Фнс рассказала, как сдавать в инспекцию сканы документов

Налоговые органы разрешили предоставлять информацию по требованиям в виде скан-образов

ФНС России выпустила письмо с разъяснениями о том, в каком виде можно предоставлять затребованную налоговой инспекцией информацию (письмо ФНС России от 24 мая 2019 г. № ЕД-4-2/9885@ «О возможности представления в налоговый орган информации по телекоммуникационным каналам связи в виде скан-образа текста»).

По общему правилу истребуемые проверяющими документы могут быть представлены проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса). Порядок предоставления документов по ТКС установлен ФНС России (далее – Порядок, утв. приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168@). В нем, в частности, указано, что истребуемый документ составляется в электронном виде по установленным форматам и должен содержать реквизиты принятого требования о представлении документов. Также он подписывается цифровой подписью налогоплательщика и направляется по ТКС в адрес налогового органа (п. 20 Порядка). При этом фиксируется дата отправки документа налоговым органом.

О том, как правильно предоставить документы на бумажном носителе по требованию налоговой инспекции, читайте в материале «Заверение копий истребуемых налоговым органом документов» в «Энциклопедии решений. Налоги и взносы«. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Исходя из вышеуказанного, налоговая служба полагает возможным предоставлять по требованию инспекции документы в виде скан-образов, даже если на них не стоит физическая подпись. Ведь при отправке таких документов по ТКС, передаваемый файл будет подписываться цифровой подписью главного бухгалтера. В этом случае будет отсутствовать необходимость подтверждения полномочий главного бухгалтера.

Напомним, что законодательством предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафа за непредставление затребованных документов в установленный срок, который составляет 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Также предусмотрен и административный штраф для должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП). При этом, если в требовании не указано точное количество запрашиваемых документов, то привлечь к налоговой ответственности налогоплательщика не получится.

Представление копий документов

В каком виде представлять документы, запрошенные налоговиками? Здесь всего два варианта.

ВАРИАНТ 1. В виде бумажных копи й п. 2 ст. 93 НК РФ . На копии каждого документа должны быть Письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 :

Также можно на копии поставить печать, если ваша фирма ее использует, но делать это вы не обязан ы Письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@ .

Если истребуемый документ многостраничный, то можно не заверять каждую страницу, а прошить весь документ и заверить уже подшивк у Письма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 ; ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21) , соблюдая следующие рекомендаци и Письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 :

Вот как может выглядеть лист подшивки с наклейкой.

Во избежание претензий налоговиков не нужно прошивать разные документы (например, все истребованные счета-фактуры) и заверять всю пачк у Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849 ; ФНС от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 .

Обязательно составьте в двух экземплярах опись представляемых документов либо просто сопроводительное письмо с указанием:

Если вы будете передавать документы в инспекцию лично (это может сделать руководитель фирмы либо его уполномоченный представитель), то пусть на вашем экземпляре письма (описи) работник ИФНС, принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Читать еще:  Можно ли принять вычет, если покупка освобождена от ндс статьей 149 нк рф?

Истребуемые документы можно направить и по почте ценным письмом с описью вложения. В этом случае дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты.

ВАРИАНТ 2. В электронном виде через спецоператора связи. Но так можно представить только следующие типы документов.

ТИП 1. Документы, для которых утверждены XML-форматы и порядок их представления. На данный момент к таким документам относятс я Приказ ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ ; приложение 1 к Приказу ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ ; Письма Минфина от 13.11.2015 № 03-02-08/65721 ; ФНС от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304 (п. 1) :

По правилам эти документы надо прикрепить к электронной опис и Приказ ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ , подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и затем направить в инспекцию по ТКС п. 20 Порядка, утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ . В течение следующего рабочего дня вам по ТКС из инспекции должны прийти подтверждение даты отправки и квитанция о приеме (либо уведомление об отказе в приеме).

ТИП 2. Документы, поименованные в специальном перечн е таблица 4.9 Формата описи документов, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ , которые можно направить в виде скан-образо в Письмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421 . Направляемые таким образом документы должны отвечать ряду требований.

В частности, в имени файла документа должен быть указан и код документа. Таких кодов 11.

Без этих кодов файл не пройдет форматно-логический контроль.

Кроме того, на отсканированные документы придется составлять опись, содержащую набор обязательной информаци и таблица 4.2 Формата описи документов, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ , в частности номер и дату документа, идентификаторы участников сделки, реквизиты документа-основания.

Файл с отсканированным документом должен иметь расширение tif или jpg.

Одно хорошо — документы, направляемые в виде скан-образов по ТКС, не требуют предварительного заверения печатью и подписью, поскольку документ заверяется электронной подпись ю Письмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421 .

Надо сказать, что в жизни все не так категорично. Известны случаи, когда в ответ на электронный запрос ИФНС о представлении документов бухгалтеры отправляли по ТКС не формализованную опись, а текстовые пояснения в свободной форме с указанием того, что именно содержится в прилагаемых файлах со сканами. Причем эти файлы инспекции принимали не только в формате tif и jpg, но и, к примеру, в формате pdf. И назывались файлы произвольно, без всяких кодов.

Но если вы не уверены в лояльности конкретно вашей инспекции, то лучше так не делать. Ведь налоговики могут подойти к делу формально и заявить, что сканы документов, не соответствующие утвержденным форматам, считаются непредставленными.

Все остальные истребуемые документы, составленные в электронном виде, но не по установленным форматам, можно представить только в виде заверенных бумажных копи й Письма ФНС от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669 , от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@ .

По запросу ФНС теперь можно предоставлять скан-копии документов

Налоговая запросила документы? Вовсе не обязательно их распечатывать и везти к ним. Теперь достаточно предоставить скан-копии в соответствии с требованиями ФНС.

Читать еще:  Пришло время отчитаться по транспортному налогу

В правовых актах о налогах и сборах нет никаких сведений о максимальном количестве запрашиваемых налоговиками документов, как сообщила Федеральная налоговая служба в своем письме от 22.09.2017 № СД-4-3/19092.

Согласно ФЗ №130, вышедшему и опубликованному 01.05.2016, налогоплательщики наделены новым правом относительно запрашиваемых бумаг: теперь их можно предоставлять в электронном формате.

Документы в бумажном виде, запрашиваемые ФНС, можно направлять в электронной форме в виде скан-копий по месту требования. Кроме того, важно, чтобы все необходимые имеющиеся сведения были отображены точно, в частности реквизиты документа.

Внимание! Скан-копия документа — это изображение, полученное путем сканирования или снимка на цифровую камеру подлинника документа.

Формат файла должен соответствовать тем, которые установлены налоговой инспекцией. Отправить запрашиваемые налоговиками бумаги можно несколькими способами:

  • через личный кабинет налогоплательщика (в электронной форме);
  • по телекоммуникационным каналам связи (в электронной форме);
  • лично или через представителя (в бумажном виде);
  • заказным письмом по почте (в бумажном виде).

Итог: можно не расходовать бюджет на изготовление большого числа копий документов.

Можно ли предоставлять подлинники? Можно. В том случае когда лицо, в отношении которого ведется выездная налоговая проверка, не отказалось передать оригиналы документов для ознакомления ФНС, их отсканированные копии предоставлять уже не нужно.

Налоговые органы разрешили предоставлять информацию по требованиям в виде скан-образов

ФНС России выпустила письмо с разъяснениями о том, в каком виде можно предоставлять затребованную налоговой инспекцией информацию (письмо ФНС России от 24 мая 2019 г. № ЕД-4-2/9885@ «О возможности представления в налоговый орган информации по телекоммуникационным каналам связи в виде скан-образа текста»).

По общему правилу истребуемые проверяющими документы могут быть представлены проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса). Порядок предоставления документов по ТКС установлен ФНС России (далее – Порядок, утв. приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168@). В нем, в частности, указано, что истребуемый документ составляется в электронном виде по установленным форматам и должен содержать реквизиты принятого требования о представлении документов. Также он подписывается цифровой подписью налогоплательщика и направляется по ТКС в адрес налогового органа (п. 20 Порядка). При этом фиксируется дата отправки документа налоговым органом.

О том, как правильно предоставить документы на бумажном носителе по требованию налоговой инспекции, читайте в материале «Заверение копий истребуемых налоговым органом документов» в «Энциклопедии решений. Налоги и взносы«. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Исходя из вышеуказанного, налоговая служба полагает возможным предоставлять по требованию инспекции документы в виде скан-образов, даже если на них не стоит физическая подпись. Ведь при отправке таких документов по ТКС, передаваемый файл будет подписываться цифровой подписью главного бухгалтера. В этом случае будет отсутствовать необходимость подтверждения полномочий главного бухгалтера.

Напомним, что законодательством предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафа за непредставление затребованных документов в установленный срок, который составляет 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Также предусмотрен и административный штраф для должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП). При этом, если в требовании не указано точное количество запрашиваемых документов, то привлечь к налоговой ответственности налогоплательщика не получится.

Читать еще:  Порядок обжалования решения налогового органа в суде

Предоставление сведений и документов налоговому органу – новый регламент в действии

Предоставление сведений и документов налоговому органу – новый регламент в действии

Предоставление сведений в ФНС происходит по определенному регламенту. Уклонение от предоставления документов карается штрафами, административной и даже уголовной ответственностью. Мы расскажем какие способы предоставления документов в ФНС существуют и как работает новый регламент.

Какие сведения может запросить налоговая служба

  • документы, связанные с вашей трудовой деятельностью или бизнесом;
  • любую информацию о деятельности вашего контрагента, если в его отношении проводится проверка;
  • налоговую декларацию, пояснение или дополнения к ней;
  • информацию по конкретной сделке или продаже имущества.

В случае отказа подачи личных сведений ваш ждет штраф. Он составляет 200 рублей за каждый непредоставленный документ. Однако если вы отказались подавать сведения о контрагенте, то это сумма штрафа составит 10 тыс. рублей.

Когда налоговая запрашивает документы

Обычно это происходит при проверке или других контрольных мероприятиях со стороны ФНС. Они могут касаться вас или ваших контрагентов. Вне проверок налоговая служба может запросить документацию, касающуюся определенной сделки.

Стоит отметить, что обычно в рамках проверочных мероприятий инспекторы рассматривают оригиналы документов, а уже в случае дополнительных вопросов по истечении времени запросить информацию дополнительно.

Помните, что предоставить документы по сделкам, контрагентам и декларации нужно в течение 5 дней после запроса. Сведения по проверке, которая проводится в отношении вас, нужно подать за 10 дней после истребования.

В какой форме можно предоставить документы

Подать сведения можно:

  1. в бумажном виде. Заверенные ксерокопии документов налогоплательщик может принести лично, передать с законным представителем в налоговую службу или отправить заказным письмом;
  2. сканированные копии в электронном виде. Сделать это можно в личном кабинете налогоплательщика или по ТКС.

При вручении бумажных копий обязательно возьмите расписку с сотрудника, который их принял.

Предоставление информации в электронном виде

В таком случае вы отправляете сканы документов через личный кабинет или ТКС с цифровой электронной подписью. Этот вариант очень удобен тем, что вы избежите технических ошибок, сэкономите свое время и гарантированно получите уведомление о получении со стороны ФНС.

Что учесть при предоставлении информации в бумажном виде

Это также должны быть сканированные копии документов. Заверять их у нотариуса не нужно. Однако их можно заверить самостоятельно, то есть поставить печать копия верна и подписать у руководителя. Если у вашей организации нет печати, то от заверения и вовсе можно отказаться.

Несколько слов о новом порядке

С введением поправок в 54-ФЗ большинство сведений о налоговой деятельности компаний и предприятий стали поступать в налоговую службу автоматически. Теперь вся информация хранится на фискальном накопителе и отправляется к оператору фискальных данных по сети Интернет. ОФД в свою очередь передает ее в органы налоговой службы.

К сведениям, которые оператор фискальных данных передает в ФНС, относятся:

  • фискальные документы, сформированные онлайн-кассой;
  • статистическая информация;
  • сведения из базы фискальных данных ОФД;
  • информацию о расторжении договора с компанией или любых произошедших изменениях.

ОФД также обязаны отвечать на запросы налоговой и предоставлять сведения в течение 3 дней, после получения соответствующего запроса.

Надеемся, что наша статья помогла разобраться с порядком предоставления документов и информации в органы налоговой службы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector