Составляем акт о списании материальных запасов — ф. 0504230

Обязательно ли нужно к акту о списании материальных запасов по форме 0504230 прикладывать отчет либо другой документ, или акт по списанию расходных материалов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок применения Акта (ф. 0504230) и случаи, в которых к данному документу требуется приложение дополнительных документов, подтверждающих расходование материальных запасов, госучреждению необходимо установить самостоятельно и закрепить положениями учетной политики.

Обоснование вывода:
В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. Перечень форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых организациями государственного сектора, и Методические указания по их применению утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее — Указания N 52н).
Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (далее — Акт (ф. 0504230)) применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов. Акт (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения. При этом форма акта предусматривает наличие в ней заключения комиссии о причинах выбытия материальных ценностей.
Положениями Указаний N 52н также предусмотрено, что в случае, если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к Акту (ф. 0504230).
В общем случае выдача определенных материальных запасов ответственным лицам осуществляется на основании норм расхода. Установленные в учреждении нормы расхода в целях списания соответствующих материальных ценностей указываются в графе 4 Акта (ф. 0504230). Однако использование норм расхода не всегда является достаточным основанием для списания материальных запасов с балансового учета прямым расходом при выдаче из мест хранения. В некоторых случаях списание с балансового учета может осуществляться на основании Актов (ф. 0504230) и иных документов только после документального подтверждения достижения целей, ради которых выдавались материальные запасы, и возврата их остатков на склад. К примеру, списание горюче-смазочных материалов оформляется Актом (ф. 0504230) с приложением Путевых листов, подтверждающих расход соответствующего топлива. Также дополнительные первичные учетные документы могут возникнуть и при списании материальных запасов сверх утвержденных в учреждении норм.
Действующие в настоящее время нормативные правовые акты, регулирующие порядок ведения бухгалтерского учета, не устанавливают четких границ между имуществом, подлежащим списанию прямым расходом при выдаче из мест хранения, и ценностями, которые могут списываться с баланса только после оформления дополнительных документов. Поэтому порядок применения Акта (ф. 0504230) и случаи, в которых к данному документу требуется приложение дополнительных документов, подтверждающих расходование материальных запасов, учреждению необходимо установить самостоятельно и закрепить положениями учетной политики. Так, если учетной политикой учреждения установлено, что при списании конкретных материалов Акт (ф. 0504230) составляется на основании дополнительных первичных учетных документов (например, путевые листы, меню-требования, отчеты, акты комиссии и т.д.), то приложение данных документов к Акту (ф. 0504230) является обязательным.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дурнова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

9 апреля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Форма 0504230. Акт о списании материальных запасов

Акт о списании материальных запасов – официальный первичный документ, который оформляется в случае выдачи со склада материальных запасов в какое-либо подразделение организации или для нужд предприятия в целом. Он является основанием для формирования бухгалтерских отчетных бумаг.

Что может послужить основанием

Основание для формирования акта всегда должно быть, т.к. каким-либо образом нужно аргументировать то, что материальные запасы списываются.

Если, например, это строительные материалы, которые идут на текущий ремонт, для подтверждения акта списания должен быть издан приказ от имени главного директора о проведении ремонтно-отделочных работ в каком-либо помещении.

Если акт выписывается после проведенной инвентаризации, то основанием для бумаги должны быть ее результаты, а точнее, документы, которые были получены в результате инвентаризации. Также основаниями могут служить:

  • требование-накладная;
  • лимитно-заборная карта;
  • накладная на отпуск на сторону;
  • ведомость о выдаче запасов и пр.
Читать еще:  Отозваны еще две банковские лицензии

Подготовка

Согласно закону (а конкретно — Приказу Минфина №73н от 15.12.2010 года) перед проведением процедуры списания руководителем учреждения должен быть утвержден состав комиссии по поступлению и выбытию активов. Последняя выбирает себе председателя и отвечает за проверку факта списания материальных активов и нюансы этого списания.

Помимо нее, при списании должно присутствовать материально ответственное лицо (например, кладовщик). Его ФИО указывается в самом начале акта.

Бухгалтерский учет

Когда документ поступает в бухгалтерию, посредством его могут осуществляться разные процедуры списания, а именно:

  • Списание в силу выбытия. Это предусмотрено пунктами с 124 по 126 приказа Минфина №119н от 28 декабря 2001 года.
  • Списание в производство. Пункт 98 того же приказа.
  • Списание в производство материально-производственных запасов, в отношении которых должен производиться особый учет. Пункт 107.

Составные части

Акт о списании материальных запасов имеет две страницы в бланке. Первая должна содержать подпись руководителя учреждения. Вторая – «автографы» всех членов созванной по поводу списания материалов комиссии. Таблица, которая начинается на первом листе и заканчивается на втором, может быть более продолжительной. Также на первой странице, в правом верхнем углу, отведено отдельное место под подпись директора с датой подписания. Прямо под ней находится миниатюрная таблица, в которой содержатся коды. В доступном для скачивания бланке документа на этой странице код формы по ОКУД сразу отмечен – 0504230. При заполнении остается только прописать дату списания материальных запасов, код по ОКПО и КПП.

Сколько бы ни было страниц в конкретном акте о списании материальных запасов, в нем обязательно должны содержаться шапка, основная табличная часть и заключение.

В верхней части акта всегда прописывается:

  • Номер документа и дата его принятия.
  • Название учреждения.
  • Его ИНН.
  • Наименование структурного подразделения (при его наличии).
  • Материально ответственное лицо (должность, ФИО).
  • Должность, фамилия и инициалы председателя и членов комиссии, в присутствии которых заполнялся документ.
  • Ссылка на номер и дату приказа (или распоряжения) о созыве комиссии руководителем учреждения.


После продолжительной вводной части идет таблица, которая должна содержать конкретную и достоверную информацию о:

  • Наименовании материала, который подлежит списанию (был израсходован) с его кодом.
  • Единицах измерения упомянутого материала.
  • Нормах расхода.
  • Сколько фактически израсходовано: количество, цена и сумма (только цифрами).
  • Причинах списания.


Два последних столбца посвящены бухгалтерским записям: дебету и кредиту. Они заполняются только после поступления акта в бухгалтерию.

Важно! Данные о разных материалах должны находиться в разных строках таблицы.

Отдельно прописываемый нюанс – общая сумма списания. Она выписывается в отдельно вынесенном фрагменте таблицы. Кроме того, прописывается сразу после нее цифрами и прописью. Она является основной при проведении дальнейших бухгалтерских операций.

В конце оставлено пять строчек для формулировки заключения комиссии. Председатель и члены комиссии ставят свои подписи в подтверждение того, что проверка на складе была произведена и выявила фактическое расходование указанных материалов в указанном количестве.

На бланке также находится отметка бухгалтерии о том, что акт был отражен в журнале операций за конкретную дату. О факте проведения акта должны свидетельствовать печать и подпись главного бухгалтера с расшифровкой.

Сколько экземпляров потребуется

Для удобства должно быть минимум три экземпляра бумаги. Первый поступает в бухгалтерию для переноса данных в последующие документы и ссылок. Второй поступает в распоряжение комиссии, производящей списание. Третий остается у материально ответственного лица для формирования отчетов.

Альтернатива

В 1999 году был принят Приказ Минфина №107н. Он утратил силу, однако форма акта о списании материальных запасов №230 прижилась в деловых кругах достаточно хорошо. Некоторые организации продолжают ей пользоваться для установления факта списания материальных запасов. Форма 230 может быть использована как альтернатива форме ф 0504230, но вторая является более прогрессивным способом ведения документооборота в учреждении.

Приложения

Если расходование материалов производилось на какие-либо нужды учреждения по прямому приказу (распоряжению) руководителя организации, то к акту должно быть приложение. Одно или несколько. Они являются основанием для списания. Без них акт о списании материальных запасов формы ф 0504230 не будет иметь юридической силы. Бухгалтер по нему не имеет права списывать материальные ценности с учета. Все нюансы заполнения указаны в Приказе Минфина №52н от 30 марта 2015 года.

Читать еще:  Порядок заполнения декларации по налогу на прибыль за 2016 год

You are here

Акт о списании материальных запасов. ф.0504230

Формой ОКУД под номером 0504230 предусмотрено ведение акта о списании материальных запасов. Акту присваивается порядковый номер и проставляется дата его выписки. Акт является результатом работы специальной комиссии, поэтому в шапке документа, кроме названия организации и ее подразделения, указывается состав комиссии и номер приказа о ее назначении.

По результатам комиссионной проверки устанавливается фактическое расходование материальных запасов, выданных со склада. Такие результаты отражаются в таблице с указанием следующих данных:

  • наименование и код материала;
  • единицы измерения;
  • установленные нормы расхода;
  • фактический расход, как в количественном, так и в стоимостном выражении;
  • причины списания (данная графа обозначается также как направление расходования);
  • дебет и кредит для бухгалтерской записи.

В нижней части формы указывается общая сумма списанных материалов, цифрами и прописью. Затем свое заключение пишет комиссия и подписывает данный акт. Для этого повторно указываются члены комиссии во главе с председателем, фамилии должны быть перечислены в алфавитном порядке. Примером заключения может быть отметка об использовании материальных запасов по назначению и о том, что они подлежат списанию.

Форма предусматривает также наличие бухгалтерской отметки об отражении корреспондирующих счетов (две последние графы основной таблицы акта) в соответствующем журнале операций (необходимо обозначить дату такого журнала). Отметку подписывает главный бухгалтер, ставит печать и дату визирования.

Инструкция: оформляем акт о списании материальных запасов

Что относят к материальным запасам

Матзапасы — это отдельная категория имущественных ценностей учреждения. К ним относят четыре группы имущества:

  1. Готовая продукция.
  2. Товары для продажи.
  3. Объекты, используемые для ведения хозяйственной деятельности организации, срок использования которых не превышает 12 месяцев.
  4. Особые категории имущества, поименованные в п. 99 Инструкции 157н, относимые в состав МЗ, независимо от срока использования и стоимости актива.

В состав матзапасов входят сырье, материалы, ГСМ, продукты питания, спецодежда, средства индивидуальной защиты, постельное белье и принадлежности, прочее.

Причины выбытия материальных запасов

Инструкцией по бухучету предусмотрено несколько причин на списание матзапасов:

  • в производство, то есть сырье и материалы используются в производственном цикле;
  • для хозяйственных нужд организации, например, на общехозяйственные управленческие цели;
  • в силу их выбытия, например, продажи, безвозмездной передачи;
  • в силу физического износа, порчи, естественной убыли;
  • в связи с хищением;
  • истечение срока годности, например, у медикаментов или продуктов питания;
  • по недостачам, выявленным при инвентаризации запасов, и прочее.

Отразить операцию по выбытию матзапасов придется особым документом — актом. Но прежде чем начать заполнение акта списания материальных запасов, требуется оформить первичку. То есть документ-основание. Например, это требование-накладная на отпуск материалов, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск МЗ на сторону, ведомость о выдаче сырья и прочая документация.

Бланк акта на списание МЗ

Форма акта о списании материальных запасов может быть разработана в организации самостоятельно. Используемый бланк следует закрепить в учетной политике. Необходимо учитывать специфику деятельности при разработке структуры документа.

Допускается использовать унифицированный бланк, например акт о списании материальных запасов — ф. 0504230, утвержденный Приказом Минфина РФ № 52н. Его структура подходит для отражения всех категорий операций по выбытию материалов.

Оформление и хранение

Для оформления операции по выбытию подготовьте сразу два экземпляра акта на списание. Первый передается в бухгалтерский отдел для внесения соответствующих записей в бухучет. А второй остается у материально ответственного работника. Например, у заведующего складом.

Для составления и подписания акта в учреждении должна быть создана специальная комиссия. Состав и полномочия комиссии, а также ее председатель, определяются отдельным распоряжением руководителя компании. Утвердить акт вправе только руководитель организации либо иное уполномоченное лицо. Например заместитель по доверенности.

Храните акты на списание МЗ не менее 5 лет после завершения отчетного периода (года). Такие рекомендации закреплены в ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Читать еще:  Кто подписывает приказ об увольнении директора ооо?

Порядок заполнения

Заполняйте формуляр в соответствии с рекомендациями Приказа Минфина РФ № 52н, а также пояснениями, содержащимися в самой форме 0504230:

  1. В поле «МОЛ» укажите Ф.И.О. и должность матответственного работника, в обязанности которого входит хранение бланков.
  2. Поля «Комиссия в составе» заполняются на основании распоряжения руководства об утверждении состава комиссии. Поочередно впишите должности и Ф.И.О. работников, которые назначены в комиссию по выбытию матзапасов.
  3. Отдельно обозначьте номер и дату приказа, которым был утвержден состав специальной комиссии.
  4. Табличную часть заполните с учетом следующих рекомендаций:
    • наименование МЗ — укажите наименование объекта в соответствии с учетными данными (номенклатурой, карточкой учета);
    • код — заполняйте, если в учреждении предусмотрена установленная номенклатура МЗ;
    • графа № 3 — впишите единицу измерения, соответствующую конкретной позиции списываемого объекта, например штуки, килограммы и прочее;
    • графа № 4 — зафиксируйте нормы расходы по объекту МЗ, если таковые предусмотрены;
    • поле «Фактически израсходовано» — детализируем количество, цену и сумму выбывающих материалов;
    • графа № 8 — вписываем причину или направление выбытия матзапасов.
  5. В поле «Заключение комиссии» необходимо вписать конкретное назначение МЗ либо зафиксировать цель списания активов. Пример заполнения акта списания материальных запасов: «Материальные запасы использованы по назначению и списаны на нужды госучреждения», «Матзапасы использованы для ремонта компьютерной техники и подлежат выбытию», «Материальные запасы не подлежат восстановлению. Отразить их выбытие в учете».

Документы по выбытию МЗ могут быть оформлены в электронном виде, что требует применения цифровой подписи. Отметка бухгалтерии на электронной документации не проставляется. В бухучете отражаются соответствующие записи отдельными бухсправками.

Готовый образец акта о списании материальных запасов выглядит так:

Заполнение акта о списании материальных запасов (ф. 0504230)

Статьи по теме

Рассмотрим, как правильно заполнить акт о списании материальных запасов по форме ОКУД 0504230. В статье вы сможете скачать пустой бланк и заполненный образец.

Форма ОКУД 0504230, акт о списании материальных запасов утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 года, № 52н (далее – Приказ 52н). Согласно этому приказу данную форму должны использовать все государственные унитарные предприятия при ведении бухгалтерского учета. Это должно быть внесено в их учетную политику.

Кто заполняет форму 0504230

Форма 0504230 заполняется бухгалтерией организации в следующих случаях:

  • Выбытие материалов по различным причинам (утрата, невозможность дальнейшего использования и т.д.).
  • Списание материалов в производство.
  • Списание материалов, находящихся на особом учете.

Для списания материальных запасов составляется комиссия, которая должна быть утверждена приказом руководителя учреждения. Если списание производится на основании первичной документации, то ее нужно приложить к акту.

Срок сдачи

Акт о списании материальных запасов составляется в следующие сроки:

  • В конце каждого месяца на основании документов о перемещении запасов.
  • По мере необходимости, например по результатам проведенной инвентаризации.

Сроки, когда производится списание материалов, могут регулироваться внутренними управленческими документами организации, например, учетной политикой.

Порядок заполнения акта о списании материальных запасов

Заполнение формы 0504230 производится согласно Методическим рекомендациям, утвержденным Приказом 52н. Согласно этому документу все унифицированные формы имеют три раздела.

Заголовочный раздел содержит следующие реквизиты:

  • Название документа и его цифровой код по принятой классификации.
  • Наименование и ОКПО организации, составившей документ. Здесь должна быть отражена полная подведомственность организации.
  • Дата составления документа.
  • Наименование единиц измерения, в которых в документ вносится информация.
  • Гриф утверждения акта руководителем предприятия.

Содержательная часть документа несет в себе следующую информацию:

  • Состав комиссии, производящей списание материалов и реквизиты документа, наделяющего ее полномочиями.
  • Табличную часть, в которой отражается: какие материалы списываются (графа 1), сколько, стоимость за одну единицу и общая сумма по каждой позиции (графы 2-7). Указывается причина выбытия (графа 8). Проставляются бухгалтерские проводки (графы 9-10).
  • В конце таблицы указывается прописью общая сумма списания и дается заключение комиссии и возможности списания указанных материалов.

Оформляющая часть содержит подписи всех членов комиссии. Также здесь ставится отметка бухгалтерии о том, что акт обработан и подпись главного бухгалтера.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector