По заграничным командировочным, оплаченным рублевой картой, дата пересчета и дата признания не совпадают

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

  1. расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  2. обязательные консульские и аэродромные сборы;
  3. сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  4. расходы на оформление обязательной медицинской стра­ховки;
  5. иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения).

Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение [2] ) в случаях командирования работников в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.

Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

Суточные во время загранкомандировок

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
  • при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

  • в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;
  • в рублях – при следовании на территорию РФ.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

Пример 1

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию – 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 марта он выехал из Австрии и прибыл в Венгрию.

31 марта вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

3 апреля Козырев С. Н. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

  • за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;
  • за 28 марта (день пребывания в Австрии) – 120 евро;
  • за 29 марта (день прибытия в Венгрию) – 80 евро;
  • за 30 марта (день пребывания в Венгрии) – 80 евро;
  • за 31 марта (день прибытия в Россию) – 700 руб.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

Если аванс выдан в валюте

В силу п. 16Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ [3] .

В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой – предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).

Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У [4] , выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4, 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» [5] ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).

Читать еще:  Должностная инструкция бухгалтера-кассира - образец 2017

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» [6] ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» [7] ), в налоговом учете – в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.

Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:

– 27.01.2015 – 73,5633 руб./евро;

– 02.02.2015 – 78,1105 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

По заграничным командировочным, оплаченным рублевой картой, дата пересчета и дата признания не совпадают

Учет заграничных командировочных расходов с использованием банковской карты

На сегодняшний момент выезд сотрудника в зарубежную командировку вполне обычное явление. В таких поездках наиболее удобнее при расчетах становится использование банковских карт. Рассмотрим в данной статье особенности налогового и бухгалтерского учета расходов в командировке по банковской карте.

Работодатель, согласно Трудовому законодательству возмещает командированному работнику суточные, расходы на проезд и на найм жилого помещения. Могут быть возмещены и иные расходы, но только с разрешения работодателя. Размеры и порядок возмещения в каждой компании определяется самостоятельно и отражается в локальном нормативном акте.

Перед командировкой работнику выдается денежный аванс для покрытия будущих расходов. Это могут быть денежные средства в наличном виде, перечисленные на карты сотрудника или корпоративную карту. После возращения из командировки, в течение 3х дней сотруднику необходимо отчитаться о затраченных денежных средствах в авансовом отчете с приложением подтверждающих документов.

В отношении налогового и бухгалтерского учета датой признания расходов является дата утверждения авансового отчета. Рассмотрим на примерах учет затрат произведенных в иностранной валюте осуществленных с помощью банковской карты.

Личная карта сотруднка

Довольно часто аванс перечисляется на рублевую «зарплатную» или личную карту работника. Федеральное казначейство как и Минфин одобряют такие действия (Письма Фед.казначейства №42-74-05/5.2-554 и Минфина №02-03-10/37209 от 10.09 2013г.). Но все же, для минимизации налоговых споров рекомендуется:

-предусмотреть в учетной политике порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты;

-получить от работника заявление в письменном виде о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием ее реквизитов;

-в платежном поручении указать, что перечисляемые денежные средства являются подотчетными.

-получить от сотрудника оригиналы всех документов по использованию банковской карты в целях командировочных расходов (слипы, квитанции банкоматов, электронных терминалов и т.д.) и приложить к авансовому отчету.

При оплате «валютных» командировочных расходов банк конвертирует рубли по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. То есть, сама организация не производит операций с использованием иностранной валюты, что позволяет не применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Сумма расхода в целях налогообложения определяется на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ; затраты по курсу на дату перечисления аванса не пересчитывают (абз.1 п.10 ст.272 НК РФ).

В налоговом и бухгалтерском учете, соответственно, отражаются «рублевые» операции. Но обычно курс конвертации банка выше курса ЦБ РФ, из-за чего сумма списанная с карты сотрудника больше. В такой ситуации работодателю необходимо решить и закрепить в учетной политике, каким образом будет учитываться такая разница.

Пример 1

Работник направлен в служебную командировку в Испанию с 7 по 9 июня 2016г. В положении о командировках у предприятия содержатся условия, что при использовании личной банковской карты при оплате расходов, связанных со служебной командировкой, конвертация валюты возмещается при предоставлении банковской выписки. Суточные при направлении в Испанию выплачиваются в размере 70 Евро.

Операции:

02.06.2016г. работодателем приобретены и выданы под отчет авиабилеты – 36 000 руб.;

02.06.2016г. на банковскую карту сотрудника перечислен аванс– 50 000 руб.;

09.06.2016г. оплачено за проживание в гостинице 520 Евро (со счета списано 38 300 руб. согласно выписке банка);

13.06.2016г. утвержден авансовый отчет сотрудника (предоставлена банковская выписка по счету);

Проводки:

02.06.2016г.

Дт.71 Кт.50-3 «денежные документы»

36 000руб. – выданы авиабилеты под отчет;

Дт.71 Кт.51

50 000руб. – на личную карту сотрудника перечислен аванс;

13.06.2016г.

Дт.44 Кт.71

15 370,08руб. (70 Евро х 3дня х 73,1909*руб.) приняты суточные расходы;

Дт.44 Кт.71

38 059,20руб. (520Евро х 73,1909*руб.) приняты расходы по проживанию в гостинице;

Дт.91 «Прочие расходы» Кт.71

241,00руб. (38 300-38 059) включены в состав прочих расходов затраты на конвертацию;

Дт.44 Кт71

36 000руб. приняты расходы по авиаперелету;

Дт.71 Кт.51

3 670,28руб. (15370,08+38059,20+241-50000) перерасход зачислен на карту сотрудника.

НДФЛ со свернормативных суточных

Суточные в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода. Если суточные превышают 2 500руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, то превышающая сумма облагается НДФЛ. (п.5 ст.210 и п.3 ст.217 НК РФ). Датой получения данного дохода в таком случае является дата утверждения авансового отчета (Письма Минфина РФ №03-04-07/17023 от 27.03.2015г., №03-04-06/68074 от 29.12.2014г., ФНС РФ №БС-4-11/5737 от 07.04.2015г.).

Пример 2

Определим сумму НДФЛ, которую необходимо удержать со свернормативных суточных, из условий в Примере 1.

Налоговая база 7 870,08 (70 Евро х 3 дня х 73,1909*руб. – 2500руб. х 3дня);

НДФЛ к уплате 1 023руб. (7870,08руб. х 13%).

На дату выплаты зарплаты:

Дт.70 Кт.68 «НДФЛ»

1023 – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

*1 Евро = 73,1909 руб. – курс ЦБ РФ на 13.06.2016г. (дата утверждения авансового отчета).

Корпоративная карта

Отличие корпоративных карт от личных состоит в том, что зачисленные на их счет денежные средства принадлежат предприятию-работодателю. Они могут быть рублевыми или валютными, ими можно оплачивать услуги или снимать наличные.

Корпоративная рублевая карта

Используя корпоративную рублевую карту за пределами РФ происходит конвертация платежа по курсу, установленному в договоре с банком, зачастую, он превышает официальный ЦБ РФ. Как и в Примере 1 компания не совершает операций в иностранной валюте, следовательно, не применяет ПБУ 3/2006. А величина расхода определяется на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ. Затраты на дату перечисления аванса не пересчитываются (абз.1 п.10 ст.272 НК РФ). В бухгалтерском и налоговом учете отражаются только операции в рублях. А расходы на конвертацию принимаются на основании бухгалтерской справки.

Читать еще:  Когда списать просроченную «дебиторку»?

Пример 3

Работник направлен в служебную командировку в Чехию с 17 по 20 мая 2016г. В положении о командировках у предприятия содержатся условия, что суточные при направлении в Чехию выплачиваются в размере 50 Евро.

Операции:

13.05.2016г. работодателем приобретены и выданы под отчет авиабилеты – 31 000 руб.;

13.05.2016г. на рублевую корпоративную карту перечислено 50 000 руб.;

17.05.2016г. работником обналичены суточные в банкомате за границей (по выписке банка списано со счета 15 120руб.)

20.05.2016г. оплачено за проживание в гостинице 320 Евро (со счета списано 24 200 руб. согласно выписке банка);

23.05.2016г. утвержден авансовый отчет;

Проводки:

13.05.2016г.

Дт.71 Кт.50-3 «денежные документы»

31 000руб. – выданы авиабилеты под отчет;

Дт.55 «Специальный карточный счет» Кт.51

50 000руб. – зачислены на карту денежные средства, списанные с расчетного счета;

17.05.2016г.

Дт.71 Кт.55«Специальный карточный счет»

15 120руб. – с корпоративной банковской карты сняты денежные средства(суточные);

20.05.2016г.

Дт.71 Кт.55«Специальный карточный счет»

24 200руб. оплачено проживание в гостинице;

23.05.2016г.

Дт.44 Кт71

31 000руб. приняты расходы по авиаперелету;

Дт.44 Кт71

14 892,46руб. (50 Евро х 4 дня х 74,4623**руб.) приняты суточные расходы;

Дт.91 «Прочие расходы» Кт.71

227,54руб. (15120-14892,46) включены в состав прочих расходов затраты на конвертацию;

Дт.44 Кт.71

23 827,93руб. (320Евро х 74,4623**руб.) приняты расходы по проживанию в гостинице;

Дт.91 «Прочие расходы» Кт.71

372,07руб. (24200-23827,93) включены в состав прочих расходов затраты на конвертацию;

** 1 Евро = 74,4623 руб. – курс ЦБ РФ на 23.05.2016г . (дата утверждения авансового отчета).

Корпоративная валютная карта

При наличие в организации валютной корпоративной карты, остатки иностранной валюты на ней необходимо переоценивать.

В бухгалтерском учете положительные/отрицательные курсовые разницы, возникшие при пересчете, включаются в состав прочих доходов/расходов (п.3, 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).

В налоговом учете положительные/отрицательные разницы, возникшие в результате переоценки имущества в виде валютных ценностей на счетах, учитываются в составе внереализационных доходов/расходов. Суммы полученных авансов пересчету не подлежат (п.11 ст.250, п.5 п.1 ст.265, подп.7 п.4 ст.271, подп.6 п.7, п.10 ст.272 НК РФ).

Согласно п.10 ст.272 НК РФ, расходы в иностранной валюте необходимо пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. Датой принятия расходов по командировке является дата утверждения авансового отчета (подп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Выплачивая аванс, расходы пересчитываются на дату выплаты аванса. В бухгалтерском учете порядок признания расходов аналогичный (п.9 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Пример 4

Работник направлен в служебную командировку в Анталию с 4 по 6 июля 2016г. В положении о командировках у предприятия содержатся условия, что суточные при направлении в Анталию выплачиваются в размере 50 Евро.

29.06.2016г. работодателем приобретены и выданы под отчет авиабилеты – 29 000 руб.;

29.06.2016г. на валютную корпоративную карту перечислено 420 Евро;

04.07.2016г. работником обналичены суточные в банкомате за рубежом (150 Евро.)

06.07.2016г. оплачено за проживание в гостинице 280 Евро (со счета карты списано 270 Евро, 10 Евро доплачено наличными);

08.07.2016г. утвержден авансовый отчет.

Официальные курсы ЦБ РФ:

29.06.2016г. — 71,7117 руб./евро;

30.06.2016г. — 71,2102 руб./евро;

04.07.2016г. — 71,0519 руб./евро;

06.07.2016г. — 71,6327 руб./евро;

08.07.2016г. — 70,9482 руб./евро;

Проводки:

29.06.2016г.

Дт.71 Кт.50-3 «денежные документы»

29 000руб. – выданы авиабилеты под отчет;

Дт.55 «Специальный карточный счет» Кт.52

30 118,91руб. (420 Евро х 71,7117руб.) зачислены на карту денежные средства;

30.06.2016г.

Дт.55 «Специальный карточный счет» Кт.91 «Прочие доходы»

210,63руб. (420 Евро х (71,2102 руб. — 71,7117 руб.)) отражена положительная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;

04.07.2016г.

Кт.91.2 «Прочие расходы» Дт.55 «Специальный карточный счет»

0,15руб. (420 Евро х (71,0519 руб. — 71,2102 руб.)) отражена отрицательная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;

Дт.71 Кт.55«Специальный карточный счет»

10 657,79руб. (150 Евро х 71,0519 руб.) – с корпоративной банковской карты сняты денежные средства — суточные;

06.07.2016г.

Дт.55 «Специальный карточный счет» Кт.91 «Прочие доходы»

156,82руб. ((420-150) х (71,6327 руб. — 71,0519 руб.) отражена положительная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;

Дт.71 Кт.55«Специальный карточный счет»

19 340,83руб. (270 Евро х 71,6327 руб.) оплачено проживание в гостинице;

08.07.2016г.

Дт.44 Кт71

29 000руб. приняты расходы по авиаперелету;

Дт.44 Кт71

10 657,79руб. приняты суточные расходы;

Дт.44 Кт.71

20 050,31руб. (19 340,83руб. +10Евро х 70,9482 руб.) приняты расходы по проживанию в гостинице;

Дт.71 Кт.51

709,48руб. (10 Евро х 70,9482 руб.) перерасход сотрудника зачислен на его личную карту.

Налоговый аналитик
Е.Ю. Медведева

Если вам требуется помощь юриста, бухгалтера или консультанта по налогам, мы будем рады помочь — звоните (495) 135-00-16 или обращайтесь любым доступным способом.

Наш партнер:

Комментарии и мнения

Когда работник отправляется в зарубежную командировку, то очень часто компания выдаёт ему аванс в российских рублях. А озаботиться обменом валюты сотрудник должен сам. Не менее часто такие сотрудники не приносят первичный документ об обмене валюты (забыл, потерял и так далее). По какому курсу пересчитывать командировочные расходы? Ответ на этот вопрос содержит письмо Минфина России от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809 .

Налогоплательщик в вопросе предлагает сразу два возможных варианта:

  • или на дату выдачи аванса под отчёт работнику – есть письма Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 и от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059;
  • или на дату утверждения авансового отчёта — ПБУ 3/2006 Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н, и п. 7 ст. 272 НК РФ.

Какой из них правильный?

Любопытно, что налогоплательщик не упомянул письмо Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193. Там чиновники решили, что расходы компании на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Если же сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием такого первичного документа, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, должна определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам, подтверждающим расходы. Тогда, согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, сумма расходов в рублях, признаваемая в налоговых расходах компании, определяется путём пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчёта.

А потом чиновники передумали, и появилось письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836. Если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту, то сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчётной суммой в рублях, выданной авансом. В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса. Следовательно, в рассматриваемой ситуации пересчёт суммы в иностранной валюте должен производиться по курсу Банка России на дату выдачи подотчётных сумм.

Обратите внимание! Налоговые расходы учитываются на дату утверждения авансового отчёта, но валютный курс принимается на дату выдачи валюты.

В комментируемом письме чиновники вновь подтвердили именно эту точку зрения.

Напомним, как обстоит ситуация, если подотчётные суммы были перечислены сотруднику на карточку. Порядок пересчёта здесь иной – см. письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749. Когда оплата расходов в месте командировки производится с банковской карты, номинированной в рублях, при этом платёж проводится в иностранной валюте, то затраты компании на командировочные расходы следует определять по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счёте, заверенной банком.

Читать еще:  Нужно ли удерживать ндфл с неподтвержденных подотчетных?

Как правильно пересчитать валютные расходы по итогам загранкомандировки

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/49809 от 05.07.2019

Заграничные командировки работников фирмы – отнюдь не редкость. Специалисты финансового ведомства рассказали, по какому курсу сделать пересчет валютных расходов в «прибыльных» целях, если работник перед отъездом за рубеж получил рублевый аванс.

Ориентир – на «валютную» справку

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ компания обязана возместить командированному сотруднику:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные издержки, связанные с проживанием вне дома (суточные);
  • иные затраты, произведенные этим «физиком» с разрешения или ведома работодателя.

Если же специалиста отправляют в загранпоездку, то ему дополнительно компенсируют:

  • расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные платежи и сборы, без которых не обойтись.

Так предписывает поступать п. 23 Положения об особенностях направления работников в командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Какую же именно величину фактических расходов необходимо компенсировать сотруднику, отправленному в загранкомандировку? Возмещению подлежит сумма в российских рублях, которую он потратил для покупки инвалюты, израсходованной на территории иностранного государства.

Перейдем к нормам 25-й главы Налогового кодекса. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 данного НПА гласит – затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Важно, что, в отличие от НДФЛ и страховых взносов, никаких лимитов тут не предусмотрено. Напомним, что налогом на доходы физлиц и взносами облагаются суточные, превышающие сумму в 2 500 рублей за каждый день нахождения работника в зарубежном «вояже» (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Предположим, что сотруднику, отбывающему в загранпоездку, компания выдает подотчетную сумму (аванс) в рублях. Необходимую же валюту этот работник приобретает самостоятельно, после чего тратит ее на оплату проезда, проживания, телефонных переговоров и иных расходов в интересах организации. А по возвращении специалист представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложенной к нему оправдательной первичкой. По какому курсу отражать в налоговом учете расходы, произведенные работником в данном «вояже»?

Этот курс надо взять из справки о покупке инвалюты командированным лицом. Если же такого документа нет, пересчет в рубли трат, оплаченных в валюте, производят по курсу Банка России на дату выдачи работнику подотчетных сумм (аванса). Именно так финансисты рекомендуют действовать в письме от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809. В основе данного вывода лежит анализ норм статьи 272 главного налогового документа.

Конвертация валюты производится от имени конкретного гражданина. Поэтому организация такие операции по покупке иностранной налички в учете не проводит.

Подтверждающие расходы документы, составленные на иностранном языке, нужно перевести на русский. Сделать это может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Отметим, что командировочные расходы в любом случае признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Перерасход – отдельная история

Высказанная минфиновцами позиция является устоявшейся (см. письма от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 и от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Хотя раньше финансисты считали иначе. Они указывали – если документ по обмену валюты отсутствует, расходы по загранкомандировке фирме необходимо пересчитать по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193). Причем вторили коллегам и фискалы (см. письмо ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408). Судя по всему, сейчас данная позиция уже неактуальна. Однако не лишним будет уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.

Бывает и такое, что работнику в зарубежном «вояже» денег не хватило. Он докупил валюту за свои кровные и понес расходы на благо фирмы сверх полученного рублевого аванса. В данной ситуации правила пересчета будут иными. В части этих средств (т.е. возмещения по перерасходу) возьмите курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета сотрудника. Если, конечно, тот не предоставил справку о покупке валюты (письмо Минфина России от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).

Пример. Правила пересчета валютных расходов

Сотрудник перед выездом в загранкомандировку получил аванс в сумме 30 000 рублей.

В данной поездке работник потратил 520 евро. При этом специалист представил в бухгалтерию справку о покупке 400 евро по курсу 71 руб. На оставшуюся сумму в 120 евро (520 – 400) такого документа нет.

Курс евро на дату выдачи аванса – 70,55 руб., на дату утверждения авансового отчета – 71,25 руб.

Бухгалтер компании сначала пересчитал 400 евро по курсу из справки и получил 28 400 руб. (400 евро × 71 руб.). Остаток выданного сотруднику аванса равен 1 600 руб. (30 000 – 28 400). Он покрывает лишь 22,68 евро по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетной суммы (1 600 руб. / 70,55 руб/евро). Оставшаяся же потраченная «физиком» сумма в 97,32 евро (520 – 400 – 22,68) – его перерасход по служебной поездке. Ее бухгалтер фирмы пересчитал по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета и получил 6 934,05 руб. (97,32 евро × 71,25 руб.). Именно эту сумму необходимо возвратить работнику.

Итоговая величина расходов по заграничной командировке – 36 934,05 руб. (28 400 + 1 600 + 6 934,05). Ее бухгалтер отразил в налоговом учете на момент утверждения авансового отчета сотрудника.

А если рублевый аванс был перечислен на банковскую карту сотрудника или ему выдали корпоративную карту в рублях? То есть, деньги на карте лежат в рублях, а платеж с нее в загранпоездке будет проводиться в инвалюте. В такой ситуации для пересчета валютных расходов работника компании возьмите обменный курс, установленный банком на дату списания средств. Данный курс может быть подтвержден справкой о движении денег на счете, заверенной кредитной организацией (письма Минфина России от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318 и от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Разъяснен учет расходов на загранкомандировку, когда для оплаты гостиницы используется рублевая банковская карта

Специалисты финансового ведомства рассмотрели ситуацию, когда организация перечисляет работнику, отправленному в загранкомандировку, денежные средства на оплату проживания в гостинице на его банковскую карту в рублях, а расходы командированный сотрудник оплачивает в иностранной валюте (письмо Минфина России от 22 января 2016 г. № 03-03-06/1/2318).

В этом случае при расчете налога на прибыль расходы на загранкомандировку следует определять исходя из истраченной суммы по курсу банка на дату осуществления расходов, то есть на дату, когда средства были списаны с банковской карты работника, считают в ведомстве.

Кроме этого, финансисты напомнили, что понесенные расходы должны быть подтверждены первичными документами (ст. 252 НК РФ). Напомним, их работник прилагает к авансовому отчету, который в свою очередь должен быть представлен работодателю в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В частности, документами, которые подтверждают расходы по найму жилого помещения заграницей, могут быть копии загранпаспорта с отметками пограничной службы о пересечении границы, инвойс (счет-фактура) заграничного отеля, кассовые чеки или чеки, выдаваемые при проведении операций с использованием банковских карт.

Отметим также, что датой осуществления командировочных расходов для целей налогового учета признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector