Нужно ли исчислить ндфл с командировочных выплат, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и убытии?

Можно ли учесть расходы, если на командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии

Все знают, что в командировочном удостоверении (форма № Т-10 утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ) должны быть отметки организации, в которую был командирован работник. Ее наименование вы указываете в приказе о направлении работника в командировку (форма № Т-9 утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ) и на первой странице командировочного удостоверения в поле «Место назначения (страна, город, организация)». Однако по возвращении работника из командировки бывает, что на оборотной стороне командировочного удостоверения:

  • нет этих отметок;
  • отметки сделаны другой организацией.

Формы первичных документов в электронном виде для оформления командировки можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

К примеру, работника командировали для закупки оборудования в организацию, являющуюся поставщиком, но на удостоверении стоят отметки грузоотправителя.

И бухгалтер в такой ситуации должен принять решение: учитывать командировочные расходы для целей налогообложения прибыли или нет.

Нет отметок или они не те — быть претензиям

Отметки в форме № Т-10 о датах приезда и выезда подтверждают фактический срок пребывания в командировке. Они должны быть заверены подписью должностного лица с ее расшифровкой и печатью организации, куда направлен работник.

Обратная сторона формы № Т-10

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Объясни работнику

В командировочном удостоверении должны стоять отметки о прибытии/выбытии, которые нужно ставить именно в той организации, которая указана на первой странице командировочного удостоверения в поле «Место назначения (страна, город, организация)». В ином случае работнику могут не возместить расходы на командировку.

Поэтому если в командировочном удостоверении отметок нет либо они не соответствуют наименованию организации, в которую был направлен работник, то налоговые органы считают, что подтвердить таким документом фактический срок пребывания работника в служебной поездке нельзя. А значит, расходы на командировку не могут быть учтены в целях налогообложения прибыл и Письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.1, от 03.07.2007 № 20-12/062183 .

И никакие другие документы подтвердить тот факт, что работник был в командировке, не помогут.

Из авторитетных источников

“ Отметки в командировочном удостоверении о прибытии в место командировки и убытии из него обязательны для правильного оформления этого документа. Поэтому, даже если цель командировки выполнена, есть акт приема-передачи работ, для выполнения которых работник направлялся в командировку, есть счета гостиницы, посадочные талоны на самолет, без отметок принимающей стороны в удостоверении расходы на командировку учесть нельзя ” .

Однако суды не столь строги. В некоторых ситуациях у вас есть шанс «отбить» свои расходы. Давайте посмотрим, в каких именно.

Ищем аргументы в свою защиту

СИТУАЦИЯ 1. Отметок нет. В этом случае суд может занять сторону налогового органа, признав командировочные расходы необоснованным и Постановления ФАС ВВО от 23.04.2007 № А28-7048/2006-250/21; Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 № А29-800/2009; ФАС ПО от 17.01.2008 № А65-1734/2007-СА2-11 .

Например, в одном из решений суд указал, что отсутствие в командировочных удостоверениях отметок организаций, куда были направлены работники, означает, что нет доказательств того, что они там находилис ь Постановление ФАС ПО от 17.01.2008 № А65-1734/2007-СА2-11 .

СИТУАЦИЯ 2. Отметки поставлены не той организацией, в которую был командирован работник. Здесь суд, скорее всего, будет выяснять причины такого несоответствия. Так, суды вставали на сторону налогоплательщика, когда:

  • были другие документы, подтверждающие нахождение работников в командировк е Постановление ФАС МО от 21.01.2010 № КА-А41/15365-09 ;
  • отметки ставились в другой организации по той причине, что товары, для закупки которых был командирован работник, находились на ее склад е Постановление ФАС МО от 13.04.2009 № КА-А40/2647-09 .

Что делать, если отметки поставить некому

Возможны и такие ситуации. Например, когда работник командирован в другой город для проведения переговоров с клиентом — физическим лицом. Или направлен инкогнито в качестве контролера качества обслуживания гостиницы, ресторана или магазина. Можно ли учесть командировочные расходы для целей налогообложения при отсутствии отметок на командировочном удостоверении в такой ситуации, мы спросили в Минфине.

Из авторитетных источников

“ В такой ситуации расходы на командировку для целей налогообложения прибыли не учитываются, так как в удостоверении нет отметок о прибытии/выбытии ” .

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Минфин России

Выход из сложившейся ситуации подсказали специалисты Минздравсоцразвития. По их мнению, отметки о дате приезда и дате выезда могут быть проставлены в гостинице, в которой проживал командированный работник.

Из авторитетных источников

“ В командировочном удостоверении в такой ситуации надо указать пункт направления и цель командировки.

По моему мнению, отметки о дате приезда и дате выезда могут быть проставлены в гостинице, в которой проживал командированный ” .

Кстати, и сотрудники Минфина не имеют ничего против такого подхода.

Из авторитетных источников

“ По моему мнению, если отметки в командировочном удостоверении согласится поставить администрация гостиницы, удостоверение будет оформлено верно. И тогда расходы на командировку можно будет учесть ” .

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Минфин России

Но что делать, если работник направлен в качестве контролера инкогнито в гостиницу, в которой и проживал? Получается, что остается либо учесть командировочные расходы за счет чистой прибыли, либо надеяться на то, что расходы удастся отстоять в суде, ссылаясь на то, что отметку поставить некому, и на то, что служебное задание выполнено.

Если у вас не будет командировочного удостоверения (или не будет в нем отметок), то в суде вам может помочь письмо от принимающей организации, которое подтвердит фактический срок пребывания работника в командировке. В письме должны быть указаны конкретные даты прибытия и отъезда работника, наименование этой организации, подпись руководителя и печать организации.

Читать еще:  Поторопитесь, если хотите возместить ндс за 2-й квартал в ускоренном порядке

Если же цена вопроса высока, лучше попросить организацию, в которую был командирован работник, прислать вам командировочное удостоверение с ее отметками по почте. А если договориться нельзя (например, когда работник был командирован для участия в судебном заседании), то лучше съездить самим и поставить нужные отметки.

Не пускайте этот вопрос на самотек, ведь, кроме проблем с налогом на прибыль, могут добавиться и споры по НДФЛ и взносам.

Начисляется ли НДФЛ на компенсацию командировочных расходов работнику, если в командировочном удостоверении отсутствует отметка о его прибытии и убытии (п. 3 ст. 217 НК РФ)?

Ситуация актуальна для правоотношений, возникших до 07.01.2015 (включительно). С 08.01.2015 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, согласно которому вносятся изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). В новой редакции Положения не предусмотрено составление командировочного удостоверения.

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.

Ранее в п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 было указано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о днях прибытия и выбытия из места командировки.

Аналогичное положение в настоящее время предусмотрено п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Официальной позиции нет.

Имеются судебные акты, из которых следует, что при отсутствии в командировочном удостоверении работника отметки о прибытии и убытии на компенсацию командировочных расходов НДФЛ не начисляется. Данная позиция выражена и в работах авторов.

Подробнее см. документы

Постановление ФАС Московского округа от 29.07.2011 N КА-А40/7917-11 по делу N А40-94667/10-13-439

Суд признал неправомерным доначисление НДФЛ в связи с тем, что в командировочных удостоверениях отсутствуют надлежащим образом оформленные и заверенные печатями отметки о прибытии и убытии командированных лиц, поскольку время пребывания работника в месте командировки и ее производственный характер подтверждаются другими документами.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Московского округа от 10.02.2011 N КА-А40/18048-10 по делу N А40-5572/10-20-75

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.11.2006 по делу N А05-2791/2006-9

Консультация эксперта, 2007

Консультация эксперта, 2007

Постановление ФАС Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9149/08-С3 по делу N А07-6322/08

Суд отклонил довод налогового органа, согласно которому командировочные расходы облагаются НДФЛ, поскольку поездка оформлена ненадлежащим образом. Он также указал, что отсутствие в командировочном удостоверении отметок о прибытии и убытии не меняет целевого назначения командировочных выплат.

Отмена командировочных удостоверений: как теперь подтверждать расходы на командировки и освобождение выплат от НДФЛ и взносов

В начале января были отменены командировочные удостоверения (см. «Правительство РФ отменило командировочные удостоверения»). Кроме того, теперь при направлении работника в командировку не требуется оформлять служебные задания. В этой связи у бухгалтеров стали возникать вопросы: не возникнут при отказе от названных документов проблемы с документальным подтверждением командировочных расходов, а также с освобождением выплат от НДФЛ и взносов? Давайте разберемся, стоит ли продолжать выписывать командировочные удостоверения.

Вводная информация

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку. В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

Период поездки подтвердят проездные документы

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

Документальное оформление командировочных расходов

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить. Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см. «Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет. Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010). Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Читать еще:  Дисциплинарная ответственность работника и ее виды

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). И в случае отсутствия этого приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см. «В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными. Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181). То есть и в этой части проблем быть не должно.

Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет. Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку. И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках». Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

  • исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
  • прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
  • закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать). И нарушения в этом не будет.

Ошибки в командировочном удостоверении

Начнем с того, что унифицированная форма командировочного удостоверения № Т-10 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания работника в служебной поездке. Оно определяется по дате приезда в командировку и дате выезда из нее.

В каждом из таких пунктов назначения должностные лица принимающей организации (например, работник отдела кадров) делают в командировочном удостоверении соответствующие отметки. Они должны быть заверены подписью должностного лица и печатью организации. Такой порядок определен пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Напомним, что оно утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Отсутствие командировочного удостоверения, а также отметок в нем не позволит организации доказать обоснованность произведенных в связи с командировкой расходов (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 7 мая 2009 г. № А29-800/2009). При служебной поездке за рубеж командировочное удостоверение не оформляется. Исключением являются командировки в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что в документах для въезда и выезда (загранпаспортах) пограничные органы не делают отметки о пересечении границы (п. 15 Положения о командировках). Также командировочное удостоверение не оформляется при однодневных командировках.

В командировочном удостоверении указывается наименование организации в соответствии с ее учредительными документами. Также в него вносятся фамилия, имя и отчество командированного работника, его должность, наименование структурного подразделения, в котором он трудится.

Также в командировочном удостоверении должно быть указано место назначения – страна, город, организация, например: Россия, г. Орел, ОАО «Турфирма “Орел”».

Необходимо также отразить цель командировки (в соответствии со служебным заданием), количество дней командировки (не считая времени нахождения в пути), указать даты ее начала и окончания.

В письме Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 приведен перечень документов, которые необходимо оформить в случае, если в командировочном удостоверении невозможно проставить отметки о дате прибытия (выезда) работника.

Читать еще:  Ст. 261 тк рф: вопросы и ответы

Итак, если отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены по объективным причинам (например, при проведении переговоров с физическими лицами, не имеющими печати), то факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден иными документами, а именно:

– приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

– служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

– проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

– счетом гостиницы, подтверждающим период проживания работника в месте командирования.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В случае если в командировочном удостоверении неверно указана дата выбытия или прибытия работника, может возникнуть вопрос о правильности исчисления суточных и компенсации специалисту среднего заработка за период нахождения в поездке.

>|В целях исчисления НДФЛ суточные принимаются по нормам (700 руб. в день – при командировках по России и 2500 руб. – при загранкомандировках).|

Прямой запрет на внесение исправлений законодательство содержит только в отношении кассовых и банковских документов. Поэтому ошибка в командировочном удостоверении работника может быть исправлена.

Порядок внесения исправлений в первичные документы и учетные регистры описан в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105.

Неправильный текст должен быть зачеркнут одной чертой, над ним надписывается исправленный текст.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, заверивших документ, а также должна быть указана дата исправления.

Например, если допущена ошибка в дате, можно внести исправления следующим образом: зачеркнуть неправильную дату, внести дату, соответствующую действительности, после чего проставить отметку «исправлено» и заверить изменение печатью организации.

Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector