А вы оформили штатное расписание на 2018 год?

Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

  1. Главная
  2. » Штатное расписание на 2018 год: оформляем по всем правилам

Штатное расписание на 2018 год: оформляем по всем правилам

Штатное расписание на 2018 год оформляйте по всем правилам. Данные указывайте строго из классификаторов. Иначе ваше штатное расписание могут запросить трудовые инспекторы и налоговики.

Скачать бланк штатного расписания в Word >>

Скачать бланк штатного расписания в Excel >>

Штатное расписание на 2018 год. Скачать образец в Word >>

Зачем составлять штатное расписание на 2018 год

Многие компании штатное расписание не воспринимают как обязательный документ. То есть либо у них вообще штатки нет, либо ее толком не ведут. Руки всем развязал Трудовой кодекс: там нет ни единой статьи, которая бы четко предписывала составлять штатное расписание.

Читать еще:  Путевки не нужно облагать страховыми взносами

Однако кто хоть раз оформлял трудовой договор, знает, что в нем трудовую функцию работника нужно указывать в соответствии со штатным расписанием. Об этом – статья 57 ТК РФ. А значит, предполагается, что такой документ в организации все-таки должен быть.

Важно!
Малые предприятия, которые заключают с работниками типовые трудовые договоры, штатное расписание могут не оформлять

Штатное расписание обязательно потребуют трудовые инспекторы при проверке. И если документа не будет, то ждите штрафа. Ответственному сотруднику придется заплатить от 1000 до 5000 руб. А компанию оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. За повторное нарушение организацию оштрафуют на сумму от 50 000 до 70 000 руб., сотрудника — на 10 000 — 20 000 руб. (или его дисквалифицируют на срок от одного года до трех лет).

Кроме трудовиков документ запросят налоговые инспекторы и чиновники из ПФР, отслеживающие правильность начисления страховых взносов и данные о стаже работников.

Поэтому штатное расписание на 2018 год оформляем по всем правилам. В конце концов, это единственный документ, который четко и понятно показывает организационную структуру компании. А также в нем отражен перечень должностей и количество сотрудников по каждой из них в конкретном подразделении.

Кто из сотрудников компании оформляет штатное расписание на 2018 год

Составлять штатное расписание на 2018 год в идеале должен экономист по труду. Ведь именно в его функционал Квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37) включил такую обязанность. Если такой должности в компании нет, документ может быть составлен и кадровиком, и бухгалтером (находятся в одинаковом положении). В этой ситуации имеет смысл издать приказ и зафиксировать обязанности по составлению штатного расписания в должностной инструкции. Либо в трудовом договоре, заключив дополнительное соглашение.

Как заполнить штатное расписание на 2018 год: оформляем по всем правилам

Штатное расписание на 2018 год оформляем по всем правилам. Разберем основные составляющие.

Название должностей и профессий

Графу «Название должностей и профессий» лучше заполнять в соответствии со списком признанных должностей. Воспользуйтесь Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367) или Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Конечно, несмотря на то, что оба эти списка периодически обновляются, за реальной жизнью они все равно не поспевают. Увы, многих современных профессий там нет. Взять хотя бы офис-менеджера или исполнительного директора. Впрочем, если вы укажете в штатном расписании, трудовом договоре и книжке должность известную, но классификатором не предусмотренную, серьезных последствий не будет. Разве что организация, которая будет проводить аттестацию рабочих мест, потребует привести все должности в соответствие с классификатором.

Гораздо более важно соблюдать другое правило: все должности и в трудовой книжке, и в договоре, и в штатном расписании должны быть прописаны только на русском языке. Такой порядок установлен статьей 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1.

Поэтому, даже если HR-менеджер, web-дизайнер или SEO-оптимизатор желают, чтобы вы указали их профессию исключительно в англоязычном варианте, предупредите их о возможных рисках. Ведь такую на первый взгляд мелочь сотрудники Пенсионного фонда не пропустят. Не известно, как будет в перспективе, но сегодня, если бы они обратились в ПФР за назначением пенсии, им прямым текстом сказали бы: переводом не занимаемся.

На практике был случай, когда девушке, подсчитывая пенсию по инвалидности, не зачли в общий стаж время, пока она трудилась на должности секретаря в приемной. И все потому, что в трудовой книжке значилось: «принята на должность секретаря на reception». Так что либо по смыслу переводите иноязычное название, либо указывайте должность, как слышите, но русскими буквами. В нашем примере это будет выглядеть так: «принята на должность секретаря на ресепшен».

Ну и, конечно же, не забывайте следующий момент. Допустим, должность работника предполагает, что ему предоставят определенные льготы или же в чем-то должны будут ограничить. Тогда наименование его профессии должно соответствовать наименованию и требованиям, указанным в квалификационных справочниках ( ст. 57 ТК РФ). В противном случае права на компенсацию не будет. Вот почему штатное расписание на 2018 год оформляем по всем правилам.

Наименование структурного подразделения

Графу «Наименование структурного подразделения» оформляйте по тому же принципу, что и предыдущую. Используйте только общепринятые понятия и определения. Малопонятные и иностранные термины – под запретом. Ведь в отдельных случаях от наименования отдела также будет зависеть, предоставят вашим работникам причитающиеся привилегии или нет. К примеру, при назначении льготной пенсии работникам компании с вредными или опасными условиями труда.

Казалось бы, ну что такого запрещенного делает работодатель, когда нанимает нового сотрудника и устанавливает ему зарплату ниже, чем у остальных на этой должности. Его все равно некоторое время придется обучать, ждать, пока человек окончательно освоится на новом месте и начнет показывать хороший результат. Не совсем справедливо платить ему такие же деньги, как и опытным сотрудникам. И не важно, что люди при этом занимают одинаковую должность, производительность ведь все равно у всех разная.

Но вот трудовые инспекторы думают иначе и не разрешают в штатном расписании устанавливать разную зарплату на одинаковых должностях. Ведь в этом случае налицо дискриминация прав работников в вопросе оплаты труда.

Чтобы выйти из тупика, рекомендуется несколько вариантов. Первый: вы можете установить категории для должностей работников: инженер 1-й категории и т. д. Правда, для этого в должностных инструкциях нужно четко прописать обязанности того или иного специалиста. Да так,чтобы было видно: вы предъявляете разные требования к образованию, опыту работы и прочим составляющим.

Кроме того, понадобится проводить аттестацию работников по разным категориям, правила которой должны быть прописаны в локальном нормативном акте. Каждого работника, которого касается аттестация, нужно ознакомить с этим документом под подпись. Затем в штатном расписании покажите несколько единиц с разными должностями и отличными окладами, соответствующими разным категориям.

Если не хотите проводить аттестацию, рекомендуется второй вариант – складывайте название должности из частей. Например, так: младший, старший, ведущий и главный бухгалтер. При этом не забывайте, что обязанности работников должны различаться. Поэтому нужно закрепить в должностной инструкции конкретный перечень трудовых функций.

И последний вариант: можно установить индивидуальные надбавки. То есть оклад у сотрудников на одинаковой должности будет равный. А все остальные суммы конкретным работникам, которых вы хотите материально поощрять, оформите в виде надбавок. Только вот все критерии для прибавок четко пропишите в локальном нормативном акте. А размер надбавки укажите в трудовом договоре.

Знакомить ли со штатным расписанием нового работника

Будущий сотрудник, когда устраивается на работу, подписывает трудовой договор. А в этом документе и так в полной мере оговорены условия работы. К тому же должность свою новичок знает, в какой отдел идет в курсе, зарплату ему озвучили, с руководителем познакомили. Казалось бы, ничего нового штатное расписание человеку не расскажет. Тогда зачем с ним ознакомлять? Да еще и под подпись.

К слову, ответственных за ведение штатного расписания здесь пугает даже не сама бумажная волокита. Они элементарно не хотят показывать новичку уровень зарплаты по компании в целом и раскрывать доходы его непосредственных коллег! И такое опасение вполне обоснованно. Ведь в этом случае кадровик или бухгалтер прямо нарушает закон о защите персональных данных (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Тем не менее, при приеме на работу сотрудника нужно обязательно ознакомить со всеми локальными нормативными актами, которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое правило вполне однозначно сформулировано в части 3 статьи 68 ТК РФ. А чиновники из Роструда убеждены: штатное расписание – это локальный нормативный акт организации, в котором фиксируют разделение труда между работниками и условия оплаты (письмо от 22 марта 2012 г. № 428-6-1).

Однако с такой позицией чиновников можно и поспорить. Немало экспертов считают, что штатное расписание нельзя относить к локальным нормативным актам. Ведь в статьях 5 и 8 ТК РФ, по сути, сказано следующее: локальные нормативные акты должны содержать нормы трудового права. А штатное расписание – это упорядоченная таблица со сведениями и ничего более.

Так что ознакомлять работников со штатным расписанием или нет, решайте самостоятельно. Но будьте готовы обосновать свою точку зрения инспекторам.

Впрочем, безопасный выход из положения все-таки есть. Не показывайте новому работнику штатное расписание на 2018 год полностью. Сделайте выписку только тех сведений, которые касаются конкретно его. И ознакомьте человека с содержанием документа в таком виде. Тогда вам не придется подавать штатное расписание и при этом стикерами или рукой прикрывать секретные графы.

Как оформить штатное расписание на 2018 год по всем правилам

Статьи по теме

Штатное расписание – это локальный распорядительный документ организации, в котором регламентируется структура, зарплата и численность персонала. Это одна из основных форм кадрового делопроизводства работодателя.

Из нашей статьи вы узнаете, как оформить штатное расписание в 2018 году. Скачайте пустой бланк формы Т-3 для штатного расписания и образец заполнения в 2018 году.

Для чего нужно штатное расписание

Трудовое законодательство РФ напрямую не обязывает работодателей составлять штатное расписание. Поэтому некоторые кадровики или совсем не заполняют такую форму, или делают это «спустя рукава». Чтобы разобраться в вопросе, следует внимательно изучить нормы стат. 15, 57 ТК РФ. Здесь сказано, что трудовые функции работника определяются в соответствии со штатным расписанием. А значит, подразумевается, что работодатель должен предварительно разработать форму штатки или использовать унифицированный бланк.

Обратите внимание!

В ходе контрольных мероприятий ГИТ (государственная инспекция труда) сотрудники в числе прочих проверяют и штатные расписания учреждения. За отсутствие форм применяются меры административной ответственности по стат. 5.27 КоАП. Должностным работникам придется заплатить штраф в 1000-5000 руб. Такая же санкция предусмотрена для ИП, а юрлицо оштрафуют на 30000-50000 руб.

Заполнение расписания помогает работодателям упорядочить свою организационную структуру (с разбивкой по подразделениям), определить среднее число вакантных мест и размер ФОТ (фонд оплаты труда). На основе сведений документа вносятся данные в трудовые договора с наемными специалистами, формируются отчеты в статистику и подтверждаются расходы организации в целях налогового учета. Далее разберемся в порядке составления штатного расписания в 2018 году – бланк скачать можно не из Приказа, а из Постановления Госкомстата № 1 от 05.01.04 г.

Оформлением документа в основном занимаются сотрудники кадрового отдела организации. Если численность компании незначительная, такая обязанность может быть передана любому работнику. К примеру, это бухгалтер, юрист, экономист или непосредственно руководитель (главный бухгалтер) предприятия. Составить форму может любой специалист, на которого возложена соответствующая функция.

Читать еще:  Ндфл и мероприятия по развитию физкультуры и спорта в трудовых коллективах

По письменному заявлению работника или требованию инспектора ГИТ кадровик обязан предоставить выписку из штатного расписания.

Как заполнить штатное расписание на 2018 год: оформляем по всем правилам

При разработке графика организация вправе применять собственный документ или унифицированный по ф. Т-3 (утв. в Постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.04 г.). Типовой бланк носит рекомендательный характер и может быть изменен работодателем «под себя». В любом случае форма должна содержать обязательные реквизиты.

Как составлять штатное расписание в 2018 году:

  • Указываем название работодателя (организации или ИП) и его структурных подразделений.
  • Приводим сведения о должностях, профессиях и специальностях.
  • Включаем данные о числе штатных единиц работодателя.
  • Отражаем размер окладов и/или тарифных ставок.
  • Отражаем размер надбавок и/или доплат.
  • Рассчитываем данные о фонде оплаты труда за месяц.

Обратите внимание!

Если работодатель применяет собственный бланк, его составление должно соответствовать требованиям стат. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г. Поскольку этот документ относится к первичным, в нем нужно указать все обязательные данные, а сама форма может иметь иной внешний вид.

Название должностей и профессий

Штатное расписание составляется без указания конкретных ФИО сотрудников. В него вносятся только названия должностей, специальностей и профессий по организации в целом или с разбивкой по структурным подразделениям. Дополнительно к наименованиям приводятся данные о требуемой квалификации и числе штатных единиц.

Формирование названий должностей и профессий осуществляется с учетом положений Единого тарифно-квалификационного справочника и Единого квалификационного справочника (стат. 195.2 ТК). Соблюдать требования Профстандарта обязаны муниципальные и государственные учреждения. Списки признанных должностей приведены в ОК 016-94 (по Постановлению Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 г.) и Квалификационном справочнике руководителей (по Постановлению Минтруда РФ № 37 от 21.08.98 г.).

Коммерческие компании должны приводить наименования в соответствие только в отношение тех работников, по которым используются различные льготы или труд по разрядам (стат. 143 ТК). При оформлении льготных пенсий руководствоваться следует списками 1, 2 производств, работ и профессий по Постановлению Кабинета Министров СССР № 10 от 26.01.91 г. и Постановлению Совмина СССР № 1173 от 22.08.56 г.

Частные фирмы вправе придумывать названия должностей самостоятельно. К примеру, продавца можно назвать менеджером, в секретаря – помощником руководителя. Главное – соблюдать принцип разумности и обозначать должность так, чтобы было понятно, какие трудовые функции выполняет специалист. При этом названия должны быть идентичны для всех сотрудников с одинаковыми обязанностями.

Наименование структурного подразделения

Поскольку штатка используется в целях оформления организационной структуры и численности состава предприятия, одним из основных реквизитов документа является наименование структурного подразделения. Такие названия заполняются полностью, без каких-либо сокращений. Если численность сотрудников предприятия незначительная, эту графу можно оставить пустой.

При формулировании названия подразделения рекомендуется использовать только общепринятые определения. Под запретом иностранные и непонятные термины. К примеру, можно внести такие наименования:

  • Административная часть или руководство.
  • Бухгалтерская служба.
  • Производственные подразделения.
  • Отдел снабжения.
  • Обслуживающие или вспомогательные подразделения.
  • Логистическое подразделения и т.д.

Вилка окладов

В штатке помимо списка должностей фиксируются размеры окладов специалистов. При заполнении документа можно ли по одинаковым должностям предусмотреть разную величину зарплаты, а в трудовых договорах указать твердый оклад в обозначенных пределах? На этот счет существуют четкие разъяснения Минтруда. В Письме № 14-1/В-953 от 25.10.17 г. сказано, что для должностей с одинаковыми трудовыми обязанностями должен устанавливаться равный оклад. В противном случае налицо дискриминация сотрудников.

Чтобы найти выход из этой ситуации, рекомендуется утверждать в штатке разные виды профессий или вводить категории специалистов. В должностных инструкциях дополнительно прописывается перечень обязанностей сотрудников. Кроме того, работодатель вправе провести аттестацию персонала по утвержденному в организации порядку. Если такая процедура нежелательно, можно установить для работников индивидуальные надбавки в виде поощрений. Точный размер и механизм начисления подобных выплат требуется утвердить в локально-нормативных актах компании.

Смотрите рекомендации экспертов Системы Госфинансы по оформлению и хранению документов:

Внештатные сотрудники

Еще одна сложность при составлении образца штатного расписания на 2018 год возникает у кадровиков при оформлении в графике внештатных сотрудников. К таким лицам относятся специалисты, привлеченные на основании договоров гражданско-правового характера. На подобных граждан нормы трудового законодательства не распространяются (стат. 11 ТК), а значит и вносить в штатку этих работников не требуется.

Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3

Смотрите и скачайте образец заполнения штатного расписания по форме Т-3:

Пример заполненного штатного расписания, если в компании есть сезонные сотрудники, смотрите в Системе Госфинансы.

Порядок принятия штатного расписания

Если в штатном расписании есть неверные сведения, бухгалтер может ошибиться при расчете зарплаты. Перед утверждением штатного расписания, вы можете проверить его на ошибки в статье журнала Зарплата в учреждении. Эксперты журнала отобрали самые популярные ошибки при оформлении штатного расписания и подготовили для вас советы по их решению.

После того, как штатное расписание разработано и составлено, необходимо его утвердить. Для принятия составляется приказ работодателя, подписывает который руководитель. Вводить штатку в действие «задним числом» нельзя, то есть дата приказа должна быть указана позднее даты самого расписания. Экземпляр ШР подписывается главным бухгалтером и кадровиком организации.

Спецвыпуск журнала «Зарплата в учреждении». Доступен для скачивания!
Узнайте сейчас:
☑ 3 проблемы, из-за которых контроллеры признают доплаты и надбавки незаконными
☑ 10 подсказок бухгалтеру: как распознать поддельный больничный и принять меры
☑ Образец справки, без которой сотруднику не выдадут дубликат больничного
☑ Как оформить и оплатить работу по инвентаризации, чтобы не оштрафовали
☑ Отпуск начинается в субботу. Это устроит и сотрудника, и учреждение

Порядок внесения изменений

Штатное расписание должно быть актуальным и соответствовать потребностям компании в персонале. Если возникают корректировки, в документ вносятся изменения. К примеру, это возможно при:

  • Добавлении новых штатных единиц по причине расширения бизнеса.
  • Исключении вакантных мест по причине сокращения хоздеятельности.
  • Изменении размера окладов.
  • Сокращении штата организации.
  • Переименовании должностей или структурных подразделений.

Планируемые изменения можно внести в старый бланк, путем издания приказа о внесении изменений, или составить новый. Если корректировки повлияют в худшую сторону на условия труда работников, потребуется дополнительно получить согласие специалиста и составить допсоглашение к трудовому контракту. Если проводятся сокращения, нужно исключить таких работников из штатки и уведомить сотрудников минимум за 2 мес.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Штатное расписание для ИП на 2018 год: оформляем по всем правилам

Статьи по теме

Для ИП предусмотрен ряд льгот, касающихся кадрового делопроизводства, но некоторые бумаги должны быть у каждого предпринимателя. Нужно ли штатное расписание для ИП на 2018 год, какую информацию должен содержать документ и на что обратить внимание при его составлении, читайте в статье.

Нужно ли штатное расписание для ИП

Штатное расписание (ШР) — внутренний документ, в котором утвержден численный состав сотрудников, ставки должностных окладов. С помощью него формируют состав, определяют общую численность работников. У многих возникает вопрос, нужно ли штатное расписание для ИП или оно обязательно только для ООО.

В Трудовом Кодексе нет четкого указания, что все предприниматели должны иметь ШР. Но нужно учитывать, что штатное расписание ИП позволяет:

сокращать штат и увольнять сотрудников без нарушения закона (ст.81 ТК РФ);

формировать выписки из ШР, запрашиваемые налоговыми и другими проверяющими органами;

избежать штрафов за отсутствие документа для ИП, которые работают на ОСН или УСН;

облегчить ведение бухгалтерской отчетности;

отслеживать укомплектованность штата и т.д.

Если у ИП нет наемных работников, штатное расписание не нужно. При наличии сотрудников, работающих по трудовому, а не по гражданско-правовому договору, рекомендуется составлять ШР по всем правилам.

Кто должен оформлять штатное расписание для ИП

Закон не регулирует, кто должен составлять ШР. Обычно этим занимается кадровик и бухгалтер. Если функции этих специалистов выполняет сам индивидуальный предприниматель, разработка и утверждение документа ложится на его плечи.

В связи с тем, что некоторые требования по оформлению ШР не всегда понятны ИП, лучше передать выполнение задачи аутсорсинговой компании, например, сервису Главбух Ассистент. Опытные специалисты подготовят документ в сжатые сроки. В итоге вы получите бумагу, соответствующую всем нормам, что позволит избежать проблем при проверках.

На какой срок составлять штатное расписание для ИП

Законодательство определяет, как должен выглядеть образец штатного расписания для ИП, но не устанавливает, на какой срок его разрабатывать. Период действия ШР указывают в ячейке над табличной частью — это может быть месяц, полугодие, год.

Важно! Рекомендуется составлять штатное расписание для ИП на год: более короткий промежуток времени подходит только компаниям с гибкой структурой, в которых часто происходят изменения.

Если вам нужно составить для ИП штатное расписание на 2019 год, опирайтесь на образец 2018 года. Приступайте к подготовке и утверждению документа за месяц до даты окончания срока действия предыдущего. Если вы передали всю бумажную работу на аутсорс, вам не нужно контролировать срок действия ШР, напоминать специалистам о необходимости составления нового.

Оформляем и утверждаем штатное расписание для ИП на 2018 год по всем правилам: пошаговая инструкция

Предприниматели могут самостоятельно разрабатывать форму расписания, но желательно использовать бланк Т-3. При его подготовке соблюдайте особый порядок — последовательность действий напрямую зависит от того, составляется документ впервые или обновляется уже имеющееся ШР. Придерживайтесь пошаговой инструкции, чтобы избежать ошибок.

Шаг 1. Разработка проекта штатного расписания

Соберите данные об иерархической структуре. Распишите должности, укажите количество человек и квалификацию. Если вам нужно обновить документ, добавьте в него или удалите отдельные позиции.

Шаг 2. Заполнение бланка штатного расписания для ИП на 2018 год

Внесите данные в документ. Отразите перечень должностей и профессий, оклады, надбавки, полный размер зарплаты сотрудников, список штатных единиц и количество занимаемых ими ставок. Внимательно вносите информацию во все ячейки бланка.

Важно! Если вы не можете определить необходимость в количестве рабочих единиц, изучите рекомендации Минтруда. Используйте специальные методики по квалиметрии труда, с помощью которых удастся рассчитать потребность в сотрудниках для ИП.

Шаг 3. Утверждение штатного расписания ИП

Издайте приказ в произвольной форме. Внесите в ШР номер приказа и дату его составления. Утвердить расписание, поставив роспись на бланке, нельзя, так как при проверках документ будет признан недействительным.

Штатное расписание ИП: образец заполнения

Штатное расписание для ИП, у которого работает только один сотрудник, ничем не отличается от общей формы. Но учитывайте, что документ целесообразно составлять, когда трудоустроено более трех человек.

Нюансы заполнения штатного расписания для ИП на 2018 год

ТК РФ не устанавливает жестких требований к штатному расписанию, поэтому незначительные недочеты не приводят к наложению штрафов. Тем не менее при внесении данных опирайтесь на ЕТКС (Единый тарифно-квалификационный справочник работ) и ЕКС (единый квалификационный справочник должностей), отражайте шифры профессий. Неверно указание наименований приводит к сложностям с отчислениями в ПФР и ФСС, проблемам при оформлении льготных пенсий,

Читать еще:  Чек-лист по енвд за 3 квартал 2017 года

Важно! Проверяйте оклады сотрудников. Если они будут ниже установленных законом, у трудовых инспекторов возникнут вопросы.

Если за прошедший год не было существенных изменений, обновлять табличную часть штатного расписания не нужно — это позволит избежать серьезных ошибок при переносе данных и пустой траты времени. Откорректируйте только срок действия документа, номер приказа и дату его составления.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы!

Образец штатного расписания на 2018 год

Статьи по теме

У каждого работодателя должно быть штатное расписание, без него не может обойтись ни кадровик, ни бухгалтер. Читайте, как заполнить штатное расписание на 2018 год. Смотрите образцы заполнения в простых и нестандартных ситуациях.

  • Форма штатного расписания
  • Как указать подразделение в штатном расписании
  • Образец заполнения должности в штатном расписании
  • Образец заполнения оплаты труда в штатном расписании
  • Штатное расписание на 2018 год: нестандартные ситуации

Форма штатного расписания: образец

Для оформления штатного расписания работодатели могут использовать унифицированную форму или разработать свой собственный бланк.

Унифицированная форма

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1. Покажем пример заполнения штатного расписания на бланке Т-3.

В шапке документа заполняют наименование организации. Далее указывают номер и дату составления штатного расписания. Затем пишут период действия штатки и дату начала этого периода. В законодательстве не оговорено, с какой периодичностью можно менять штатное расписание. Поэтому период действия может быть любым: 1 год, полугодие, квартал, месяц или любое количество месяцев.

Например, многим компаниям пришлось внести изменения в штатное расписание в связи с увеличением МРОТ с 1 мая 2018 года. Трудовой кодекс (ст.134) требует проводить ежегодную обязательную индексацию зарплат. Если других изменений штата не предвидится, можно утвердить обновленное штатное расписание с 1 мая 2018 года на период 8 месяцев (с мая по декабрь). С 1 января 2019 году нужно будет проиндексировать зарплату и утвердить измененную штатку.

Также в шапке документа указывают реквизиты приказа об утверждении штатного расписания и общее количество штатных единиц. В штатном расписании могут быть неполные единицы, например, если принимаются совместители на 0,5 ставки. Тогда общее количество штатных единиц может получиться дробным числом, например, 11,5 или 21,25 единиц.

Порядок заполнения табличной части документа мы подробнее рассмотрим ниже. Штатное расписание подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Неунифицированная форма

Использовать унифицированную форму Т-3 необязательно, работодатель может разработать свой бланк штатного расписания. В него нужно включить обязательные реквизиты:

  • Название, дата и номер документа,
  • Названия должностей,
  • Количество штатных единиц,
  • Тарифные ставки или оклады,
  • Надбавки,
  • Подписи ответственных лиц.

Можно пойти по более легкому пути: взять за основу унифицированную форму Т-3 и изменить ее под специфику своей организации. Например, убрать лишние реквизиты и добавить недостающие. В результате такой модификации вы получите бланк, который будет соответствовать требованиям законодательства, а значит, не вызовет претензий проверяющих. В то же время этот бланк будет отвечать потребностям именно вашей компании. Вот один из вариантов подобной модификации:

Как указать подразделение в штатном расписании: образец

Не в каждой организации выделены отдельные структурные подразделения. Особенно, если речь идет о малом предприятии. При заполнении первой и второй графы нужно придерживаться следующих правил:

  • Если в составе компании выделены отдельные подразделения, их наименования укажите в штатном расписании. Названия вписывайте так, как они определены в документах о создании подразделения. Это могут быть отделы, цеха, участки, филиалы, представительства и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Трудового кодекса РФ»),
  • Коды подразделениям организация присваивает самостоятельно. Код может состоять из цифр, букв и других символов, законодательством это никак не регламентируется,
  • Если в составе организации нет подразделений, можно выбрать один из вариантов:
    • Проставить в соответствующих графах прочерки,
    • Разработать свою форму штатного расписания без графы «Подразделение».

Образец заполнения должности в штатном расписании

Теперь расскажем, как правильно указать должности. Вопросов проверяющих не будет, если название должностей соответствуют одному из документов:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367),
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37),
  • Профессиональный стандарт (разрабатываются для конкретных профессий).

Однако первые два документа устарели и не содержат наименований современных должностей. А профессиональные стандарты приняты не для всех профессий. Поэтому в перечнях вы не найдете, например, офис-менеджера, тьютора и т.д. А иногда в компанияхобычным должностям могут давать непривычные наименования. Например, «билетный менеджер» вместо привычного кондуктора. В магазинах кассира могут назвать хозяйкой кассы. А обычную уборщицу назвать совсем экзотично – мастер клининга.

Согласно ст.57 ТК РФ должности в трудовом договоре должны соответствовать штатному расписанию. Если должность в трудовом договоре не соответствует штатному расписанию, то приоритет остается за договором (ст.8 ТК РФ). И в этом случае компании грозит административный штраф по ст.5.27 КоАП РФ. Поэтому, если компания принимает на работу билетного менеджера, именно эта должность должна быть указана во всех документах:

  • Штатное расписание,
  • Приказ о приеме на работу,
  • Трудовая книжка.

Работодатель не может называть должности по своему усмотрению в двух случаях:

  1. С должностью связано предоставление льгот и компенсаций,
  2. В законодательстве определены ограничения, связанные с приемом работника на определенную должность.

По требованию ст.57 ТК РФ для льготных категорий работников наименование должности должно быть указано в соответствии с классификационным справочником или профессиональным стандартом. Например, работа по определенной должности дает праводосрочного выхода на пенсию или на санаторное лечение. Если должность не соответствует классификатору или профессиональному стандарту, работник лишается права на льготу. Работодателю в этом случае грозит штраф по ст.5.27 КоАПР РФ.

Образец заполнения оплаты труда в штатном расписании

Оплата труда в штатном расписании состоит из двух частей:

  • Тарифная ставка или оклад,
  • Надбавки.

Размер тарифных ставок или окладов определяет работодатель. Если в организации принято выплачивать фиксированные оклады и надбавки, проблем с заполнением штатного расписания не возникает. Просто укажите размеры окладов в графе 5, а в графах 6-8 проставьте размеры надбавок.

Сдельная или смешанная оплата труда

Как заполнить сведения об оплате труда, если зарплата работника кроме оклада включает переменную часть, размер которой не зафиксирован? Например, менеджерам продаж часто платят небольшую окладную часть и процент от выручки или прибыли. А производственным рабочим могут начислять зарплату по сдельным расценкам совсем без окладной части. Как указать в штатке такую оплату труда?

Вариант 1. Принятая в организации система оплаты труда позволяет определить фиксированный ежемесячный рублевый размер оплаты труда или ее часть. В этом случае фиксированную часть указывают в графе 5 «Тарифная ставка (оклад)», а переменную часть – в графах 6-8 «Надбавки».

Вариант 2. Если в зарплате совсем нет фиксированной части, например, у менеджеров продаж зарплата может состоять только из процентов от продаж без окладной части. Или в организации принята сдельная система оплаты труда.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад)» ставят прочерк, а в примечании пишут «Сдельная оплата труда» и делают ссылку на локальный акт, в котором определен порядок расчета зарплаты, например, положение об оплате труда.

В унифицированной форме Т-3 для надбавок выделено три графы: 6, 7, 8. При необходимости графы можно добавлять. Если в вашей компании надбавок работники не получают, в графах 6-8 проставьте прочерки.

Надбавки можно указывать в фиксированных суммах или процентах, например, от оклада. Размер надбавки может зависеть от других нефиксированных показателей, например, выручки. Как оформить такие надбавки, мы показали выше.

Осторожность следует проявлять при заполнении премиальных выплат в штатном расписании:

  • Если премия выплачивается ежемесячно в фиксированном размере и независимо от каких-либо обстоятельств, укажите ее в штатном расписании,
  • Если премия носит нерегулярный характер, ее размер определяется по результатам труда или в зависимости от других обстоятельств, то не указывайте ее в штатке.

Системой оплаты труда, принятой в компании, может быть предусмотрено установление индивидуальных надбавок. Тогда каждую единицу внесите в штатное расписание отдельной строкой с индивидуальными надбавками.

Должность одинаковая, зарплата разная

Надбавки помогают решить еще одну сложность составления штатного расписания. Как быть, если два работника на одинаковых должностях получают разную зарплату?

Согласно ст.22 ТК РФ работодатель обязан одинаково оплачивать труд равной ценности. Поэтому «вилки зарплат» в штатном расписании быть не может. Эту ситуацию легко решить с помощью индивидуальных надбавок, образец мы показали выше.

Районный коэффициент

Во многих регионах России законодательством установлены надбавки за особые условия труда. Это районные коэффициенты и северные надбавки. Как их отразить в штатном расписании?

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад)» укажите оклад без районного коэффициента. В одной из граф 6-8 «Надбавки» укажите название «Районный коэффициент» и его размер. Районный коэффициент и северные надбавки можно указать в процентах или в фиксированной сумме.

Образец штатного расписания с районным коэффициентом может выглядеть так:

Штатное расписание на 2018 год: нестандартные ситуации

Покажем образцы заполнения штатного расписания в некоторых нестандартных случаях.

Сезонные рабочие

Потребность в сезонных работниках возникает у организации в определенные периоды, сезоны. Например, садовых работников нанимают на период с весны до осени. Или штат продавцов увеличивают в декабре, когда проводят предпраздничные распродажи. Как такие единицы отразить в штатном расписании?

Вариант 1. Можно вносить изменения в штатку перед началом сезона. А после его окончания снова менять штатное расписание, чтобы убрать сезонные должности. Недостатком этого варианта является необходимость постоянно вносить изменения.

Вариант 2. Заполнить должности в обычном порядке, а в графе «Примечание» указать, что должность является сезонной. У этого варианта другой недостаток: между сезонами должность будет считаться вакантной и о ней необходимо сообщать в службу занятости населения (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). В противном случае организацию ждет штраф по ст.19.7 КоАП РФ.

Совместители в ШР

Совместителей принимают на работу на неполную ставку. Не важно, о каких совместителях идет речь: внутренних или внешних, в штатке они отражаются одинаково. Напомним, что эти работники получают зарплату пропорционально отработанному времени, потому табличная часть заполняется в таком порядке:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector