Фотография рабочего времени — пример

Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать

Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время. Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование. Работник также может тратить время не на то, что нужно. Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня.

Что собой представляет фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.

ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ. Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях. Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент. Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов.

Отличия фотографии от хронометража

Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником. Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию.

Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем. Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.

Цели и задачи

Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:

  • Принятие правильных решений при формировании штата работников, создании должностных инструкций и плана работы.
  • Анализ нужного объема работы для каждого отдельного сотрудника.
  • Создание фактического баланса времени через группировку его расхода по различным категориям.
  • Точное установление структуры рабочего времени.
  • Своевременное обнаружение причин, по которым происходит потеря времени.
  • Обнаружение причин несвоевременного выполнения рабочего плана.
  • Исполнение сравнительного анализа работы специалистов со схожим профилем.
  • Установление работающих методов повышения эффективности.
  • Оценка условий рабочего места и влияния этих условий на производительность.
  • Анализ траты времени у производственных передовиков.

Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:

  • Выявление «утечек» времени в течение дня.
  • Установление проблем, связанных с «утечкой» времени.
  • Организация мероприятий, которые помогут решить эти проблемы.
  • Создание временных нормативов.
  • Изучение опытов более успешных в плане производительности фирм.
  • Проведение обучающих мероприятий для увеличения эффективности труда.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.

Кто может использовать сведения из фотографии РВ

Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:

  • Руководителями и управленцами. С помощью фотографии они могут установить степень загруженности своих сотрудников, их производительность.
  • Менеджеры по персоналу и представители отдела кадров. Фотография рабочего времени позволит им формировать должностные инструкции, определять оптимальное количество сотрудников в штате. Информация также позволит проводить различные исследования.
  • Сами сотрудники. Они смогут повысить свою производительность, оптимизировать свое время.

Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица.

Разновидности фотографий

Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.

Индивидуальная

Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.

Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов. Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.

Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений. В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:

  • Наблюдатель выбирает определенные рабочие задачи для анализа, так как наблюдение над всем процессом труда – это трудоемкая задача.
  • Анализируемое время подразделяется на интервалы.
  • Интервалы при их занесении в специальный бланк обозначаются кратко: буквой или цифрой.

Групповая фотография – это довольно сложная процедура. А потому очень важно правильно ее организовать.

Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.

Методы проведения фотографии рабочего времени

Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:

  • Рядовые инженеры и главный инженер.
  • Менеджеры, представители отдела кадров.
  • Представители бухгалтерского отдела.
  • Сотрудники, ответственные за охрану труда.

Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.

Как осуществляется фотография рабочего времени

Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу. В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.

Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа.

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

  • Подсчет совокупного количества истраченного на работу времени. Вместе с этим определяется время на выполнение конкретных задач, на перерывы.
  • Оценка итогов исследования. Если сотрудник работает во вредных условиях, нужно учитывать это. Подобные условия могут делать длительную работу невозможной.
  • Сравнение полученных результатов с примерными нормативами.

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Как оформить результаты наблюдения

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

  • Название документа.
  • Наименование компании или ее структурного подразделения.
  • Инициалы работника, за которым наблюдали.
  • Образование сотрудника, степень его подготовки.
  • Занимаемая должность.
  • Название исполняемой работы.
  • Задачи, поставленные перед сотрудниками.

Бланк можно представить в виде этой таблицы:

Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

  • Время, истраченное на подготовку к работе и на ее завершение.
  • Время, истраченное на обслуживание рабочего места (к примеру, включение компьютера, приборка рабочего пространства).
  • Время, истраченное на оперативное выполнение задач.
  • Время на перерывы между решением задач.

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.

После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Определение тяжести труда на основе фотографии РВ

Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент. Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда. Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить.

Проводится анализ тяжести деятельности. В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования. Устаревшая техника может сильно тормозить работу.

Что делать после проведения всех анализов

На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:

  • Увеличение или уменьшение зарплаты. К примеру, использовался групповой метод фотографии. По его итогам стало понятно, что один сотрудник отличается высокой производительностью, а второй – постоянно отвлекается. Первому назначается премия, а второму снижают зарплату. Такая система позволяет правильно мотивировать сотрудников.
  • Увеличение штата сотрудников. В процессе анализа может обнаружиться, что усилий всех сотрудников не хватает на выполнение поставленного объема задач. В этом случае могут нанять дополнительных сотрудников.
  • Изменение обязанностей. Время может тратиться нерационально из-за того, что сотрудник не соответствует своей должности. К примеру, у него может быть недостаточно опыта. В этом случае имеет смысл снять его с должности. Альтернативная мера – проведение обучающих мероприятий.
  • Правильное распределение нагрузки. На одно подразделение может падать слишком большая нагрузка, на другое – совсем малое. В этом случае задачи перераспределяются.
Читать еще:  Расторжение договора купли-продажи недвижимости

Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем. Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.

Для целей планирования количества штатных единиц, а также изучения степени занятости и производительности труда определенных работников, используется фотография времени работы персонала с оформлением одноименного документа. Она позволяет руководству компании принимать правильное решение при формировании штата компании, должностных инструкций, установления нормативов и планов.

Цели и задачи фотографии рабочего дня

Фотография рабочего дняэто сплошное наблюдение ответственного должностного лица за работой сотрудников с фиксацией точного времени каждого процесса.

Главная цель этого метода является повышение результативности труда персонала и выявление имеющихся резервов при использовании данных ресурсов в компании, а также снижение затрат как на единицу изделия так и в целом по предприятию.

К задачам фотографии можно отнести расчет общей величины времени, затрачиваемого всеми работниками, количества продукции, изготовленной в конкретный промежуток времени, учет возможных его потерь, рациональное построение рабочего процесса, а также выявление источников для увеличения производительности труда.

Изучая полученные данные, экономисты и руководители разрабатывают нормативы и составляют планы и бюджет компании, а также корректирует ее штатное расписание. Фотографию также могут проводить после ввода нового автоматизированного оборудования, в результате которого будет осуществляться высвобождение рабочих.

В основном обязанность по изучению времени работы возлагается на специалистов кадровой службы или экономического отдела. Фотография может проводиться как всего рабочего процесса, так и определенной стадии, бригады или конкретного специалиста.

На подготовительном этапе, перед исследованием, определяются цели данного мероприятия, изучаются действующие нормы, должностные обязанности и рассматриваются кандидаты, деятельность которых в организации будет обследоваться. Для получения высоких результатов целесообразней выбирать для наблюдения профессиональных работников со значительным стажем работы или лучшей производительности труда.

В процессе наблюдения составляется отчет, который называется карта фотографии рабочего дня. Не существует его стандартизированной формы. Оформляемый бланк должен содержать определенные реквизиты. Как правило, в компаниях разрабатывается формуляр, которой при необходимости заполняется ответственным лицом.

Затем проводится анализ полученных сведений, по результатам которого выявляются отклонения, и в дальнейшем принимаются решения.

Фотография рабочего дня пример заполнения

В карте фотографии времени работы записываются Ф.И.О. выбранного сотрудника, профессия по образованию, занимаемая должность и наименование выполняемой работы.

Затем нужно кратко охарактеризовать выполняемую человеком работу.

В табличной части документа заполняется информация по каждой стадии рабочего процесса с указанием наименования и кода (если применяется система кодирования). В следующих графах указывается начало и окончание каждого этапа, а также продолжительность. В столбце «Примечание» можно отражать количество вырабатываемой продукции и другие пояснительные сведения.

Под таблицей подводится итог фотографии работы, в котором необходимо подсчитать и отдельно записать:

  • Подготовительно-заключительное время.
  • Время обслуживание рабочего места.
  • Оперативное время.
  • Время перерывов.

Документ подписывается начальником структурного подразделения, в котором происходило наблюдение, а также ответственным должностным лицом, проводившим его. При этом указываются их должности и расшифровываются Ф.И.О.

Примерно так осуществляется отражение всех этапов рабочего процесса на производстве:

Фотография рабочего дня образец

Скачать образец составленной фотографии рабочего дня бухгалтера.

Что такое фотография рабочего дня: пример заполнения

Случается так, что сотрудник на рабочем месте не успевает выполнять поставленные перед ним задачи. Причины на то могут быть разные – низкая квалификация, слишком большая нагрузка или он просто занимается на работе не тем чем нужно. Собственно это можно проверить проведя специальное исследования. Фотография рабочего дня: пример заполнения, и случаи назначения следует рассмотреть детально.

Что это такое и зачем нужно?

Фотография рабочего дня (ФРД) – это инструмент, который помогает увеличить продуктивность работы любой компании, хотя на первом этапе она помогает узнать, куда именно сотрудник/сотрудники тратят свои рабочие часы.

Фотография рабочего времени – это метод, который помогает изучить временные затраты конкретного сотрудника на те или иные действия во время работы. Все наблюдения и измерения, полученные в процессе документируются, образец и пример заполнения фотографии рабочего дня будет представлен ниже.

Если метод успешно освоить – это поможет получать уникальные данные касательно организации рабочего процесса любого сотрудника, узнать производительность каждого. То есть в перспективе подкорректировать нагрузку и обеспечить все для того чтобы рабочие задачи выполнялись.

Предельно детальное исследование и нотирование результатов поможет найти ответ на следующие вопросы:

  1. Сколько времени тратит сотрудник (исследуемый) на каждый вид работы с которым он сталкивается ежедневно?
  2. Какой период тратят разные работники на выполнение одинаковых задач?
  3. Есть ли возможности повысить эффективность труда и что для этого нужно?
  4. Возможно ли упрощение или исключение каких-либо этапов, передача их другим структурным подразделениям?
  5. Варианты установки норм продуктивности труда.
  6. Причины невыполнения существующих рабочих норм.
  7. Насколько эффективно использует конкретный сотрудник свое рабочее время?
  8. Существуют ли технические проблемы, которые мешают выполнить поставленные задачи?

Важно! Фотография рабочего времени дает информацию, которую в будущем могут использовать экономисты и руководители для составления планов и бюджета компании, корректируют штатное расписание.

Некоторые особенности

Среди особенностей этого процесса можно выделить такие:

  • ФРД может осуществляться после введения нового оборудования, которое освобождает некоторых рабочих от их обязанностей.
  • Выполняет подобную работу зачастую уполномоченный сотрудник отдела кадров.
  • Фотографироваться может как все день, так и определенные операции, стадии, бригада или один специалист.
  • Прежде чем начать ФРД, следует определить цели, должностные обязанности исследуемых.
  • Иногда разрешается самофотографирование, то есть чтобы фотография рабочего времени проводилась самим сотрудником, деятельность которого нужно отследить. В этом случае подразумевается, что он сам делает все записи в отчете и фиксирует временные промежутки, потраченные на те или иные действия. Эта методика поможет сотруднику определить, в какие периоды его рабочее время тратиться нерационально.

Существует разделение на виды в зависимости от количества объектов, за которым буде вестись наблюдение. Конкретнее:

  1. Индивидуальная – касается исследования рабочего времени конкретного сотрудника, при этом детализация затраченных сил будет максимально возможной.
  2. Групповая – такая фотография рабочего дня предусматривает наблюдение за деятельностью группы сотрудников, которые связаны между собой определенными рабочими процессами. Основная задача этого исследования – это проверить насколько эффективное происходит взаимодействие, согласованы ли их действия, насколько каждый из них загружен, проверить иные процессы.
  3. Комплексная – выявляет взаимосвязи рабочих процессов. Получается изучить ритм работы, рациональность применения оборудования. Данный метод будет полезен, если нужна разработка действий, направленных на увеличение эффективности труда.

Обратите внимание! Для того чтобы получить предельно точную картину и правдивые данные, фотографирование проводится на протяжении нескольких дней, недель и даже месяцев.

Кому полезны данные ФРД?

Фотография рабочего времени предоставит немало полезных данных для руководителя и собственника компании. Они получают картину эффективности работы сотрудников. Также не лишним будут эти данные для менеджера по персоналу, отдела кадров для формирования должностных инструкций, штата и т.д.

Конечно, помогут данные, полученные в результате ФРД самим сотрудникам, если он заинтересованы в повышении эффективности своей работы и выполнении должностных обязанностей.

Порядок проведения ФРД

Фотографирование рабочего времени – это процесс ,который требует от исполнителя предельной щепетильности и внимательности. Ему нужно в буквальном смысле фиксировать все, в том числе разговоры по телефона на личные темы.

Начинается все с подготовки, определения цели. Так если задачи наблюдения – это определить соблюдают ли сотрудники правила внутреннего трудового распорядка, то проводить фотографирование можно сразу группы сотрудников. Если трудовая дисциплина нарушается – это будет заметно сразу. Например, очень часто ходят на перекуры или пьют чай не в отведенные для этого периоды, вместо того чтобы заниматься работой.

В тех ситуациях, когда нужна оптимизация рабочего дня одного работника, то фотографию рабочего дня проводят индивидуально для каждого. Фиксируется не только то, что он делает, но также процессы взаимодействия с остальными работниками, их эффективность.

Важно! Проводить ФРД можно как явно, так и скрыто, то есть, не сообщая об этом сотруднику. Как показывает практика, именно второй вариант помогает выявить, куда действительно тратится большая часть рабочего времени. Если выбран второй метод, то следует на этапе подготовки придумать легенду касательно внедрения наблюдателя.

Стоит заметить, что от инструктажа и обучения тех, кто будет проводить ФРД, зависят конечные результаты. Также на этом этапе следует согласовать бланки, в которые будет вноситься информация.

Правила внесения данных в ФРД

Для того чтобы бланк соответствовал требованиям, в него нужно внести такую информацию:

  • Название компании, ее структурного подразделения.
  • Название наблюдения, номер и дата его осуществления.
  • В самом бланке вносятся данные, относительно работника, за которым ведется наблюдение – ФИО, профессия, должность, выполняемая работа.
  • Краткая характеристика его должностных обязанностей.
Читать еще:  Декларация по ндфл в 2016 году вновь обновится

После этого следует табличная часть, в которую вносятся конкретные временные затраты и описание действий, которые забрали это время. Например:

  1. Включение компьютера – 5 минут.
  2. Перекур – 10 минут.
  3. Общение с клиентами – 45 минут.

И в такой хронологи расписываются все действия, осуществленные сотрудником за рабочий день. Ведутся все наблюдения в режиме реального времени. В конце подводится итог, где просчитываются такие важные пункты временных затрат:

  • Подготовительно-заключительные действия.
  • Время на обслуживание рабочего места.
  • Оперативное время.
  • Время перерывов.

Важно! Документ обязательно должен подписать начальник структурного подразделения, где исследуемый трудиться.

Фотография рабочего времени – это эффективный инструмент проверки того чем занимаются сотрудники и почему они не успевают выполнять поставленные перед ними задачи. Такое наблюдение поможет, в том числе определить претендентов на увольнение или узнать сколько нужно людей добавить в штат.

Фотография рабочего дня, пример заполнения

Статьи по теме

Рассказываем, зачем нужна карта фотографии рабочего времени, как ее составить и сделать правильные выводы.

«Как ни зайду в офис, мои подчиненные то курят, то чай пьют, то ногти красят», — жалуется руководитель одной компании. Может, это совпадение, а может, работники действительно саботируют свои задачи. Узнать истину поможет фотография рабочего дня (ФРД).

Что такое фотография рабочего времени?

Это методика наблюдения с целью вычислить реальную занятость сотрудника. Ее итогом будет рабочий день, расписанный по минутам. Так вы сможете узнать, сколько времени человек тратит на решение рабочих вопросов, а сколько – на личные нужды и просто безделье.

ФРД полезна для:

  • корректировки штатного расписания, должностных инструкций;
  • составления планов и бюджета компании;
  • выявления «кандидатов» на увольнение;
  • установления причин низкой производительности труда;
  • оценки условий труда и работы оборудования.

Мария Цуркан , сооснователь и владелец школы руководителей «Я начальник»:

«Если у руководителя появляется необходимость контролировать, сколько времени сотрудник тратит на работу, а сколько проводит в праздном безделье, значит, у такого начальника есть серьезные проблемы с его управленческой компетентностью.

Возможные причины проблем:

  1. Руководитель занимается микроменеджментом. Он каждому говорит, что конкретно делать в данный момент, вместо того, чтобы делегировать процессы. И он просто не успевает каждому раздать мелкие поручения. Вот сотрудники и занимают время, чем могут.
  2. Он не доверяет сотрудникам. А для недоверия в работе может быть лишь одна причина — незнание мотивации, неумение управлять мотивацией. И здесь снова вопрос к руководителю: каким образом, не умея работать с мотивацией, он выстраивает работу в подразделении?
  3. Сотрудники саботируют рабочие задачи. А значит, шеф не сумел обосновать своих решений сотрудникам.

Поэтому, прежде чем начинать анализ и обработку карт фотографии рабочего времени, необходимо проанализировать, какие управленческие ошибки вы допустили в своем коллективе».

Как составить фотографию рабочего дня

Для начала разберемся, какими бывают виды ФРД

Цели и особенности

Наблюдение за работой одного сотрудника, с максимальной детализацией

Такие ФРД помогают определить, соблюдает ли коллектив правила внутреннего распорядка, как проходит взаимодействие между сотрудниками

Наблюдение за всеми рабочими процессами (в том числе за работой оборудования, ритмом коллектива, взаимодействием с начальством). Цель – оптимизация, глобальная «перезагрузка» всей компании

Сотрудник сам фиксирует свой рабочий день, чтобы повысить свою эффективность.

Некоторые особенности

  1. Эту работу поручают обычно кадровику или менеджеру по персоналу (если это не самофотографирование).
  2. Прежде чем начать ФРД, определите цели наблюдения, а также пропишите должностные обязанности для наблюдателя.
  3. Записывать показания нужно в наблюдательный лист фотографии рабочего дня в реальном времени. При этом проявлять максимальную щепетильность и фиксировать все «мелочи» — беседы на личные темы, перекуры и пр.
  4. Фотографировать можно не целый день, а какие-то отдельные рабочие процессы и стадии.
  5. Для точной картины ФРД проводят несколько дней или даже недель.
  6. Проводить наблюдение можно явно или скрыто. «Тайная» ФРД дает более правдивые результаты.

Фотография рабочего дня. Пример заполнения

Для фиксации времени уполномоченный человек составляет наблюдательный лист. Вы можете составить свой бланк, либо скачать готовый. Заполнять ФРГ можно от руки или в электронном виде.

Фотография рабочего дня пример заполнения для бухгалтера

Вначале запишите ФИО сотрудника, название организации, продолжительность рабочего дня, перерывы на обед.

В нашем примере бланк имеет 4 колонки.

  • 1 и 2 колонка – начало и окончания действия;
  • 3 колонка – название действия (например, переговоры, звонки клиентам, работа за ПК);
  • 4 колонка – количество затраченного времени.

Эти колонки необходимо заполнять строго по времени:

Когда рабочий день закончится, нужно подсчитать количество времени, затраченное на выполнение прямых рабочих обязанностей:

В нашем примере видно, что на выполнение прямых обязанностей сотрудник тратит 3 часа 20 минут, а это меньше половины рабочего времени. Такое бывает в маленьких компаниях, где нагрузка на бухгалтера минимальна. Отличное решение – передать обязанности на аутсорс и отказаться от штатного бухгалтера.

Современные технологии фотографии рабочего дня

Классический метод наблюдения имеет ряд недостатков:

  • он трудоемкий и сложный – нужно отвлекать кадровика или другого подчиненного от работы, чтобы он занялся ФРД;
  • требуется много времени, ведь снимок одного дня малоинформативный;
  • высокая погрешность – если работники знают, что за ними «следят», они будут всячески имитировать бурную трудовую деятельность.

Поэтому вы можете внедрить более современный подход — специальные технологии.

Виктор Субботин , эксперт в разработке специализированного ПО, видеоаналитики и IoT

«Если это офисные сотрудники, то мы используем компьютерные программы. Они фиксируют открытые приложения (программы), время активности, время неактивности, ведут статистику по времени в разрезе задач и др.

Если мы говорим о рабочем персонале (цех, завод, ремонтно-монтажные бригады, стройка), то там, разумеется, другая технологии и принципы. Это видеоаналитика, датчики, технологии компьютерного зрения. Такой софт решает разные задачи. Например, подсчитывает количество персонала в разных рабочих зонах (зонах отдыха) в реальном времени, фиксирует время простоя оборудования на объекте, находит «мертвые души», за которых принесли пропуска, но по факту их нет».

Анализ и выводы после снимков рабочего дня

По окончанию наблюдений можно составить наглядную аналитику для каждого сотрудника.

Образец фотографии рабочего дня в виде диаграммы:

На практике многие подчиненные даже не догадываются, что львиная доля времени уходит на такие «мелочи», как проверка сообщений в соцсетях или беседы с коллегами. Это поможет им обратить внимание на слабые места.

Также после анализа ФРЖ руководитель может принять решение:

  • уменьшить или увеличить зарплату;
  • эффективнее распределить обязанности между сотрудниками, вывести некоторые задачи на аутсорс;
  • перевести работников на другие должности, если они не справляются с обязанностями;
  • провести обучающие семинары;
  • обновить оборудование, ввести новые методики работы.

Для каких профессий подойдет ФРД?

ФРД идеально подойдет для тех, кто выполняет рутинную работу – слесарей, швей, кадровиков, бухгалтеров, операторов call-центров, упаковщиков, офисных сотрудников. А вот следить за продуктивностью творческих людей в «трудоминутах» не имеет смысла, ведь их деятельность имеет совсем другой характер. Некоторые профессии нельзя оценить по техническим причинам – например, курьеров или тех, кто работает на удаленке.

Павел Трубецков , Директор по маркетингу CS-Cart:

«Мы работаем в IT-бизнесе. Делаем платформы для интернет-магазинов и маркетплейсов. И большинство задач требуют аналитического подхода и поиска максимально эффективного решения. Одну и ту же цель можно достичь за 1 час или 10 часов. Результат будет одинаковый. Часто решение за 1 час будет лучше. И масштабироваться оно будет лучше. Для таких задач подходит лучше всего управление по целям – мы ставим задачу, человек ее выполняет. И тут уже не важно, сколько человек«курит»или«сидит в интернете». Он может как оголтелый бить весь день по клавишам и ничего не добиться. А может пол дня зависать в икс бокс и найти нужное решение.

Поэтому я не слежу за тем, что конкретно и в какой момент делают мои сотрудники. Это демотивирует. Зато я слежу за тем, решают ли они поставленные задачи или нет»

Интересный вопрос: можно ли составлять ФРД для руководителей? Человек, который занимает высокую должность, сам заинтересован в том, чтобы его рабочий был максимально эффективным. Поэтому он может провести контрольное самофотографирование, чтобы выявить, какие дела «съедают» его время.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы!

Как стать мастером в заполнении фотографии рабочего дня

Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает. Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании. Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется аналитический метод: фотография рабочего дня.

Что это такое?

Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.

Читать еще:  Скоро будет новая форма 3-ндфл

Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.

Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.

Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:

  • определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее;
  • изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты. Он будет полезен для молодых кадров. Опыт и особенности постановки, выполнения задач лучших сотрудников помогает оптимально организовать работу остальных;
  • установить нормы. Проанализировав рабочее время нескольких сотрудников, будет легче определиться с выработкой норматива для остальных. Это особенно важно для таких профессий, как: мастер разнообразных станков, работники столовой и другие подобные специальности. Данная методика помогает определить, почему ранее установленные нормы не выполнялись;
  • определить потери в рабочем процессе. Результаты покажут, чем занимался сотрудник на протяжении дня, и какой процент времени затрачивал на выполнение своих должностных обязанностей;
  • оценка эффективности сотрудника помогает оценить уровень профессионализма сотрудников и их мотивацию к работе.

Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.

Хронометраж или фотография рабочего дня?

Часто эти методы сравнивают, но они отличаются друг от друга. Так, хронометраж имеет продолжительность от недели до одного месяца, период определяет сам работник. То есть он знает о наблюдении и может делать все, как говорится, правильно.

Касательно рассматриваемого метода, а именно фотографии рабочего дня, он считается более официальным и эффективным. Инициирует его исключительно руководитель. К тому же наблюдатель зачастую внедряется в рабочий коллектив как агент, то есть о том, чем на самом деле он будет заниматься, никто из сотрудников не знает.

При проведении фотографии рабочего дня все данные вносятся в специальный бланк, с последующей их обработкой и анализом. На основании этих данных руководитель получает отчет согласно установленного образцу. Метод довольно старый, но по-прежнему не теряет своей актуальности, особенно при появлении новых профессий.

Необходимость применения методики полезна для всех:

  • руководитель/владелец компании получает информацию относительно загруженности персонала и рационального использования ресурсов, на рабочем месте. При помощи данного метода даже можно рассчитывать заработную плату за тот или иной труд;
  • менеджер по персоналу. Наблюдение помогает представителям отдела кадров составлять оптимальные должностные инструкции, а также формировать потребность в работниках, что особенно актуально для бригадных специальностей;
  • для сотрудников, заинтересованных в повышении эффективности работы.

Существует несколько видов ФРД, разделение происходит с учетом количества объектов наблюдения.

Индивидуальная

Индивидуальную фотографию рабочего дня применяют при аттестации работников. В этом случае рассматривается рабочий день только одного работника, на производстве или в офисе, с учетом оценки эффективности использования рабочего времени. Наблюдение ведется на протяжении одного рабочего дня, реже недели.

Данный вид чаще называют массовым. Под прицелом наблюдателей находится группа сотрудников или целое структурное подразделение, иногда смена. Порядок проведения и фиксации такой же, как и в предыдущем способе, в результате чего удается получить картину затрат рабочего времени каждого сотрудника в звене.

Если фиксация проводится для группы более чем из 3 сотрудников, то применяется метод мгновенной фиксации. Данная методика имеет свои особенности, а именно:

  • наблюдатель определяет конкретный вид работ, который он будет фиксировать для каждого из участников группы. Однако, уследить сразу за всеми и внести корректные данные невозможно;
  • периоды наблюдения делятся на интервалы с точными временными промежутками;
  • при фиксации занесении результатов в бланк пишут используя сокращения.

Данным методом исследованию подвергается большая группа работников. Зачастую эту методику используют на крупных предприятиях, где сотрудники поделены на бригады.

Недостатки методики ФРД

Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.

Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево. Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными. Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.

Алгоритм проведения фотографии рабочего дня

Однако, при правильной организации процесса, рассматриваемая методика дает положительный результат.

Определение целей

Проведение любого исследования, в том числе такого требует конкретной постановки цели. В противном случае оно бесполезно. Цели могут быть разные, поэтому первым делом следует составить их список, указав какие результаты должны быть отображены в отчете. Это может быть:

  • составление перечня реально выполняемых задач конкретным сотрудником или группой;
  • поиск возможностей оптимизации труда;
  • определение потери эффективности;
  • разработка норм затрат рабочего времен;
  • выявление сотрудников с низкой квалификацией, не справляющимися с поставленными перед ними задачами.

Определение целевой группы исследуемых, временных рамок

Оптимально, если длительность исследования такова, что охватывает весь рабочий цикл, однако, на практике это реализовать не всегда возможно. Когда цель – определение структуры затрат рабочего времени, процедура фотографирования должна проводиться на протяжении как минимум 1-2 недель, возможны короткие перерывы.

Для определения норм выработки касательно отдельных видов работ требуется фиксировать каждый вид работ не меньше 10-15 раз, в таком случае, продолжительность исследования возрастет до 3-4 недель.

При определении исследуемой группы могут быть такие варианты:

  • для коллектива менее десяти человек ФРД проводится для каждого сотрудника отдельно. При этом остаться без наблюдения могут: работники на испытательном сроке, беременные и инвалиды, если таковые есть на производстве;
  • если численность персонала более десяти человек, то можно исследовать только самых опытных работников. Конечно в этом случае все зависит от поставленных руководством целей.

Подготовка и заполнение бланка

Еще один важный этап, от которого зависит удобство фиксации данных, а в последующем и их анализа, это подготовка и правильное занесение информации в бланк. Скачать готовый наблюдательный бланк можно ниже:

Сделать такой бланк также можно вручную в ворде или excel.

В зависимости от выбранного варианта проведения фотографирования бланк заполняет специально назначенный сотрудник или сам исследуемый. Это можно проводить на распечатанном листе или заносить данные в цифровом виде, а распечатать потом.

Важно! При фотографировании фиксируется время начала действия и его завершение. Не должно быть «белых пятен», то есть если в 8:45 одно действие завершено, то в 8:45 должна быть начата следующая операция. Даже если сотрудник просто сидит за рабочим столом, ничего не делая – это тоже указывается.

Того, кто будет вести фотографирование, обязательно нужно проинструктировать в отношении правильного заполнения бланков. В отдельных случаях требуется провести обучение. Для этого выдается соответствующий приказ руководством.

Если у вас цель получить самые достоверные сведения, желательно сотрудника, который будет проводить фотографирование, ввести в коллектив под какой-либо легендой. В таком случае исследуемые ведут себя как обычно, что особенно актуально для выявления причин по снижению эффективности труда.

Работа с результатами

После того, как все этапы фотографирования пройдены проводится анализ полученных результатов. Если исследовалась группа, то данные по каждому сотруднику могут быть представлены индивидуально. Анализ представляется в виде таблицы с отображением затрат рабочего времени по должностям, видам работ, отделам и другим необходимым критериям.

Порядок оформления отчета

Все результаты анализа заносятся в специальный бланк, который должен быть оформлен согласно правилам. В нем указывается:

  • название предприятия и структурного подразделения;
  • Ф.И.О. сотрудника (сотрудников);
  • уровень образования и квалификация;
  • занимаемая должность;
  • название выполняемой работы;
  • краткая характеристика работ;
  • в таблице фиксируют информацию по стадиям и временным затратам;
  • в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
  • под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и время перерыва в работе любого типа (перекур, обед, прочтение литературы не относящейся к работе).

Отчет обязательно передается на подпись непосредственного руководителя, а далее на рассмотрение высшему руководству.

Фотография рабочего времени – эффективный метод отслеживания реально потраченного времени на работу, а также идеальный инструмент налаживания всего рабочего процесса. Подобное пристальное исследование поможет обнаружить проблемы по снижению производительности и оказать помощь в оптимизации рабочего процесса.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector