта на предприятии является упорядочение документооборота и автоматизация процессов управления.

Таким образом, совокупность первичных учетных документов в бухгалтерском учете представляет основной способ наблюдения, измерения и регистрации хозяйственной деятельности предприятия.

Каждая хозяйственная операция, которая возникает в ходе деятельности предприятия и представляется в денежной форме независимо от ее содержания и объема, оформляется соответствующими первичными учетными документами.

На основании данных, содержащихся в таких документах, возникает возможность реализовать основные требования к бухгалтерскому учёту, которые включают полноту формирования учётных сведений, их достоверность, своевременность и др.

Соблюдение требований, предъявляемых к оформлению хозяйственных операций, строгий порядок документооборота, а также персональная ответственность каждого работника за составление и использование первичных документов, соблюдение графика прохождения документов способствуют достоверности бухгалтерских данных. Это отражается на сохранности имущества предприятия, и определяет эффективность управленческой деятельности.

  1. Семенихин, В. В. Документооборот и первичные документы в бухгалтерском учёте / В. В. Семенихин // Московская финансово-промышленная академия. — 2012.- С.15.
  2. Семенова, Н. В. Особенности учета и отчетности субъектов малого предпринимательства/ Н. В. Семенова // Аудитор. — 2015.- № 9. — С. 34–44.
  3. Стародубцева, И. Применение первичных учётных документов: актуальная практика / И. Стародубцева // Новая бухгалтерия. — 2015. — № 6. — С. 100–119.

Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения

Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант 1C-WiseAdvice

Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От его организации зависит качество учета. Рассмотрим, как построить систему обработки документов, чтобы исполнять требования закона и владеть достоверной информацией о финансово-хозяйственных операциях.

Бухгалтерский документ и правила его составления

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.

Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).

Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.

Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.

Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы

Данные / вид документа

наименование формы и экономического субъекта

описание факта хозяйственной жизни

выражение указанного выше факта в натуральных или денежных единицах

сумма по отдельным объектам и по регистру в целом в денежном выражении

должности, ФИО и подписи ответственных лиц

Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По порядку заполнения документы бывают:

А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.

Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.

3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

  • оборот товарно-материальных ценностей;
  • расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;
  • движение денежных средств.
Читать еще:  У казанского банка отозвана лицензия

4. По месту заполнения документы могут быть:

А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).

5. По способу заполнения.

Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.

Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:

А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные. Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет.

Организация документооборота

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета.

Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Важно!

Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.

Сегодня при организации бухгалтерского документооборота на предприятии можно ориентироваться на «Положение о документах…» , утвержденное приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983.

Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:

  1. Создание документа или его получение от контрагентов.
  2. Проверка. На этом этапе документ анализируют на соответствие требованиям закона, сущности отражаемой операции и математическим правилам.
  3. Обработка. Бухгалтеры называют этот этап «проведение документа». Это означает, что на его основании осуществляются записи по счетам, т.е. бухгалтерские проводки.
  4. Хранение. В течение некоторого времени документ хранится в помещении бухгалтерии. Обычно этот срок составляет не менее года, чтобы при заполнении годового отчета можно было быстро обратиться к любой «первичке».
  5. Когда необходимость в оперативном доступе к документу отпадает, он передается в архив. Срок архивного хранения для разных типов документов определяется законом.

Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Пример

Сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц хранятся тоже 75 лет, а вот годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно. Требования к помещениям, предназначенным для хранения документов, приведены в п. 4.2 Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. В частности, архивное помещение должно быть пожаробезопасным, защищенным от затопления и иметь запасной выход.

Если организация формирует «первичку» в электронном виде, то хранить ее на бумаге не обязательно. А сроки здесь будут такими же, как и для «обычной» документации.

Однако если проверяющие запросят бумажную копию документа, то предприятие должно будет распечатать его и заверить в установленном порядке.

Как исправлять ошибки

Никакая самая «продвинутая» система документооборота бухгалтерских документов не гарантирует защиту от ошибок.

Общий порядок исправления неточностей в документе определен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Закон говорит только о том, что корректировка должна быть датирована и заверена подписями лиц, ответственных за составление документа.

Конкретные правила прописаны в разделе 4 положения № 105 от 29.07.1983. Этот документ действует, в части не противоречащей закону № 402-ФЗ и другим «современным» нормативным актам о бухучете. Неверную информацию следует зачеркнуть (одной чертой, чтобы было возможно прочесть) а затем написать сверху правильные данные.

Иногда предприятия просто заменяют неверный документ на новый с уточненными данными. Формально они имеют на это право. Т.к. федерального стандарта в этой области на сегодня не существует, то в рамках документооборота бухгалтерии организация может применять собственные правила. Правда, Минфин в своих последних разъяснениях обращает внимание на то, что подобная замена в общем случае не предусмотрена законом (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).

Но для отдельных видов документов исправления не допускаются в принципе, поэтому их в любом случае придется заменять. В первую очередь речь идет обо всех формах, связанных с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Также на новый документ нужно заменить и ошибочно заполненный счет-фактуру (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). В этом случае сведения об исправлении нужно указать в строке 1а нового документа.

Аналогичным образом обычно вносят исправления и в электронные документы. Новый экземпляр электронной «первички» заменяет собой старый, при этом в базе сохраняется информация о внесенных корректировках.

Но если документ с неверными данными уже попал на стол проверяющим, менять что-либо поздно. Тогда остается только надеяться, что искажения учета не будут слишком серьезными. Ведь если занижение сумм обязательных платежей из-за ошибок в бухучете превысит 10%, то виновные лица могут быть наказаны по ст. 15.11 КоАП РФ. К слову, штраф по ней достигает 20 тысяч рублей, а срок дисквалификации — 2 лет.

К самой же компании в любом случае будут предъявлены налоговые санкции в виде штрафа в размере 20% недоимки, а также пени.

Что делать в форс-мажорных ситуациях

Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.

В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.

Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.

Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.

Важно!

Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.

В случае серьезных потерь для того, чтобы восстановить документацию и документооборот в бухгалтерском учете, может потребоваться помощь профессиональных консультантов .

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).

Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.

Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.

Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector