Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?

Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?

Срок хранения путевых листов установлен несколькими нормативно-правовыми актами. О том, сколько должен храниться путевой лист в организации и какие нюансы хранения этого документа существуют, читайте в нашей статье.

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ без оформления путевого листа запрещается использовать транспортное средство.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, к которым относят:

  • наименование и номер путевого листа;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
  • сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
  • сведения о водителе.

О последних требованиях к обязательным реквизитам путевых листов узнайте из материалов:

У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка.

Срок хранения путевого листа

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен следующими документами:

  • приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152;
  • приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен. И если с первым приказом все предельно ясно и просто, то с приказом Министерства культуры дела обстоят иначе.

Во-первых, в нем оговаривается, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Во-вторых, в приказе Министерства культуры оговаривается, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

О сроках хранения иных документов, приведенных в приказе № 558, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

В связи с тем, что путевой лист относится к первичным документам, срок его хранения также регламентируют:

  • Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
  • закон «№ 402-ФЗ, а именно ст. 29.

В Налоговом кодексе говорится о сроке хранения не менее 4 лет, а по закону о бухучете, так же как и по приказу Минтранса РФ, срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет.

Какой срок хранения установлен для счета-фактуры, см. в материале «Какой срок хранения счетов-фактур».

Минимальный срок хранения путевого листа в организации составляет 5 лет, однако не стоит забывать, что существуют некоторые ситуации, когда срок хранения путевого листа существенно продлевается.

О том, сколько необходимо хранить кассовые документы, см. в материале «Какой срок хранения кассовых документов».

Срок хранения путевых листов

Статьи по теме

Путевые листы являются особо важным локальным документом, позволяющим штатным водителям предприятия получать в свое пользование определенное количество бюджетного топлива и транспортное средство предприятия для осуществления трудовых обязанностей. В ниже представленной статье будут рассмотрены нюансы, касающиеся составления и методики хранения путевых листов, установленные Законодательством РФ.

Читать еще:  Этот отчет до 5 февраля должны сдать микропредприятия

Из представленной статьи вы узнаете:

  • какие существуют нюансы хранения путевых листов;
  • какие предусмотрены законодательством сроки хранения путевых листов;
  • нужно ли хранить испорченные путевые листы;
  • какие путевые листы имеют право храниться на предприятии.

Нюансы хранения путевых листов

Для путевых листов рекомендуется использовать отдельный регистрационный журнал, а для хранения — создать отдельный каталог. В зависимости от того, насколько предприятие крупное и какие услуги предоставляет, будет зависеть важность данного документа. Если организация напрямую осуществляет транспортные услуги и предоставляет своим водителям исключительно рабочие автомобили, то путевые листы из простых локальных бумажек превращаются чуть ли не в основной трудовой документ, по которому можно провести учет затраченных бюджетных ресурсов.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Согласно законодательным актам, путевые листы могут располагаться вместе с другими товарно-транспортными документами или содержаться в отдельном виде, но до них должен быть легкий доступ ответственного лица, если подразумевается скорая проверка или требуется провести переучет использованных бюджетных средств.

Сроки хранения путевых листов

В наши дни сроки хранения путевых листов указаны в двух нормативно-правовых государственных актах: приказ Министерства культуры РФ № 558 и приказ Минтранса РФ № 152. В данных документах указано, что путевые листы на предприятиях должны храниться в течение 5 лет с момента составления и использования, но, по личному предпочтению руководителя, данный срок может быть увеличен.

Правда, вопросов не возникает, если руководствоваться исключительно приказом Минтранса. Постановление же Министерства культуры указывает, что путевые листы необходимо хранить в течение 5 лет при условии, что за этот период на предприятии пройдет ревизионная проверка. Если же государственными органами проверка не осуществлялась, то даже по истечению 5-летнего срока данные документы отправлять на утилизацию нельзя.

Нужно ли хранить испорченные путевые листы?

Нередко случаются ситуации, когда водитель или любой другой сотрудник предприятия может умышленно или случайно повредить путевой лист во время осуществления трудовых обязанностей. Но такие документы ни в коем случае нельзя выбрасывать, аннулированные или пришедшие в негодность листы учета использованных ресурсов и транспорта должны храниться в отдельной папке до того момента, пока государственными органами не будет проведена соответствующая проверка.

Досрочное уничтожение испорченных путевых листов может проходить исключительно по письменному разрешению непосредственного директора предприятия, который соглашается взять на себя возможную ответственность за утилизацию пришедшей в негодность документации. Сама утилизация проводиться после составления акта на списание, подписанного членами проверяющей комиссии.

Какие путевые листы имеют право храниться на предприятии?

В современном мире существует огромное количество компаний, так или иначе, нуждающихся в собственном или наемном транспорте. Для таких учреждений предусмотрена определенная классификация путевых листов, которые допускается использовать и хранить в архиве после использования в работе:

  • путевые листы для специальных автомобилей (учитываются все доступные транспортные средства, присутствующие в автопарке организации);
  • путевые листы легкового такси (указывается количество собственных автомобилей, задействованных в работе наемными таксистами);
  • путевые листы автобусов (транспорта для гражданских и транспортных перевозок);
  • путевые листки автобусов необщего пользования (автобусы для личного пользования);
  • путевые листы для грузовых машин (сдельные и не сдельные).

Использование и хранение путевых листов подразумевается для предприятий любой формы собственности, если у таковой имеется собственное транспортное средство.

Допускается ли использование и хранение путевых листов, составленных по индивидуальной форме?

В принципе, Законодательством не запрещается составлять бланки учета и контроля за использованием частного имущества организации в произвольной форме. Но порядки хранения и учета таких документов ничем не будут отличаться от правил, касающихся прочих видов документации. Путевые документы должны содержать полное название организации, инициалы ответственного лица-водителя, поле для проставления даты и подписи сотрудника.

Читать еще:  Фнс просит не беспокоиться из-за сбоя с приемом декларации по ндс за 2-й квартал

Существуют так же унифицированные виды путевых листков, которыми, чаще всего, пользуются транспортные организации, имеющие в своем распоряжении большой автомобильный парк.

Срок хранения путевых листов в организации

Статьи по теме

Поскольку путевой лист относится к первичной бухгалтерской документации, он подлежит хранению. При этом срок хранения определен сразу в нескольких законодательных актах. На какой из них опираться, разберем далее.

Сколько хранить путевые листы в организации

Путевой лист – это бланк строгой отчетности, в котором отображается основная информация о транспортном средстве и водителе, сроке его действия, собственнике транспортного средства.

Если на балансе компании числится ТС, находящееся в эксплуатации, то заполнение путевки является обязательным. Каждому документу присваивается порядковый номер, он регистрируется в журнале учета.

Проведенные бухгалтерией путевки подлежат хранению. Часто возникает вопрос: “Сколько хранятся путевые листы в организации?”. Ответ находим сразу в нескольких законодательных актах:

  • Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов”;
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 “Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
  • Налоговый кодекс Российской Федерации;
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Приказ Минтранса № 152 определяет период не менее 5 лет. Исходя из приведенной формулировки, компания может уничтожить документацию старше этого срока, если ее внутренними актами не установлен более продолжительный период хранения.

Административная ответственность за нарушение режима труда и отдыха водителей

Положения Приказа Минкультуры № 558 не столь однозначны. С одной стороны также установлен временной промежуток в 5 лет. Но это при условии, если на предприятии за это время будет проведена проверка или ревизия. Если таковой не было, то и уничтожить документы нельзя. Однако если путевой лист является единственным документом, подтверждающим тяжелые, вредные или опасные условия труда, хранить его придется гораздо дольше – 75 лет.

Подпункт 5 п. 3 ст. 24 НК РФ обязывает хранить путевые листы организации не менее 4 лет, поскольку данный документ используется при исчислении налогов. Статья 29 № 402-ФЗ определяет этот период равным 5 годам. Причем отсчет времени начинается после окончания отчетного периода.

Исходя из приведенного выше, хранить путевки компания обязана не менее 5 лет. Если речь идет об опасном, вредном производстве или работе в тяжелых условиях труда, то период существенно увеличивается – до 75 лет.

Срок хранения путевого листа в архивах предприятия

У путевого листа, как и любого другого документа, есть определенный срок годности. Нюансы и правила хранения путевок устанавливаются на уровне законодательства. Для этого разработано несколько нормативно-правовых актов.

ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:

Что такое путевой лист

Срок хранения

Кратко о сроках

Что такое путевой лист

Это форма первичной документации, подтверждающая право водителя управлять назначенным транспортным средством на протяжении установленного промежутка времени и выезжать на нем с территории предприятия. Путевка используется для учета и контроля работы автомобиля и водителя.

Форма документа официально разработана Госкомстатом России, но начиная с 2013 года, предприятие имеет право самостоятельно разработать свою путевку, отразив обязательные и требуемые реквизиты, которые требует Минтранс РФ.

Если предприятие не осуществляет пассажирские и грузовые перевозки, оно имеет право оформлять документ на срок не меньше одного дня и не более 30 календарных дней.

Срок хранения

Нормативы хранения путевок предусмотрены в двух приказах:

  • Минтранса – №152 от 18 сентября 2008 год;
  • Министерства культуры – №558 от 25 августа 2010 года.
Читать еще:  Ст. 135 тк рф: вопросы и ответы

Первый устанавливает срок хранения пять лет, но организация имеет право продлить его самостоятельно для личных целей.

Со вторым дело обстоит сложнее. Он позволяет уничтожать такие первичные документы по истечении пяти лет, но при одном условии, что в этот срок была проведена ревизия или проверка со стороны контролирующих органов. Таким образом, если не было контроля – путевку следует хранить и далее.

Приказ Министерства культуры прописывает еще один важный аспект – если путевка – это единственный документ, указывающий на то, что сотрудники трудятся в тяжелых, вредных и опасных условиях а, то хранить его нужно на протяжении 75 лет.

Помимо приказов, сроки хранения документа устанавливают налоговый кодекс (статья 24) и федеральный закон о бухгалтерском учете (статья 29 ФЗ №402). В первом говорится, что путевку требуется держать в архиве в течение четырех лет, а во втором – в течение пяти лет.

Кратко о сроках

Минимальный срок хранения путевки в архиве составляет 5 лет, но обратите внимание на иные моменты, когда эти сроки продлеваются. Например, до проведения комиссии или же в течение 75 лет, если на предприятии этот единственный документ, используемый в качестве подтверждения вредных и опасных условий трудовой деятельности сотрудников.

Хранение путевых листов в организации: срок

Какой срок хранения путевых листов установлен законодательством для предприятий и организаций? Как правильно хранить и учитывать данный тип документов в архиве? На эти и другие вопросы ответим в статье для бухгалтерии.

Нужен журнал

В целях контроля за движением путевых листов на предприятии нужно делать записи в соответствующем журнале. В нем, в частности, отражается факт выдачи путевых листов раздела водителям (п. 17 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Обычно организации и предприниматели используют унифицированный бланк – форму № 8, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако если у компании есть такая потребность, то можно разработать собственный бланк. Это законом не запрещено.

Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности, а также индивидуальные предприниматели. Эти субъекты должны использовать транспорт для перевозки людей и грузов (багажа) в предпринимательской деятельности и для собственных нужд.

Бывает, что в журнал учета закрадываются ошибки. Допущенную ошибку нужно исправить по общим правилам (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • зачеркнуть одной чертой неправильную запись так, чтобы она оставалась читаемой;
  • сделать отметку «Исправлено» и указать правильную запись;
  • указать дату внесения исправлений;
  • поставить подпись и Ф.И.О сотрудника, ответственного за ведение журнала учета путевых листов

Сколько хранить

Теперь расскажем про хранение путевых листов. Срок , в течение которого компания должна обеспечить их сохранность – 5 лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода. Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Также нужно понимать, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

При этом специального порядка хранения этих документов законодательство не устанавливает.

Путевые листы нужно прошить. Сделать это можно при помощи степлера, ниток или специального оборудования. Главное, чтобы после сшива была возможность без затруднений ознакомиться с документами и в случае необходимости сделать копии. Компания может взять за основу инструкции из приказа Росархива от 23.12.2009 № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 и устроить хранение путевых листов по рекомендованным правилам.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector