Чем подтвердить расходы на аренду?

Как обезопасить расходы на аренду недвижимости

У тех компаний, которые не имеют собственной недвижимости, арендные платежи могут составлять существенную долю всех расходов. Но при этом часто для ускорения процесса или просто из-за безалаберности руководства «арендные» документы (договор и акт приемки-передачи имущества) оформляются постфактум или не оформляются вообще. Арендодатель-то с удовольствием принимает плату. А вот для арендатора это существенные налоговые риски — при отсутствии документов или недочетах в них инспекторы в случае проверки просто снимут соответствующие расходы.

Давайте рассмотрим основные риски при аренде и «подстелим соломки», тем более что ее предостаточно.

Аренда есть, а договора нет

Многие компании начинают использовать арендуемые помещения еще до заключения договора аренды. У налоговиков в такой ситуации вполне ожидаемый подход — расходы в виде арендной платы учитывать для целей налогообложения нельзя. Ну и что прикажете делать?

Конечно, есть судебное решение, в котором суд счел допустимым учитывать расходы на аренду, даже если договор аренды отсутствует как таковой, — по его мнению, расходы на аренду можно подтвердить и платежными документам и Постановление ФАС СЗО от 11.12.2008 № А56-55188/2007 . Добавим, что в такой спорной ситуации крайне желательно иметь еще и акт приемки-передачи объекта аренды. Хотя такой акт желательно иметь и во всех остальных случаях, даже когда с договором у вас все в порядк е Письмо Минфина от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763 .

Если же спорить с налоговиками вы не хотите, есть хороший способ обезопасить свои расходы на аренду. Вам нужно:

  • заключить с арендодателем договор аренды, пусть и позднее начала использования помещений;
  • оформить задним числом передачу помещений актом;
  • в договоре аренды или в дополнительном соглашении к нему предусмотреть, что его положения распространяются на период с момента фактической передачи объекта аренды арендатору (то есть вам ) п. 2 ст. 425 ГК РФ . В таком случае арендные платежи за этот период можно учесть при налогообложени и Письма УФНС по г. Москве от 06.07.2011 № 16-12/065620@; Минфина от 12.07.2006 № 03-03-04/2/172; ФНС от 13.07.2005 № 02-1-07/66 .

Мы добавим еще одно условие безопасного учета таких платежей — будет лучше, если вы будете накапливать арендные платежи и учтете их в расходах уже после подписания договора:

  • в периоде заключения договор а ст. 54 НК РФ ;
  • путем подачи уточненки за прошлые периоды фактического пользования имуществом.

Договор не зарегистрирован

Регистрация в Росреестре обязательна, если договор аренды недвижимости заключен на срок 1 год и боле е п. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ . Поэтому долгосрочный (от 1 года) договор до момента регистрации считается незаключенны м п. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ; п. 2 Информационного письма Президиума ВАС от 01.06.2000 № 53 . И арендные платежи по нему учитывать для целей налогообложения, по мнению налоговиков, нельз я Письма УФНС по г. Москве от 23.11.2009 № 16-15/122370; Минфина от 12.07.2006 № 03-03-04/2/172 .

Если нет возможности зарегистрировать долгосрочный договор аренды, «разделите» его на краткосрочные договоры — каждый меньше года

Возможные действия в такой ситуации:

  • все-таки зарегистрировать долгосрочный договор;
  • разбить его на краткосрочные договоры (до 1 года) и пролонгировать их по мере необходимости;
  • заключить бессрочный договор. Обратите внимание, что бессрочный договор аренды (по которому арендатор имеет право «выгнать» вас, предупредив за 3 месяца) в госрегистрации не нуждаетс я п. 2 ст. 651 ГК РФ; п. 11 Письма ВАС от 16.02.2001 № 59 . Против учета расходов по таким договорам налоговики не возражаю т Письмо УФНС по г. Москве от 22.03.2006 № 20-12/22181 , хотя время от времени и бывают перегибы на местах, приводящие к спорам в суд е Постановления ФАС МО от 25.06.2009 № КА-А40/5545-09; ФАС СЗО от 07.03.2008 № А56-19124/2007 .

Если же ничего из перечисленного вы не сделаете, есть риск, что налоговики расходы снимут и за них нужно будет судиться. Хотя суды будут на вашей сторон е см., например, Постановление ФАС МО от 12.05.2009 № КА-А40/3764-09 .

Договор есть, а объект еще не зарегистрирован

Бывает, что на строящийся или построенный объект недвижимости еще не получено свидетельство о регистрации права собственности, но его отдельные части (помещения) уже вовсю сдаются в аренду. Это крайне неприятная ситуация для арендаторов, так как Минфин полагает, чт о Письмо Минфина от 13.05.2011 № 03-03-06/1/292 :

  • объектом договора аренды недвижимости могут быть только законченные строительством объекты, на которые их владелец получил свидетельство о праве собственност и статьи 131, 219, 209, 608 ГК РФ ;
  • расходы на аренду незарегистрированного объекта не подтверждены.

В такой ситуации в случае спора вам лучше ссылаться на более ранние, выгодные вам разъяснения ФНС и столичных налоговико в Письма ФНС от 27.08.2010 № ШС-37-3/10187; УФНС по г. Москве от 05.05.2011 № 16-15/044319@ и судебную практик у см., например, Постановления ФАС МО от 02.02.2011 № КА-А40/15635-10, от 26.08.2011 № КА-А40/9333-11 .

Договор истек, но вы еще не съехали

Возможны два варианта.

ВАРИАНТ 1. Вы и не собираетесь съезжать. То есть договор аренды у вас истек, но ни вы, ни арендодатель не собираетесь прекращать отношения (вас не выселяют, вы стабильно вносите арендную плату в согласованном размере). Тогда подтверждением ваших расходов служит прежний договор аренды. Ведь если ни одна из сторон не заявила обратного, то такой договор аренды автоматически считается возобновленным на неопределенный срок. Это прямо следует из ГК РФ п. 2 ст. 621 ГК РФ , да и Минфин сам говорит об этом в своих разъяснения х см., например, Письмо Минфина от 03.05.2011 № 03-03-06/2/75 . Или же можно продлить договор, что называется, «на бумаге» или вовсе заключить новый.

При этом имейте в виду, что вам может быть выгоден именно вариант возобновления старого договора. Ведь возобновленный договор не надо регистрировать в Росреестре, даже если он был долгосрочны м п. 2 ст. 621, п. 2 ст. 651 ГК РФ . Кроме того, у вас могли быть неотделимые улучшения в арендованную недвижимость. Тогда есть основания после возобновления договора продолжить их амортизировать и далее. А вот если вы подпишете новый договор аренды, то налоговики сочтут начисление амортизации по неотделимым улучшениям незаконны м Письмо Минфина от 25.10.2011 № 03-03-06/1/689 .

ВАРИАНТ 2. Вам просто нужно время на поиск нового объекта, переезд, а арендодатель пошел навстречу и не настаивает на немедленном возврате объекта. При этом и продлевать договор он тоже не намерен. Разъясняя похожую ситуацию, Минфин недавно заявил, что раз уже нет действующего договора, то нет и расходов на аренд у Письмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/738 . Как тут лучше поступить, решайте сами.

СПОСОБ 1. Вы можете оставить все как есть и в случае спора привести такие аргументы. Во-первых, если у вас есть письмо от арендодателя, в котором он отказался возобновлять договор, но оговорил условия, на которых вы временно занимаете помещения, то можно утверждать, что у вас есть договор при отсутствии письменной формы — соглашение о цене. И суды в похожих ситуациях исходят из того, что если арендодатель принимает плату за фактическое пользование имуществом, то соглашение о цене пользования имуществом достигнут о Постановление Президиума ВАС от 06.09.2011 № 4905/11 . А раз так, то ваш расход подтвержден.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Договор аренды, возобновленный на неопределенный срок, имеет очевидный минус — арендодатель может в любой момент потребовать освободить помещения, предупредив об этом арендатора за 3 месяц а п. 2 ст. 610 ГК РФ .

Во-вторых, в другом свежем разъяснении (но уже для арендодателей) у Минфина иная точка зрения: если после расторжения договора арендатор возвратил объект несвоевременно, то арендодатель «вправе потребовать внесения арендной платы» за все время просрочк и ст. 622 ГК РФ; Письмо Минфина от 14.11.2011 № 03-03-06/1/753 . Так же квалифицируют такие платежи и суд ы п. 38 Информационного письма Президиума ВАС от 11.01.2002 № 66 . А раз у арендодателя это доход именно в виде арендной платы, то логично предположить, что для арендатора это соответствующий расход.

Читать еще:  Сегодня последний день приема 3-ндфл

СПОСОБ 2. Можно не рисковать и подписать с арендодателем краткосрочный договор аренды, хотя бы постфактум, то есть после выезда. Ведь арендодателя это ни к чему не обяжет.

Платим, но не въезжаем

Еще одна крайне спорная ситуация — вы по каким-то соображениям арендовали имущество, но в течение определенного времени его не используете.

Как известно, налогоплательщик не должен доказывать экономическую целесообразность, рациональность и эффективность расходо в п. 3 Определения КС от 04.06.2007 № 320-О -П; Постановление Президиума ВАС от 09.04.2009 № 15585/08 . Наоборот, это налоговые органы должны доказать, что те или иные расходы в данных обстоятельствах необоснованны.

Но если при проверке выяснится, что объект вы никак не использовали, то сначала налоговики снимут у вас расходы и доначислят налог, а уже потом вам придется обжаловать их претензии. И не факт, что суды с вами согласятся.

Если вы все-таки начали, пусть и позднее, или даже только планируете начать использовать объект, то тут суд, может быть, и признает обоснованность расходов на его аренд у Постановление ФАС СКО от 02.03.2010 № А32-26302/2008-63/376 . Но если вы вообще не использовали арендованный объект и не можете подтвердить необходимость в нем, то суд проиграет е Постановления ФАС ЗСО от 10.09.2008 № Ф04-5561/2008(11401-А45-15); ФАС ПО от 19.07.2007 № А72-1830/07 .

Так что лучше заранее приготовить объяснение для налоговиков, почему вы начали арендовать объект раньше, чем начали его использовать. Или же сразу начать пользование объектом, пусть и иным, нежели вы предполагали, образом.

ВАРИАНТ 1. Можно дать такие объяснения:

  • этот объект пришлось арендовать заранее, поскольку в ближайшее время он мог «уйти» с рынка.

Списать расходы на аренду помещений, которыми вы пока не пользуетесь, можно, но нужно только правильно объяснить это налоговикам

Подтвердить этот факт могут письма арендодателя, излагающего эти обстоятельства. Поэтому вы и готовы были оплачивать аренду, что называется, вхолостую;

  • наличие таких резервных объектов является необходимым условием вашей деятельности. Например, значительный товаропоток заставляет вас держать резерв складских помещений и так получилось, что данный резерв из-за конъюнктуры или более эффективной логистики не понадобился;
  • арендовать объект сразу на длительный срок выгоднее (и надежнее), чем сделать это только на период, когда появится необходимость в его использовании;
  • вы физически не использовали объект, но вели целенаправленную подготовку для этого, например планировали новое производство, закупали оборудование и т. д. Даже Минфин в такой ситуации считает обоснованными расходы на аренду и предлагает учитывать их как расходы на освоение новых производств по подп. 34 п. 1 ст. 264 НК РФ Письмо Минфина от 20.08.2007 № 03-03-06/2/155 .

ВАРИАНТ 2. Временно используйте арендованный объект как место хранения принадлежащего вашей организации имущества — тут налоговикам будет трудно утверждать, что он не используется в предпринимательской деятельности.

ВАРИАНТ 3. Заключите договор на незначительный ремонт арендованного объекта. Пусть он будет копеечным, но длительным, чтобы у вас было обоснование невозможности использования объекта вплоть до окончания ремонта. Ведь обязанность по текущему ремонту помещения возлагается на арендатора, если иное не предусмотрено договором. И если вы, как арендатор, решите, что для полноценного использования объекта нужен такой ремонт, то это ваше полное право.

ВАРИАНТ 4. Временно сдайте арендованный объект в субаренду, пусть и по меньшим расценкам, чем ваши затраты на аренду. В этом случае вы однозначно используете объект для предпринимательской деятельности. Но помните, что на субаренду нужно получить согласие арендодателя или сразу предусмотреть его в договор е п. 2 ст. 615 ГК РФ .

Лучше не давать налоговикам повода придраться к расходам на аренду, а для этого нужно иметь и полноценный договор, и все остальные документы по объекту. Кроме того, без действующего договора аренды вы несете значительные гражданско-правовые риски — вас могут выселить в любой момент.

Как учесть затраты на аренду помещений?

Не так много компаний имеют в собственности недвижимость, чаще – бизнес арендует офисы, склады и производственные помещения. Как учесть такие затраты? Ответ на вопрос знает Тенгиз Бурсулая, ведущий аудитор ЗАО «АКФ “МИАН”».

К затратам на аренду помещений можно отнести расходы на: арендную плату; коммунальные услуги (если стоимость электроэнергии, тепла, воды и т. п., потребленных арендатором, возмещается сверх арендной платы); ремонт съемной площади. Рассмотрим на примерах бухгалтерский и налоговый учет этих расходов.

Арендная плата

Для начала расскажу о бухучете затрат на арендную плату. Стоимость съемного нежилого помещения в бухгалтерском учете арендатора отражается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, установленной договором, на дату фактического получения недвижимости (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н).

Затраты на аренду нежилого помещения, которое используется в основной работе компании, признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 и п. 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н). Начисление арендной платы отражается ежемесячно по дебету счета 20 «Основное производство» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При перечислении суммы нужно сделать запись по дебету счета 76 и кредиту счета 51 «Расчетные счета».

Теперь поговорим о налогах. Передача имущества в аренду признается услугой (п. 5 ст. 38 НК РФ). По общему правилу, НДС, предъявленный организации, может быть принят к вычету на дату принятия услуг к учету на основании правильно оформленного счета-фактуры и при наличии соответствующих первичных документов (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Затраты арендатора на оплату стоимости коммунальных услуг (включая НДС) учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Указанные расходы признаются в данном случае на дату получения расчетных документов от арендодателя.

Что касается налога на прибыль. Арендные платежи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Об этом сказано в подпункте 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Напомню, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Налоговый кодекс перечень документов, которыми можно подтвердить расходы на аренду помещения, не устанавливает. Согласно официальной позиции (письма Минфина от 26 августа 2014 г. № 03-07-09/42594, от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764, от 13 декабря 2012 г. № 03-11-06/2/145, от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118, от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742, УФНС по г. Москве от 17 октября 2011 г. № 16-15/100085@), чтобы подтвердить такие затраты достаточно иметь: договор, составленный в соответствии с гражданским законодательством; акт приемки-передачи имущества; ежемесячный акт сдачи-приемки оказанных услуг (если обязанность его оформления предусмотрена контрактом); платежные документы, подтверждающие факт уплаты арендных платежей.

Коммунальные услуги

Стоимость коммунальных услуг, потребленных компанией, может возмещаться владельцу помещения сверх арендной платы на основании отдельного соглашения или договора, в котором указано, что арендатор возмещает собственнику метров его затраты на оплату таких услуг.

Затраты арендатора на оплату стоимости коммунальных услуг (с учетом НДС) учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и п. 7 ПБУ «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н, п. 2 ст. 346.11, пп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ). Указанные расходы признаются в данном случае на дату получения расчетных документов от арендодателя (п. 16 ПБУ 10/99).

В бухучете эти затраты на оплату коммунальных услуг арендодателю отражаются по дебету счетов учета затрат в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с арендодателем – например, счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При перечислении такой платы хозяину помещения производится запись по дебету счета 76 и кредиту счета 51 «Расчетные счета» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н).

Читать еще:  Верно заносим код вида операции в счет-фактуру в 2017 г.

В бухучете на последнее число каждого месяца аренды арендатору необходимо сделать проводку:

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 76 – отражена стоимость потребленных коммунальных услуг, возмещаемая арендодателю.

Теперь поговорим о налоговом учете. По поводу НДС: вычету подлежит налог, предъявленный поставщиками товаров (работ, услуг), приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами обложения этим налогом (п. 2 ст. 171 НК РФ). Указанные вычеты производятся на основании счетов-фактур поставщиков (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Что касается налога на прибыль. В целях его исчисления затраты арендатора на возмещение стоимости потребленных коммунальных услуг учитываются в составе материальных расходов (пп. 1 п. 2 ст. 253 и пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

По разъяснениям фискалов (см. письма УФНС по г. Москве от 8 июня 2009 г. № 16-15/058069@, от 30 июня 2008 г. № 20-12/061162), расходы по оплате коммунальных услуг арендодателю должны быть документально подтверждены актами с расчетами коммунальных платежей и услуг связи, составленными арендодателем на основании счетов предприятий, оказавших услуги. При методе начисления стоимость потребленных коммунальных услуг учитывается в расходах на дату получения счетов и актов от арендодателя (п. 2 ст. 272, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Затраты на ремонт

В соответствии с пунктом 2 статьи 616 Гражданского кодекса арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы по содержанию имущества, если другое не установлено законом или договором.

Расходы по поддержанию основных средств в исправном состоянии, в том числе арендуемых ОС, являются тратами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость проданных товаров (п. п. 5, 7, 9 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н).

На основании пунктов 16, 18 ПБУ 10/99 расходы по текущему ремонту помещения признаются в бухгалтерском учете на дату подписания акта приемки-сдачи выполненных работ. Такие затраты принимаются в сумме, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком товаров (работ, услуг) (п. 6 ПБУ 10/99).

Расходы по ремонту арендуемых метров отражаются в учете торговой организации по дебету счета 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н).

Расходы по поддержанию основных средств в исправном состоянии, в том числе арендуемых ОС, являются тратами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость проданных товаров.

Сумма НДС, предъявленная поставщиком товаров (работ, услуг), отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 60. Уплаченную сумму налога организация имеет право принять к вычету при наличии счета-фактуры и документов, подтверждающих оплату работ (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

НДС отражается в учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19.

Для целей налогообложения прибыли траты на ремонт арендуемого помещения относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253, ст. 260 НК РФ).

При признании расходов методом начисления такие затраты признаются в качестве расхода в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены, вне зависимости от их оплаты (п. 5 ст. 272 НК РФ). Они являются косвенными (ст. 320 НК РФ).

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Выберите из нашего каталога >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Ежемесячные акты оказания услуг аренды

На протяжении длительного времени возникал вопрос о необходимости составлять ежемесячные акты к договору аренды. Юристы настаивали на отсутствии необходимости составлять документ, который не предусмотрен ГК РФ и самим договором.

И.М. Кирюшина,
А.В. Тюрина

Вопрос являлся насущным для бухгалтеров, которые настаивали на подготовке такого документа, признаваемого в качестве первичного документа, на основании которого арендные платежи можно было учесть в качестве расходов и соответственно уменьшить базу по налогу на прибыль.

Финансовое ведомство чуть ли не дважды в год меняло свое мнение по этому вопросу, выпуская разъяснения, противоположные по смыслу, чем вводило бухгалтеров в окончательное заблуждение.

Для того чтобы разобраться в вопросе о необходимости составления документа, настойчиво требуемого работниками финансов, обратимся к нормам Налогового кодекса РФ, содержащим условия отнесения затрат по аренде к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

В соответствии с подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество. Указаний об обязательном составлении ежемесячных актов к договору аренды там не содержится.

Вместе с тем право налогоплательщика уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму затрат ставится в зависимость от обоснованности, документального подтверждения таких расходов и при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы.

Требования к первичным учетным документам содержатся в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ«О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете). В соответствии с пунктами 1 и 2 упомянутой статьи все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Унифицированная форма такого первичного документа, как акт к договору аренды, не разработана, поэтому он может быть составлен в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, упомянутых в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».

В соответствии со ст. 252 НК РФ расходы, направленные на получение дохода, можно подтвердить с помощью любых документов, косвенно подтверждающих расход: договор аренды, акт приема-передачи помещения, счета, документы об оплате и счет-фактура. Именно счет-фактура согласно п. 3 ст. 168 НК РФ непосредственно связан с датой оказания услуг и прямо свидетельствует о факте их оказания (см. письмо Минфина России от 08.02.2005 № 03-04-11/21).

Таким образом, налоговое и бухгалтерское законодательство требует обосновывать расходы только такими документами, которые предусмотрены и оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Читать еще:  Порядок ведения бухгалтерского учета в производстве

Обратимся к ГК РФ. Арендная плата должна уплачиваться арендатором своевременно в порядке, на условиях и в сроки, определяемые договором аренды (ст. 614 ГК РФ). В случае когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.

Гражданский кодекс РФ не содержит указаний на обязательное составление ежемесячных актов к договору аренды помещения.

Вместе с тем согласно общим нормам о договорах части первой ГК РФ такой документ может стать обязательным, если стороны в договоре укажут на ежемесячную подготовку актов оказания услуг аренды (п. 1 ст. 432 ГК РФ).

Таким образом, гражданское законодательство предоставляет сторонам договора аренды право отнести к существенным условиям договора обязательное составление периодических актов, подтверждающих исполнение договора аренды.

Предоставление имущества в аренду для целей налогообложения согласно п. 5 ст. 38 НК РФ отнесено к той категории услуг, под которой понимается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности.

Как было отмечено в письме УФНС России по г. Москве от 26.03.2007 № 20-12/027737, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то услуга реализуется (потребляется) сторонами договора.

Следовательно, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организация-арендодатель учитывает сумму доходов от реализации такой услуги, а организация-арендатор – расходы, связанные с потреблением данной услуги.

При этом доходы и расходы учитываются независимо от подписания акта приема-передачи услуги, если иное не вытекает из условий сделки. Условиями сделки может быть предусмотрено обязательное составление ежемесячных актов. Тогда расходы по аренде должны учитываться на основании актов, упомянутых в договоре.

Позиция финансового ведомства

Письма Минфина России от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81, УФНС России по г. Москве от 26.03.2007 № 20-12/027737

Минфин России и ФНС России придерживаются изложенной выше точки зрения.

Таким образом, размер арендных платежей и порядок их перечисления устанавливаются договором аренды, заключенным согласно правилам, установленным гражданским законодательством.

С учетом изложенного составление ежемесячного акта оказания услуг аренды является обязательным в случае наличия соответствующего указания в договоре аренды. В данном случае документальным подтверждением оказания услуг за соответствующий период будут являться: акт приема-передачи услуг аренды, счет, счет-фактура.

Если же договором аренды оформление ежемесячного акта приема-передачи услуги не предусмотрено, то договор аренды и акт приема-передачи имущества – предмета договора аренды являются наряду со счетами и платежными документами об уплате арендных платежей достаточным документальным подтверждением понесенных организацией-арендатором расходов в виде арендных платежей.

Достаточно ли одного договора для подтверждения расходов на аренду автомобиля у «физика»

«Главная книга», 2009, N 20

В настоящее время на рынке обилие предложений по аренде транспортных средств с экипажем от физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Причем аренда у «физиков» в большинстве случаев намного дешевле, чем аренда транспортных средств с экипажем у специализированных компаний. И зачастую у бухгалтеров организаций-арендаторов в этом случае есть только один документ, подтверждающий расходы по аренде транспортного средства, — договор.

Достаточно ли этого?

Позиция контролирующих органов

По мнению контролирующих органов, для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем необходима масса документов, в частности :

  • договор аренды;
  • акты об оказании услуг в рамках заключенного договора аренды ;
  • иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. К таким документам относят, например, путевые листы, позволяющие определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей.

Хотя в некоторых разъяснениях контролирующие органы приходили к выводу, что акт для подтверждения расходов по аренде не нужен .

Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1.
Пункт 1 Письма Минфина России от 24.06.2005 N 03-05-01-04/205.
Письмо Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559; Письмо ФНС России от 05.09.2005 N 02-1-07/81.

Альтернативная позиция

Но существует и позиция, согласно которой для подтверждения расходов на аренду транспортного средства с экипажем, как и при аренде любого другого имущества, достаточно одного договора аренды.

Акты не нужны

В ГК РФ арендные отношения регулируются гл. 34, а возмездное оказание услуг — гл. 39. При этом гл. 34 не содержит указаний на то, что к договорам аренды могут применяться какие-либо положения договора возмездного оказания услуг. Поэтому аренда является не услугой, а отдельным видом предпринимательской деятельности.

Следовательно, составление актов об оказании услуг при аренде не требуется. Это подтверждают и суды. Так, ФАС Северо-Западного округа указал, что «ежемесячное составление актов приема-передачи оказываемой услуги по предоставлению в пользование имущества законодательством не предусмотрено» .

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2008 N А13-6245/2007.

Путевые листы не нужны

Путевой лист — это первичный учетный документ, необходимый для начисления заработной платы водителю , а также для учета ГСМ, потребленных транспортным средством. Составлять этот документ должен владелец транспортного средства — арендодатель. Если же арендодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, то составлять путевые листы он вовсе не обязан .

Причем требование наличия документов, подтверждающих использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности, в принципе абсурдно. Так можно и арендаторов офисов обязать составлять документы, доказывающие, что их сотрудники действительно «сидят» в арендованных помещениях.

Пункт 2 Указаний по применению и заполнению форм, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
Пункты 1, 2 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Когда только договора будет маловато

Естественно, одного договора для подтверждения расходов вам хватит только тогда, когда арендная плата установлена в фиксированном размере.

Если же договором установлен порядок определения арендной платы в зависимости от каких-либо переменных величин (например, в зависимости от времени работы транспортного средства, пробега, количества выездов), то вам самим будут нужны документы, подтверждающие правильность ее расчета арендодателем. Причем не только для подтверждения расходов по налогу на прибыль. Ведь вы сами заинтересованы в том, чтобы арендодатель не завышал плату за аренду. Поэтому как минимум в такой ситуации нужен еще и счет.

Таким образом, если плата по договору аренды транспортного средства с экипажем фиксированная, то для подтверждения расходов достаточно только договора аренды. Имейте в виду, что следование такому подходу, скорее всего, вызовет претензии со стороны налоговых органов. Правда, и составление множества подтверждающих документов защиты от таких претензий не гарантирует. Если же арендная плата определяется расчетным путем и зависит от переменных величин, потребуются также документы, подтверждающие ее расчет.

Надо ли подтверждать расходы на аренду помещения ежемесячными актами?

ВОПРОС

Индивидуальный предприниматель арендует помещение. Нужно ли подтверждать аренду актами или достаточно договора?

ОТВЕТ

Основанием для признания расходов по аренде являются договор аренды и акт приемки-передачи имущества.

Составлять ежемесячные акты об оказании услуг по сдаче имущества в аренду нужно только в том случае, если это предусмотрено договором аренды.

ОБОСНОВАНИЕ

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по вопросу обязательно ли составлять ежемесячные акты для подтверждения для целей налога на прибыль расходов по договору аренды. Так же нет разъяснений и для целей УСН.

Позиция Минфина России заключается в том, что для подтверждения расходов на аренду не требуется ежемесячно составлять акты оказанных услуг. Есть судебный акт с аналогичным выводом.

Подробнее см. документы

Письмо Минфина России от 25.03.2019 N 03-03-06/1/20067

Разъяснено, что ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей не требуется.

Аналогичные выводы содержит:

Суд признал правомерным факт несения расходов по аренде, указав, в частности, что положениями действующего законодательства, а также условиями договора аренды не предусмотрена обязанность составления сторонами сделки ежемесячных актов оказанных услуг.

консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector