Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Как оформить подотчет. Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.

Новые правила подотчета:

  • получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
  • для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
  • выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги (бухгалтер ).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил свои деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.

Новые образцы для подотчета

Выдача денег в подотчет из кассы — 2017 год принес ряд изменений в данной сфере хозяйственной деятельности организаций. Цель нашей статьи — напомнить о порядке ведения операций, связанных с подотчетом, и рассказать о нововведениях.

Деньги подотчетному лицу: что нового в 2016-2017 годах

В июле 2016 года вступили в силу изменения в КоАП (закон от 03.07.2016 № 316-ФЗ). Косвенно эти изменения касаются и операций с подотчетными средствами. В частности, изменен подход контролирующих органов при выявлении нарушений у ИП и субъектов малого предпринимательства (СМП) впервые. Теперь контролирующие органы не должны спешить с наложением штрафа на виновника, если нарушение выявлено в первый раз и не несет серьезной угрозы жизни и здоровью населения, сохранности экологии, культурного наследия, природы, не может привести к возникновению ЧП и не угрожает безопасности государства.

Согласно закону № 316-ФЗ и ст. 4.1.1. КоАП, если проверяющие впервые выявят нарушение в ведении кассовых операций (а они непосредственно связаны с подотчетом), то штраф может быть заменен на предупреждение. Но это не освобождает виновника от устранения нарушения.

В 2017 году в расчеты с подотчетниками были внесены 2 ключевых изменения:

  • Отменено обязательное заявление от подотчетного лица на выдачу денежных средств. Выдача денег может осуществляться на основании распорядительного документа директора предприятия или ИП.

Нужно ли приказ на выдачу подотчета составлять на каждого работника отдельно, см. .

  • Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03. 2014 № 3210-У).

Изменения внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.

Выданы деньги в подотчет: проводка и основные правила

Правило 1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.

Правило 2. Выдача денег подотчетному лицу оформляется на основании приказа или иного распорядительного документа руководства фирмы либо письменного заявления работника. В заявлении должна быть указана сумма к выдаче и срок, на который выдаются деньги. Кроме этого, необходимо описать цель, на которую необходимы подотчетные средства, чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью предприятия (п. 6.3 указания № 3210-У). При этом если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетников, суммы, целей и срока выдачи. Приказ должен быть подписан руководителем и содержать дату и регномер (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 заявление на выдачу денег под отчет не является обязательной процедурой. Достаточно приказа руководителя.

Правило 3. Срок выдачи подотчетных средств устанавливается локальным актом предприятия. Но срок возврата средств — это установленная законом норма, он составляет 3 дня (абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У). По истечении срока, на который выдавались средства, в течение 3 дней подотчетник обязан отчитаться и/или вернуть остаток денег предприятию.

Правило 4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

О переводе подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника и их возврате читайте .

Правило 5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Однако если подотчетное лицо будет рассчитываться наличными по договорам от имени своего предприятия, то лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать.

Читать еще:  Учет полуфабрикатов собственного производства - проводки

Правило 6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

О том, какую максимальную сумму можно выдать в подотчет, как и когда это сделать, можно узнать из статьи .

Правило 7. С 2014 года предприятия и индивидуальные предприниматели могут выдавать денежные средства в подотчет работникам, под которыми понимаются не только сотрудники, работающие на основе постоянного трудового договора, но и те, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

Выдано из кассы в подотчет — как данная хозоперация отразится на счетах бухучета? Проводка будет иметь следующий вид: Дт 71 Кт 50. Напомним, что аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц. Это позволяет быстро проверить, имеется ли у подотчетного лица незакрытая задолженность по выданным средствам.

На какие хозяйственные расходы выдаются средства в подотчет

В Плане счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) в разделе, описывающем счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сказано, что по данному счету отражаются операции по расчетам с работниками предприятия по суммам, выданным на административно-хозяйственные и прочие расходы в подотчет.

Что именно включают в себя административно-хозяйственные расходы, изложено в письме Госстроя РФ «О Порядке определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях рыночных отношений» от 29.12.1993 № 12-349. Несмотря на то что письмо имеет отношение к ценообразованию в строительстве, в нем довольно полно раскрыт смысл понятия «административно-хозяйственные расходы».

На практике деньги в подотчет чаще всего выдаются на следующие нужды:

  • почтовые расходы и затраты на связь;
  • ТМЦ для аппарата управления, включая канцтовары;
  • представительские нужды;
  • командировочные расходы и пр.

Выше мы привели следующее правило: в заявлении о выдаче денег в подотчет или соответствующем приказе руководителя необходимо указать нужды, на которые выдаются деньги. И хотя формально это напрямую законом не установлено, в п. 6.3. указания № 3210-У отмечается, что деньги выдаются «на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя». Поэтому в заявлении или приказе о выдаче денег на подотчет лучше указать конкретную цель получения средств.

Если из кассы выданы деньги подотчетному лицу на хознужды, проводки могут иметь следующий вид:

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Максимальный срок выдачи денег под отчет— установлен ли он в 2018 году? От ответа на этот вопрос напрямую зависит порядок выдачи и возврата отчетных средств. Разберемся, что по данному поводу говорят нормативные документы и контролирующие органы, в нашей статье.

Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?

Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.

При этом данный порядок однозначно устанавливает единственный срок — тот, в течение которого подотчетный сотрудник обязан отчитаться за полученные от работодателя средства. Он равен 3 дням, отсчитываемым от последнего дня периода, на который была выдана подотчетная наличность.

ВАЖНО! Правило о 3-дневном сроке необходимо соблюдать абсолютно всем работникам фирмы, и руководитель не исключение (даже если он владелец фирмы).

Отдельно следует упомянуть о случаях направления сотрудников в командировку. При этом 3 дня отсчитываются от даты возвращения командированного (п. 26 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Данный срок увеличить нельзя.

Оформить авансовый отчет вам поможет наша публикация «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

Больше никаких сроков ни указание № 3210-У, ни иные нормативные источники не устанавливают. Означает ли это, что деньги, выдаваемые под отчет, можно возвращать когда угодно?

Устанавливать ли срок выдачи денег под отчет?

Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу. Штраф за это нарушение составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юрлиц (п. 1 ст. 15 КоАП РФ).

При этом абсолютно обоснованными такие претензии признать нельзя, поскольку напрямую такое нарушение, как несвоевременный возврат подотчетных средств, в ст. 15 КоАП РФ не предусмотрено. Однако такой риск существует, и о нем необходимо помнить.

Подробнее о возможных наказаниях за нарушения при работе с наличностью читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

В свою очередь, если срок возврата подотчетной наличности не будет нигде зафиксирован, то и у контролеров не может быть никаких претензий по ее несвоевременному возврату. Правда, и в этом случае проблемы с налоговой не исключены. Так, в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 налоговики выразили мнение о том, что при неуказании срока выдачи наличных под отчет такой срок считается равным 1 дню. Однако никакими правовыми актами свою позицию они не аргументируют.

В связи с вышеизложенным принимать решение на уровне локальных внутрикорпоративных актов об установлении (или неустановлении) сроков выдачи под отчет стоит на основе оценки собственной хозяйственной ситуации и возможных рисков.

Обязательно ли оформлять заявление для получения подотчетных сумм, узнайте по ссылке.

Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств?

Обычно приказ составляется не отдельно для установления сроков, а для описания всей процедуры выдачи подотчетных сумм. В таком приказе стоит указать:

ВАЖНО! Максимальный размер подотчетных сумм к выдаче также законодательно не установлен. Его, как и срок выдачи денег под отчет, хозсубъекты определяют самостоятельно.

  • сроки, на которые средства выдаются подотчетникам;
  • перечень сотрудников, правомочных получать подотчетные деньги;
  • описание процедуры представления авансовых отчетов.

В каком еще документе можно отразить нюансы расчетов с подотчетными лицами, узнайте из публикации «Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец».

Следует иметь в виду, что предельные сроки, на которые будут выдаваться средства подотчетникам, могут быть как одинаковыми для всех сотрудников компании, так и установлены для каждого из них индивидуально.

Примерный образец приказа о подотчетных лицах вы можете скачать по этой ссылке:

ВАЖНО! Все организационные моменты, касающиеся процедуры выдачи и возврата подотчетных средств, должны закрепляться только в приказах, но не в учетной политике. Иначе изменить эту процедуру в случае необходимости будет проблематично (п. 6 ст. 8 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки?

Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.

ВАЖНО! Обратите внимание на письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, в котором ведомство сообщает, что до момента утверждения руководством авансового отчета невозможно однозначно определить, возникнет ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход и какова будет сумма этого дохода.

Можно ли в 2018 году выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи «Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Ни минимальные, ни максимальные сроки выдачи денег подотчетникам законодательно не установлены. Хозсубъекты вправе определить их самостоятельно. Зафиксировать данные сроки можно в локальных актах предприятия. При этом закон не обязывает предприятие составлять такие распорядительные документы.

Читать еще:  В реестр касс включены новые модели

О законодательной базе, касающейся сферы расчетов с подотчетниками, см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Порядок предоставления наличных денежных средств для «подотчета» установлен пунктом 6.3 указаний Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» № 3210-У от 11.03.2014 (с изм. И дополнениями).

Подотчет —сумма денежных средств, выданная работнику организации:

-на оплату командировочных расходов (проживание, проезд, питание и т.д.);

-на оплату представительских расходов;

-на приобретение хозяйственных товаров;

-на оплату горюче-смазочных материалов;

-на приобретение канцелярских товаров и т.д.

Важно. Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2019 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Согласно данного порядка:

ВАЖНО. Трех дневной срок установлен для всех работников компании, в том числе и для руководства, а также и для владельца компании.

Получателями денежных подотчетных денежных средств будут следующие лица:

-сотрудник компании, с которым наниматель заключил трудовой договор, в соответствии с нормами трудового законодательства;

-физические лица, с которыми наниматель заключил договор-ГПХ, согласно письму Центробанка РФ от 2014г. №29-Р-Р-6/7859.

Порядок предоставления «подотчета»

Для получения наличных денежных средств в форме «подотчета» необходимо:

1.Оформление соответствующего приказа. В расчетный отдел поступает приказ на предоставление наличных денежных средств (подотчет) сотруднику компании, подписанный руководством, который составляется в произвольной форме.

2.Провести сверку взаиморасчетов. Подотчетным лицам, может быть выдан новый «подотчет» с имеющейся задолженностью по предыдущему подотчету.

Правильность составления приказа на выдачу «наличности подотчета»

Форма приказа в каждом субъекта разрабатывается самостоятельно, специализированная форма отсутствует

Приказ содержит информацию о получателе подотчетных денежных средств, предельную сумму выдаваемых денежных средств «подотчета», цели выдачи подотчета, а также сроки на которые выдана сумма подотчета.

Подотчетные лица обязаны не только выданные средства потратить на соответствующие цели, но и своевременно представить в отдел бухгалтерии письменный отчет о расходовании подотчетных средств с подтверждающими документами (кассовые, товарные чеки и т.д.). В случае, если выданная сумма подотчета была использована в неполном объеме, то подотчетное лицо обязано произвести возврат этих неиспользованных средств.

• в шапке — наименование компании;

• дату (даты) составления/утверждения документа;

• список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;

• информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);

• Ф. И. О. и подпись руководителя;

• Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Сроки«подотчета»

В приказе о «подотчете» должен быть предусмотрен предельный период –срок, на который выдаются денежные средства в виде «подотчета». Согласно указаниям Центробанка РФ (№ 3210-У) в п. 6.3 срок, выдачи денежных средств не регламентирован, поэтому данный срок указывается в локальном документе – приказе.

В п.6.3 указания прописано, о том, что не позднее трех-дневного срока после завершения срока выдачи денежных средств «подотчета» подотчетное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией о расходовании денежных средств.

Кроме всего, в этом же пункте прописано, что подотчетным лицам, может быть выдан новый «подотчет» с имеющейся задолженностью по предыдущему подотчету.

Порядок сдачи отчета:

1.В трехдневной срок работник в расчетный отдел(бухгалтерию) предоставляет письменный отчет о расходовании подотчетных средств с подтверждающими документами (кассовые, товарные чеки и т.д.);

2.В случае, если выданная сумма подотчета была использована в неполном объеме, то подотчетное лицо обязано произвести возврат этих неиспользованных средств, при этом расчетчик выписывает приходно-кассовый ордер и тем самым оформляет приход денежных средств в кассу компании;

3.Ответственное лицо бухгалтерии – это может быть бухгалтер расчетной группы, либо кассир производят проверку представленного письменного отчета подотчетным лицом на предмет достоверности представленных документов и правильности заполненного отчета;

4.Сроки для проведения проверки назначаются компанией самостоятельно, внутренними локальными документами.

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Подотчетные денежные средства могут выданы подотчётному лицу либо наличными денежными средствами, либо могут быть перечислены на карту работника, либо на корпоративную карту компании.

Действия с подотчетными лицами должны быть прописаны в учетной политике организации. В форме отчета-бланка также должно быть прописано, что денежные средства (подотчет) выдается в безналичной форме.

Важно.

Потраченные работником собственные денежные средства для хозяйственных нужд компании не являются подотчетом!

В случае, если сотрудник на нужды организации привлек свои денежные средства, то в этой ситуации работник составляет заявление с отчетом о потраченных своих денежных средствах, и заявление о возмещении этих израсходованных денежных средств работнику. Руководством данное заявление принимается, рассматривается и визируется. После принятого решения издается соответствующий приказ о возмещении денежных средств сотруднику. Ответственное лицо бухгалтерии производят проверку представленных первичных документов на предмет достоверности и правомерности затраченных личных денег сотрудником. Первичные документы работнику желательно оформить от лица компании, дабы избежать доначисления по НДФЛ.

Необходимо помнить, что установления конкретного срока по выдачи денежных средств (подотчета), хозяйствующий субъект его должен соблюдать. В случае несоблюдения сроков, со стороны налоговых органов, может быть вынесено, решение о нарушении норм административного кодекса (п. 1 ст. 15 КоАП РФ), но не факт, за неоприходование денег в кассу компании. Размер штрафных санкций составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юр.лиц.

Читайте также:

В заключении

Таким образом, законодательством не установлен срок выдачи денежных средств подотчетным лицам, который может варьироваться от нескольких дней до несколько лет. Длительный срок должен быть обоснован, например, производственной необходимостью, в противном случае фискально-контролирующие органы могут произвести переквалификацию данных средств, как заем, либо как материальная выгода и соответственно исчислить с данной суммы налог.

Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются

В процессе хозяйственной деятельности руководство организации постоянно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств своему сотруднику, например, на командировку, на представительские расходы, на покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, на приобретение ГСМ и тд. В таком случае сотруднику выдаются деньги под отчет. Отчитаться по выданным денежным средствам нужно, оформив авансовый отчет.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса (форма). Документ используется при ведении кассовых операций.

Какой закон регулирует кассовые операции

Порядок ведения кассовых операций изменялся неоднократно. На момент написания материала действует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Указание утвердило новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства. Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств. Документ зарегистрирован в Минюсте России 23.05.2014 (№ 32404) и опубликован в «Вестнике Банка России» № 46 (1524) от 28.05.2014. Указание № 3210-У вступило в силу с 01.06.2014, за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые будут действовать с 1 января 2015 года. Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утратило силу Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Читать еще:  Задолженность ип можно списать только после признания его банкротом

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

  1. Наличные деньги выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности;
  2. Сотрудник в свободной форме пишет заявление;
  3. На заявлении руководитель указывает выдаваемую сумму, срок выдачи денег, ставит дату и подпись;
  4. Бухгалтер выписывает расходно-кассовый ордер, выдает деньги;
  5. Не позднее 3 рабочих дней по истечении срока выдачи денег или возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет.

На какой срок можно выдать подотчетную сумму

Срок выдачи денежных средств в подотчет не ограничивается. Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных — 3 дня. Это ваше право. С другой стороны, лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Новые суммы не выдаются, пока работник не отчитался по предыдущим.

Сколько денежных средств можно выдать под отчет

Максимальная сумма подотчетных денег не ограничена законом. Также в законодательстве не установлен максимальный срок, на который выдаются подотчетные средства. Но нужно понимать, что согласно Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Поэтому, если выдаются денежные средства для расчета по контракту, то логично не превысить лимит 100 тыс. рублей.

Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника

Можно. Минфин России рекомендует использовать такой способ расчетов с подотчетными лицами (письмо Минфина от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728). Перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей. Но чтобы налоговики не расценили перечисленные на карту работника суммы как зарплату при перечислении средств указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды».

Как правильно отчитаться по подотчетной сумме

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Как быть, если сотрудник не отчитался по командировке, а нужно выдать деньги на новую командировку

Обычно оформляют приходный кассовый ордер на возврат неизрасходованных денег с прошлого подотчета и расходный кассовый ордер на новую – большую сумму подотчета. Делается это одним днем и сверхлимитных остатков по кассе не образуется. Кассовая дисциплина не нарушена.

Какая ответственность за выдачу подотчетной суммы сотруднику, который имеет задолженность

Налоговые инспекторы используют два варианта.

1 вариант. Существует практика признания полученной и невозвращенной подотчетной сумму доходом. Налоговые инспекторы начисляют НДФЛ и страховые взносы. Есть судебные решения, поддерживающие налоговиков: постановления ФАС СЗО от 04.06.2007г. №Ф04-3478/2007(34785-А46-43), ФАС ЗСО от 14.11.2005г. №Ф04-8038/2005(16759-А27-25).

Более свежая судебная практика говорит, что выданные деньги были и остаются подотчетными, право собственности на них не перешло. Денежные средства не становятся доходом сотрудника, пока существует возможность их возврата в кассу в добровольном порядке (постановления ФАС ВВО от 12.11.2008г. №А43-3598/2008-6-65, ФАС СЗО от 07.11.2008г. №А66-4549/2007, ФАС УО от 20.02.2008г. №Ф09-516/08-С2, ФАС СКО от 11.12.2006г. №Ф08-5708/2006-2386А).

2 вариант. Чаще всего налоговые инспекторы оформляют нарушение порядка ведения кассовых операций. Предусмотрена ответственность по ст.15.1 КоАП в размере 4000-5000 руб. на должностных лиц, 40000-50000 руб. на юридических лиц.

Фирммейкер Бухгалтерские услуги для ООО, декабрь 2014
Анна Лукша
При использовании материала ссылка обязательна

Максимальная сумма в подотчет в 2019 году

Какую максимальную сумму можно взять подотчет

О лимитах в отношении размера средств, которые можно выдать подотчетным лицам, прямо нигде не упоминается. Но, хотя формальных ограничений нет, необходимо понимать некоторые нюансы.

Подотчетные средства и расчеты с контрагентами: в чем разница

У всех на слуху размер ограничений по наличным расчетам в 100 тысяч рублей. Откуда же взялась эта цифра?

Лимит в 100 тысяч рублей в рамках одного договора установлен п. 6 Указания Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У для расчетов между юрлицами и между юрлицами и ИП. В этом же пункте идет речь о том, что данное ограничение не распространяется на выдачу денег подотчетным лицам. Получается, что максимальная сумма подотчет с этой цифрой никак не связана.

А если нам нужно выдать сотруднику средства для расчета с поставщиком? Должны ли мы выдать сотруднику на эти цели не более 100 тысяч рублей? В этом случае, даже если долг перед поставщиком выше 100 тысяч, сотрудник может передать контрагенту от имени компании в рамках одного договора не более 100 тысяч рублей наличными, предварительно получив их из кассы (единовременно или частями). Если аванс выдавался исключительно на эти цели, то выдача аванса в большем размере будет выглядеть как минимум странно.

Конечно, если работнику компании надо рассчитаться наличными сразу с несколькими поставщиками или по нескольким договорам с одним поставщиком, он может взять в подотчет и больше 100 тысяч рублей.

Не забудьте, что выдача денег сопровождается оформлением приказа (скачать образец можно в конце статьи).

Подозрительные операции с подотчетниками

Как видим, каких-то явных ограничений по максимальной сумме в подотчет в 2019 году не установлено. Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере.

Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами:

  1. «Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т. д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк.
  2. Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа. Если налоговики докажут, что фактически это был беспроцентный заем, компании могут доначислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной работником.
  3. Выдача сумм, значительно превышающих средний размер расходов компании за соответствующий период.
  4. Выданный аванс сильно завышен, по сравнению с расходами, на которые он выдавался, или потрачен не на те цели, для которых был получен.

Несмотря на то, что максимальная сумма подотчет (2019) нормативными документами не регулируется, рекомендуем не злоупотреблять отсутствием такого требования. Выдача денег исключительно в целях хозяйственной деятельности компании, соответствие целей конкретного аванса и фактических расходов, разумные размеры выдаваемых средств помогут вашей фирме избежать лишних вопросов при налоговых проверках.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector