Нас ждут электронные трудовые книжки?

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.



Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки

  • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
  • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • Место работы.
  • Периоды работы.
  • Должность (специальность, профессия).
  • Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
  • Основания прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен поправками в действующее законодательство. В данный момент проект подготовленных изменений направлен Правительством на рассмотрение Федерального собрания.

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно поправкам, такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Второй законопроект вносит изменения в федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводит обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

Третий законопроект вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника

Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru и на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Переход на электронные трудовые книжки. Интервью с экспертом

С 2020 года в России начинают действовать электронные трудовые книжки. Как работодателям подготовиться к изменениям и избежать ответственности за нарушения? Рассказывает эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству Евгения Конюхова.

Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек?

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Читать еще:  Судебная практика по аренде земли

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям?

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме. Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Что полезно знать работодателям о технической стороне вопроса?

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд.

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

— Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Что нас ждет с электронными трудовыми книжками?

Правительство одобрило идею перевода трудовых книжек в электронный формат, и многострадальные законопроекты, которые редактировались несколько раз, наконец-то были внесены в Государственную Думу РФ:

  • Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)» (ред., внесенная в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 08.07.2019);
  • Проект Федерального закона № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений» (ред., внесенная в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 08.07.2019).
  • Данный пакет законопроектов подготовлен в целях реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».
Читать еще:  Порядок заполнения справки о валютных операциях (бланк)

Итак, что предлагают данные законопроекты?

Законопроект о внесении изменений в ТК РФ

Законопроект предлагает внести в ТК РФ новую статью 66.1, согласно которой сведения о трудовой деятельности, которые будут предоставлять работодатели в информационную систему ПФР, являются основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о работнике, выполняемая им работа, переводы на другую постоянную работу, увольнение работника и основание прекращения трудового договора).

Законопроект предлагает работникам определиться, в каком виде они хотят продолжения ведения своих трудовых книжек.

С 01.01.2021, если законопроект будет принят, работодатель будет вести на бумажном носителе трудовые книжки только тех работников, которые подадут письменное заявление с просьбой о продолжении ведения их трудовых книжек в бумажном виде до конца 2020 года.

Тем же работникам, которые не подали такого письменного заявления, трудовые книжки будут выданы на руки, а работодатель с этого момента будет освобожден от ответственности за их хранение, и в дальнейшем сведения о трудовой деятельности этих работников будут вестись только в электронном виде.

Главное отличие электронной трудовой книжки от бумажной — сведения о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в электронном виде у работодателя и в ПФР.

Сохранится практически вся информация, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Не будет только записей об образовании сотрудника и его поощрениях. А работникам, которые устраиваются на работу впервые, ведение сведений об их трудовой деятельности будет осуществляться в электронном виде, бумажная трудовая книжка им оформляться уже не будет. Законопроектом предлагается установить несколько вариантов получения работником сведений о его трудовой деятельности. Эти сведения работник, по своему желанию, может получить в бумажной или электронной форме. Работник может получить сведения о своей трудовой деятельности:

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг;
  • в самом ПФР;
  • воспользовавшись Единым порталом государственных и муниципальных услуг.

Также предлагается внести изменения в ст. 234 ТК РФ.

Если работодатель при увольнении работника задержал выдачу работнику сведений о его трудовой деятельности либо внес неправильную или не соответствующую законодательству формулировку причины увольнения работника, работодатель должен будет возместить работнику не полученный им заработок.

Еще планируется ввести поправки в ст. 392 и ст. 394 ТК РФ. Данные сведения о своей трудовой деятельности работник будет иметь право предъявить в суде при обращении за разрешением индивидуально- го трудового спора, в качестве доказательной базы.

Если все же законопроект будет принят, работодателям, для того, чтобы полноценно перейти на ведение трудовых книжек в электронном форма- те, в течение 2020 года придется про- вести ряд необходимых подготовительных мероприятий, таких как:

  • (при необходимости) принять или изменить локальные нормативные акты;
  • обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в ин- формационную систему ПФР;
  • уведомить работников в письменной форме об указанных изменениях трудового законодательства.

По мнению разработчиков, принятие законопроекта повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности работников, упростит процедуру приема на работу для работников, а также снизит издержки работников и работодателей. Законопроект о внесении изменений в закон об индивидуальном персонифицированном учете Законопроект предлагает с 01.01.2020 ввести в отношении работодателя (страхователя) обязанность представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц, о которых шел разговор в законопроекте о внесении изменений в ТК РФ.

Для этих целей индивидуальный лицевой счет физического лица в ПФР должен быть дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности».

Данный раздел предположительно должен будет содержать сведения о месте работы, о выполняемой работе и ее периодах (сведения о приеме на работу, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации), сведения о переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Также, по мнению разработчиков, в данном разделе должны быть указаны данные документов, являющихся основаниями для оформления указанных трудовых отношений.

Работодатели должны будут предоставлять в ПФР данные сведения о трудовой деятельности начиная с 01.01.2020, ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

А начиная с 01.01.2021 данные сведения, в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться работодателем не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

В случае если численность работающих застрахованных лиц у работодателя за предшествующий отчетный период — месяц составляет 25 и более лиц, работодатель представляет сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если же численность работающих застрахованных лиц за предшествующий отчетный период — месяц составляет менее 25 лиц, работодатель имеет право предоставить данные сведения в бумажной форме.

Формировать сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц работодатели будут либо с использованием своих программно-технических средств, либо с использованием электронного сервиса, предоставляемого для этих целей ПФР на безвозмездной основе.

Так как сведения о трудовой деятельности работников являются составной частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица, они будут храниться в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в течение всей жизни застрахованного лица.

Законопроектом предусматривается, что за: непредставление в установленный срок; за представление не полных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работодатель (его должностное лицо) несет административную ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. При этом ПФР будут даны полномочия по передаче информации о данных правонарушениях в Роструд в электронной форме посредством использования единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Законопроект о внесении изменений в Кодекс об административных правонарушениях

Законопроектом предусматривается дополнить ст. 5.27 КоАП РФ частью 1.1, в соответствии с которой должностные лица работодателя, за неоднократное нарушение сроков представления указанных сведений либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений будут привлекаться к административной ответственности в виде предупреждения.

При этом под неоднократным нарушением сроков представления указанных сведений либо представлением неполных и (или) недостоверных сведений понимается совершение работодателем указанных действий два и более раза в течение года.

Одновременно законопроект предлагает внести изменение в ч. 1 ст. 23.12 КоАП РФ, в части установления полномочий федерального органа исполнительной власти, осуществляющего федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, по рассмотрению дел и составлению протоколов в отношении указанных правонарушений.

Удастся ли быстро перейти на «электронные» трудовые книжки?

Все ли так однозначно?

В советские годы трудовая книжка была важнейшим документом, выполнявшим сразу несколько функций, таких как:

  • учет трудового стажа, который велся от первой записи поступления на работу;
  • учет трудовой деятельности, дававшей право на досрочную или повышенную пенсию (например, работа в районах Крайнего Севера);
  • учет непрерывного стажа для определения размера пособий по временной нетрудоспособности;
  • записи о присвоении квалификации, позволявшей человеку занимать ту или иную должность;
  • фиксация информации о трудовых нарушениях.

По мнению многих специалистов, теперь уже трудовая книжка не выполняет таких серьезных функций.

Важнейшим документом, как для работодателя, так и для работника сегодня является заключенный трудовой договор, с указанным в нем функционалом и размером заработной платы.

И ведение трудовых книжек в электронной форме, по мнению тех же специалистов, назревало уже давно.

Это быстро, удобно, и, главное, не будет проблем в сохранении трудового стажа работника.

Ведь сейчас в случае потери бумажной трудовой книжки восстановить трудовой стаж работника достаточно хлопотно и трудно. Приходится обращаться к тем предприятиям, где ранее работал человек, чтобы получить справки о подтверждении трудового стажа на данном предприятии.

А если предприятие уже закрылось?

Очень много работников, особенно в 90-е годы, когда предприятия появлялись и исчезали, как грибы, когда за работника не платились страховые взносы, не заключались, как положено, трудовые договоры, потом не могли подтвердить никаким образом свой стаж работы на этом предприятии.

И тем не менее многие работники постарше по-прежнему считают бумажную трудовую книжку единственно надежным инструментом, который может уберечь информацию о трудовом стаже работника от потерь. И в легкий и быстрый переход на «цифру» не верят.

Хотя первые шаги по переходу в «цифру» ПФР начал еще в конце 90-х годов, с того момента, как была внедрена внутренняя система персонального учета.

А с 2002 года ПФР вообще поставил задачу работодателям перевести в электронный формат сведения о трудовой деятельности работников по их трудовым книжкам и подать их в ПФР в электронной форме. Далее сведения о трудовой деятельности работников подавались работодателями раз в год. А сейчас эта отчетность подается в ПФР 1 раз в месяц.

Читать еще:  Чек-лист по инвентаризации

По мнению ПФР, на данный момент за счет оцифровки 100% сведений о трудовой деятельности (прежде всего о страховом стаже) граждан пенсии уже могут назначаться без участия человека. Например, за прошлый год дистанционно выплаты назначили по 1,3 млн онлайн-заявлений.

В отношении электронных трудовых книжек высказываются разные мнения.

С одной стороны, система взаимоотношений работник — работодатель становится более прозрачной и систематизированной.

С другой стороны, ведение кадрового документооборота в электронном виде пока удобно лишь для взаимоотношений с удаленными специалистами. И все же надо понимать, что многие работодатели и работники пока попросту не готовы ни морально, ни физически к переходу на использование цифровых данных.

Прежде всего, потому что в стране много удаленных, труднодоступных, промышленных или аграрных регионов, где уровень компьютеризации просто не позволит осуществить быстрый переход на «цифровые» рельсы.

Также немаловажным в этом случае остается вопрос защиты персональных данных и получение работодателями электронных цифровых подписей.

Если все же законопроекты примут, главная задача будет заключаться в том, чтобы все работодатели делали своевременные записи в определенных электронных реестрах для того, чтобы данные о стаже работников своевременно поступали в ПФР.

При этом есть мнение, что гражданам не следует отказываться пока и от бумажных трудовых книжек, а кроме того, стоит дублировать в них все записи по месту работы, и различные благодарности и поощрения.

Так как для окончательного закрепления электронной формы ведения трудовых книжек ПФР понадобится немало времени, наверное, лучше иметь запасной вариант.

Кому может быть выгодно введение электронных трудовых книжек?

По мнению многих специалистов, введение электронных трудовых книжек может пойти на пользу всем сторонам трудовых отношений.

  1. Работодателю. Сейчас трудовые книжки хранятся в сейфе у работодателя. Кадровики вручную заполняют их. Есть риск сделать ошибку, которая порой может повлечь за собой оформление дубликата трудовой книжки. А также сводится к минимуму возможность использования работниками липовых трудовых книжек и фиктивных записей о месте и стаже работы.
  2. Работнику. Сейчас на собеседовании работник не может предъявить потенциальному работодателю трудовую книжку, так как она хранится у работодателя. А в будущем потенциальный работодатель сам может войти в программу и посмотреть все данные на работника. Также возможность получения и проверки сведений о своей трудовой деятельности защитит работников от недобросовестных работодателей, пытающихся не оформлять трудовой договор.

И все же, при всех, казалось бы, положительных моментах введения электронных трудовых книжек не стоит торопить события и разом отказываться от бумажных трудовых книжек.

Еще неизвестно, в каком виде дума примет данные законопроекты, и пока многие россияне и работодатели еще не готовы к такому переходу.

Как будут переходить на электронные трудовые книжки

Вместо записей в бумажной трудовой книжке работодателям придется ежемесячно направлять данные о сотрудниках в электронный реестр ПФР. Данные о заключенных трудовых договорах будет хранить Роструд. Также все компании обяжут предоставлять инспекторам ГИТ доступ к своим информационным системам для удаленных проверок. Таковы планы чиновников по поводу перевода трудовых отношений в «цифру». «Кадровое дело» выяснило, когда сбудутся мечты чиновников и как будут переводить работу на новые правила.

Вместо трудовой книжки – реестр ПФР

Идея перехода на цифровые технологии тесно связана с большой целью государства легализовать трудовые отношения в стране. По данным Госкомстата, почти 15 млн человек работают без оформления1. Это 20 процентов от всего экономически активного населения страны. В то же время многие эксперты признают, что и без этой цели вести делопроизводство на бумаге является довольно архаичным способом и другие страны ушли далеко вперед в этом вопросе. Но что конкретно переводить в электронный вид, пока неясно.

На парламентских слушаниях в январе 2018 года зам. министра труда Любовь ЕЛЬЦОВА заявила, что в течение этого года ведомство проработает проект, касающийся учета данных о трудовой деятельности работника в электронном виде. При этом на данный момент чиновники не преследуют цель обязать работодателя вести такой документооборот, это будет их правом.

Что предполагает «цифровизация» трудовых отношений:

  • переход на электронные трудовые книжки;
  • введение электронного документооборота;
  • электронный надзор.

В общем виде чиновники представляют электронную трудовую книжку как некую базу данных обо всей трудовой деятельности любого гражданина. Работодатель будет передавать данные о работе сотрудника в Пенсионный фонд в электронном виде, с помощью своих информационных систем. Предполагается, что любую бухгалтерскую или кадровую программу можно будет подключить к обмену информацией с ПФР. При этом подтверждать факт трудовых отношений необходимо будет раз в месяц. Какую конкретно информацию будут хранить в электронном виде, вопрос нерешенный. По одной из версий, которую рассматривает Минтруд, создадут полноценный аналог бумажной трудовой книжки. То есть работодатели будут передавать государству информацию не только о дате приема и увольнения, но и о переводах, награждениях и причинах расторжения договора.

Минтруд предлагает уже с 2020 года не заводить бумажные книжки для сотрудников, которые поступают на работу впервые. Однако в качестве компромисса предлагает вести бумажные книжки остальным сотрудникам до окончания их трудовой деятельности. Будет ли это правом сотрудника или его обязанностью, пока неясно. Также не решен вопрос – придется ли в этом случае хранить трудовую книжку работодателю или она будет дома у работника.

Еще одна дилемма, связанная с отказом от бумажных книжек, в том, что неясно, как работодателю до заключения трудового договора понять, насколько реален стаж работника. Некоторые компании просят работника принести на собеседование трудовую или ее копию. При отказе от этого документа возможность узнать подробности о работе сотрудника будет только в информационной базе. Одним из вариантов решения предлагают следующий путь. У работника будет выбор: дать согласие работодателю на ознакомление со сведениями о трудовой деятельности на информационном ресурсе ПФР либо предъявить выписку о своем стаже из личного кабинета на сайте ПФР. Также он сможет предъявить заверенную копию приказа о прекращении трудового договора.

Эксперты также поддерживают идею перехода на электронные трудовые книжки, но настаивают на минимуме информации в них. Так, Дмитрий КУЗНЕЦОВ, профессор НИУ ВШЭ, директор Высшей школы юриспруденции, заявил, что никакой информации о награждениях сотрудников, а также основаниях увольнения и тому подобных сведений храниться у государства не должно. Более того слишком активное участие государства в этом вопросе приведет к обратному эффекту: вместо легализации отношений мы получим массовый уход в тень.

В России могут появиться электронные трудовые книжки

Государственная Дума на пленарном заседании во вторник, 17 сентября, приняла в первом чтении поправки в Трудовой кодекс и ряд других законов, вводящие в России электронные трудовые книжки.

«Развитие цифровой экономики, законодательное обеспечение внедрения современных технологий в современную жизнь — один из приоритетов работы Государственной Думы, — сказал Вячеслав Володин

Вячеслав Володин напомнил, что «закон об электронных трудовых книжках давно ждет бизнес-сообщество. Мы обсуждали его во время больших парламентских слушаний по развитию цифровой экономики. Возможности для перехода на «цифру» у компаний есть, а главное — этот закон даст возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников».

«При этом для самих работников появление электронной трудовой книжки сведет к минимуму риски потери сведений и освободит их от обязанности самим заниматься восстановлением данных о трудовом стаже», — сказал Председатель ГД.

«Изменения затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица. Важно, что переход на электронные трудовые книжки будет добровольным и постепенным», — отметил он.

В случае окончательного принятия поправок с 1 января 2021 года работодатели будут вести трудовые книжки на бумажном носителе только в отношении работников, которые до конца 2020 года подадут об этом соответствующее письменное заявление. Тем, кто такое заявление не подаст, трудовые книжки выдадут на руки, а работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение. Все новые сведения будут храниться только в электронном виде. Лицам, впервые поступающим на работу, бумажные трудовые книжки оформляться не будут.

Первый законопроект вносит изменения в ТК РФ, второй — в ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Им предусматривается, что в Пенсионный фонд России будут сообщаться данные, связанные с местом работы, должностью, перемещениями с одной должности на другую того или иного гражданина. Как отмечал Первый заместитель руководителя фракции «Единая Россия» Андрей Исаев

Ранее трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений при Правительстве РФ поддержала инициативу о введении электронных трудовых книжек.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector