Когда выполняются работы по восстановлению бухучета?

Как происходит восстановление бухгалтерского учета компании

Законодательная база Российской Федерации, касающаяся предпринимательской деятельности, четко оговаривает необходимость надлежащего ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако на практике не всегда это делается в соответствии с требованиями законодательства.

Что может грозить предпринимателям, пренебрегающим правилами ведения бухучета? Как поступать тем бизнесменам, которые хотят привести запущенные или отсутствующие бухгалтерские документы в соответствие с законодательными требованиями? Кто может помочь в восстановлении бухучета? Попробуем найти ответы на эти вопросы в данной статье.

Когда бухучету может быть необходимо восстановление

Восстановление бухучета – комплексная процедура, заключающаяся в приведении с соответствие с требованиями законодательства РФ всей бухгалтерской отчетности и документации. Когда она может понадобиться?

Любая фирма сталкивается с необходимостью вести бухгалтерский учет. Крупные предприятия налаживают бухгалтерскую службу и строгий контроль, а мелкие предприниматели иногда подходят к решению вопроса легкомысленно: пренебрегают ведением учета, отдают эту деятельность на аутсорсинг непроверенным специалистам, обращаются к знакомым, сдают отчеты как придется, рассчитывая на отсутствие проверок. Но случается, что перспектива отвечать за такое отношение к отчетности встает перед предпринимателем как никогда близко, и тогда нужно будет в короткий срок привести всю документацию к требуемому состоянию. Такие ситуации складываются, когда:

  • бухучет не велся в течение того или иного времени, иногда достаточно длительного;
  • действующий бухгалтер оказался некомпетентным, не справлялся со своими обязанностями;
  • в первичные документы вносилась ошибочная либо ложная информация;
  • преднамеренный вред уволенного бухгалтера – порча или уничтожение бухгалтерской документации;
  • утрата бухгалтерских документов вследствие форс-мажора: пожара, катастрофы, компьютерного вируса, ограбления и др.

Зачем восстанавливать бухучет

Цель приведения документации в порядок – не только самоочевидное восстановление соответствия законодательству. Предпринимателя могут побудить на эту сложную процедуру следующие факторы:

  • перспектива серьезной налоговой проверки;
  • возможность избежать ареста расчетных счетов организации в банке;
  • ожидание аудиторов;
  • создание бухучета «с нуля» под новый стиль управления или новое руководство.

К СВЕДЕНИЮ! Как видим, чаще всего работает «отрицательная» мотивация – стремление избежать санкций, которые за нарушение ведения бухучета весьма суровы.

Что грозит недальновидным предпринимателям

Если проверкой будут установлены нарушения в ведении учета, то есть в случаях, приведенных выше, он не будет своевременно и в нужном объеме восстановлен, участь предпринимателя не назовешь завидной:

  1. Неправильный бухучет автоматически связан с проблемами с ИНФС: ведь ошибки или отсутствие «первички» неминуемо повлечет за собой неверную уплату налогов или даже уклонение. А Налоговый кодекс строг к таким нарушениям: возможна административная и даже уголовная ответственность. За несвоевременное предоставление данных в налоговую или серьезных неточностей в поданной документации закон предусматривает:
    • штраф от 200 тыс. до 300 тыс. руб.;
    • или штраф в размере доходов за трехлетний период;
    • принудительные работы до 5 лет;
    • запрет на занятие тех или иных должностей до 3 лет;
    • ограничение или лишение свободы до 6 лет;
    • возможен арест банковских счетов и имущества фирмы.
  2. Плохой учет, как и любая работа плохого качества, отрицательно сказывается на эффективности организации и ее имидже, а значит, и на партнерских отношениях.
  3. Предприниматель, не имеющий системного представления о финансовой стороне деятельности своего бизнеса, утрачивает контроль не только над денежной динамикой, но и над поставками, реализацией продукции, другими активами.
  4. В случае кражи доказать что-либо в судебном порядке будет нельзя, так как имущественные права не будут подкреплены документально.
  5. Раз попав в поле зрения проверяющих органов, проштрафившаяся фирма останется объектом пристального внимания долгое время.

Каким может быть восстановление

В зависимости от разных оснований, может потребоваться различное восстановление бухгалтерской документации:

  1. Время, оставшееся до события, которое подвигло предпринимателя на учет (проверка, аудит, собственные цели), позволяет выделить:
    • плановое восстановление;
    • срочное;
    • экстренное.
  2. Степень поврежденности исходной базы бухучета делит восстановление на:
    • полное;
    • частичное.
  3. Какими силами предприниматель собирается производить эту процедуру? Восстановление может быть:
    • внутренним (самостоятельным);
    • с помощью обновления персонала;
    • внешним (делается на заказ специальными организациями).

Процедура восстановления бухучета

Какое бы восстановление ни потребовалось организации, целесообразно производить его по определенному алгоритму, позволяющему не упустить важных моментов и достичь намеченной цели в кратчайший срок.

СПРАВКА! Опыт показывает, что бухучет можно восстановить за срок от нескольких недель до нескольких месяцев.

Поэтапный алгоритм восстановления бухучета

1 этап: предварительный аудит. Прежде чем приступать, нужно изучить поле деятельности. Проводится «диагностика» текущего состояния бухгалтерских документов путем комплексного анализа ведущейся (или не ведущейся) деятельности по бухгалтерскому и налоговому учету на фирме. Результатом этого этапа станет перечень ошибок, нуждающихся в исправлении.

2 этап: определение объема необходимых работ. Ставятся конкретные задачи и распределяются по времени, отведенному на восстановление. Если для проведения процедуры приглашена другая организация, согласовываются оргвопросы, касающиеся порядка и места работы с документацией.

3 этап: составление плана. Конкретное планирование необходимых действий с указанием конечных этапов. Лучше, если это сделано максимально подробно. Для сторонних организаций этот этап будет называться «составление техзадания».

4 этап: реконструкция. Создание заново или корректировка первичной документации, а на их основе создание актуальных регистров бухгалтерского учета. Важно, чтобы восстанавливаемый период корректно «стыковался» с предшествующим и последующим.

5 этап: формирование новой отчетности. Воссозданную документацию нужно сверить с партнерами, поскольку остатки на счетах и некоторые другие данные должны полностью совпадать. После этого можно формировать корректные отчеты, которые можно без опасений предъявлять в налоговую.

6 этап: профилактика и рекомендации. Выявленные нарушения станут основой для формирования будущей стратегии бухучета: важно не допустить такой ситуации в будущем, научившись на собственных ошибках. Внутреннее восстановление позволит сделать выводы из сложившейся ситуации, а сторонняя организация в обязательном порядке даст комплекс практических советов и конкретных пропозиций.

Помощь профессионалов в восстановлении бухгалтерии

Можно попытаться восстановить поврежденный бухгалтерский учет силами собственного персонала. Есть путь, который предусматривает обновление бухгалтерского персонала с тем, чтобы новый сотрудник исправил ситуацию, созданную предшественником.

Самый быстрый и эффективный способ восстановить бухучет – обратиться к специализированным организациям.

Опытные профессионалы быстро оценят фронт работ, легко восстановят нужную первичную документацию и на ее основе создадут необходимые бухгалтерские регистры.

Стоимость таких услуг зависит от величины самой фирмы, объема нужных работ, количества документов, подлежащих восстановлению. Вариации возможны также в зависимости от используемой в организации системы налогообложения. Естественно, на сумму окажет влияние и необходимая срочность.

В конечном итоге восстановление бухгалтерского учета в любом случае обойдется компании дешевле, чем существование с разрушенной системой учета и ответственность перед законодательством.

Восстановление учета. Оно Вам надо?

Предложили хорошую зарплату, но весь учет развален. Отнеситесь к этому философски и не рвитесь исправлять огрехи прежнего бухгалтера. Разве что за дополнительное вознаграждение.

Вам повезло. Бывший главбух дорабатывает положенные по Трудовому кодексу две недели и готов не только передать вам дела, но и ввести в курс дела. Каким образом принимать растрепанные скоросшиватели и кучи неподшитой первички, по большому счету нигде не сказано. Есть лишь несколько довольно древних ведомственных методичек.

Проще всего найти в базах инструкцию о порядке приема-сдачи дел главным бухгалтером, утвержденную Минздравом СССР 28 мая 1979 г. № 25-12/38. Подобные методички можно принять к сведению, хотя опираться на них целиком, конечно, нельзя.

Пожалуй, принимать документы по всем правилам стоит лишь в исключительных случаях. Например, прежний главбух согласился работать до тех пор, пока вы не войдете в курс дела. Однако директор вряд ли захочет платить зарплату вам двоим неопределенно долгий срок.

Идеальный вариант – руководство желает сдать «старые» документы в архив. Если оно еще не догадывается о своем желании, произнесите ненароком слово «маски-шоу». Говорят, именно это слово послужило толчком для появления в постсоветской России частных архивов. Довольно неприятно, когда неожиданно появившиеся добрые молодцы из «органов» беспорядочно сбрасывают документы в мешки, а компьютеры чуть ли не сваливают кучей в какой-нибудь грузовичок.

Опись по всем правилам при таких операциях составляют редко. Изъять документы из архива, конечно, тоже могут. Но не так быстро и хаотично.

Услуги частных архивов вполне доступны. Сумеете убедить директора в их необходимости – подсчет страничек в объемных папках и подшивку наваленной как попало первички можно будет взвалить на архивариусов. То есть будет высвобождено время для более полезного применения ваших сил.

Ревизия не желательна

Итак, время общения с прежним главбухом ограничено. Тратить его на выяснение, почему нет тех или иных документов, не ведется Книга продаж и т. п., – более, чем неразумно. Прежний бухгалтер вряд ли скажет что-либо по существу (да если и скажет, все равно это ничего не изменит).

В первую очередь нужно составить промежуточный бухгалтерский баланс и акт о том, что прежний главбух передает вам остатки по счетам именно в таком виде. Для вас главное – иметь точку отсчета для начала самостоятельной работы. Именно с этого момента вы отвечаете за постановку бухгалтерского учета на фирме.

Необходимо добиться, чтобы остатки были не только по синтетическим, но и аналитическим счетам. Особенно важна расшифровка дебиторки-кредиторки, в том числе и по налогам. Как правило, эти счета бывают особенно запутанными. Идеальный вариант – выяснить, есть ли первичные документы, которые эти остатки подтверждают. Правда, чтобы в этом убедиться, вам понадобится уйма времени.

Налоговые регистры желательно внимательно изучить начиная с 1 января текущего года, чтобы не допустить ляпы при сдаче собственноручно подписанной отчетности. Из этих соображений многие предпочитают «потрогать» руками и лично составить содержание каждой папки.

Евгения Феоктистова из Москвы ради более высокой зарплаты уже 5 раз меняла место работы и всегда переходила на должность главбуха. О своих первых шагах на новом рабочем месте она рассказывает так: «Знакомлюсь с учетной политикой, смотрю, как налажена работа, кто что делает, за что отвечает, какие регистры оформляются и слышали ли о них вообще. Составляем реестр переданных дел и промежуточный баланс».

Читать еще:  Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)

Абсолютно оправданная позиция. На вас чужие ошибки никак не отразятся (см. «За грехи предшественников вы не в ответе» на следующей странице).

Вряд ли кто-то может утверждать, что у него все в ажуре. Наверняка не хватает каких-то документов, что-то просто не успели сделать физически. То же самое было и у вашего предшественника. Если вы сможете выяснить, каких документов нет, это позволит в дальнейшем избежать множества проблем. Отвечать за ошибки в «чужом» периоде вам точно не придется.

Людмила Напалкова из Иванова, до того как стать главбухом небольшой строительной фирмы, работала бухгалтером еще более мелкой, торговой. Свою первую налоговую проверку она вспоминает так: «Одновременно со мной на работу взяли очень властную женщину. Бывший главбух с огромным опытом работы. Однако назначили ее гендиректором. Первичку прежний бухгалтер передал нам. в полиэтиленовых пакетах. Естественно, моя начальница решила навести порядок. Пришлось работать каждые выходные. Начальница говорила: вот наведем порядок, тогда и будет у тебя нормальный режим.

Порядок навести так и не удалось, зато в налоговой, куда мы таскали уточненные расчеты, – нас заприметили. Пришла проверка – и ошибки нашли именно в «нашем» периоде. Прежний они просто не смотрели, до того там все было запутано. Доначислили копейки, но как обиден оказался административный штраф, который выписали директору!»

Личная встреча со своим предшественником – удача редкая. Небольшие фирмы и вовсе «сватают» новенького главбуха чуть ли не к сдаче очередной отчетности. При этом говорят примерно следующее: «Текущей работы немного, но ваш предшественник, кажется, такого “наколбасил” – как бы нам на налоги не попасть!»

Не ловитесь на эту удочку. Поскольку «текущей работы немного» и без вас там как-то справлялись, то за восстановление бухучета прошлых периодов доплатить вам никто не подумает.

Отдельную плату за близкое знакомство с первичкой 2–3-годичной давности нужно оговорить сразу. В конце концов, множество аудиторских фирм могут восстановить учет и дать советы по уменьшению всех неприятных налоговых последствий.

И все же попотеть придется. Вряд ли гендиректор составил и подписал с бывшим главбухом промежуточный баланс на дату передачи дел. Все, что у вас будет, – это бухгалтерская, налоговая отчетность за предыдущий квартал и куча разрозненной первички. А значит, сделанное в текущем квартале (месяце) лучше всего перепроверить – ведь на отчете будет стоять уже ваша подпись.

Возможно, придется пересчитать налог на прибыль с начала года. Но это лишь в том случае, если вылезут какие-либо нестыковки при проверке регистров налогового учета и первичных документов.

«Главбух я уже почти год, – рассказывает Анна Вернер из Саратова. – Вначале была в ужасе, порывалась насдавать тьму уточненных деклараций. Промучившись месяца два, решила так. Пусть у меня нет акта приема-передачи дел от старого главбуха, но декларации подписывала она!

Никто и ничто не заставит меня отвечать за то, что я не подписывала. Пусть руководство отвечает за то, что работало с таким главбухом. Поэтому я выправила текущий год (хотя полугодие было не мое). За прошлые периоды я не волнуюсь. Дело в том, что мы успели оформить акт, в котором перечислены переданные мне документы.

По мере возможностей мы делаем те бумаги, которых нет за “тот” период. Но ответственности за отсутствие какого-либо документа я нести уже не буду. В акте они не упоминаются. Это же титанические усилия нужны, чтобы все исправить как надо, а кто текучкой заниматься будет?»

Если же вы все-таки решились на титанические усилия, ни в коем случае не копите уточненные декларации, чтобы когда-нибудь потом сдать их все вместе. Неизвестно, когда нагрянет налоговая проверка, – а у вас уже все готово, инспектору останется только перенести найденные вами ошибки в акт. Правда, в виде нарушений. О таком случае мы рассказывали в прошлом году. Поэтому уточненные декларации нужно убрать в самый дальний ящик.

Проверка на пороге

«Было бы время – все можно было бы восстановить и доплатить налоги, но его в обрез: по моим данным, через пару недель придет налоговая проверка. А мы в совершенно “разобранном” состоянии», – жалуется Инесса Ковалева из подмосковного Дмитрова, главбух, недавно приступившая к своим обязанностям. Ее начальство настроено оптимистично, долгое время все были уверены, что с бухгалтерией все в порядке.

Бывалые бухгалтеры, которые решили помочь коллеге советами на интернет-форуме, не видят в такой ситуации неразрешимой проблемы. «У меня аналогичная ситуация, – замечает одна из участниц обсуждения Ирина. – Главбух просто все кинул, и фирма работала сама по себе. Когда я начала разбираться, то понять что-либо было сложно, последний налог был заплачен три месяца назад! Мы посовещались с директором и пришли к выводу, что единственным выходом будет создать новую фирму. Что мы и сделали».

Начав с нуля, вы будете отвечать исключительно за свою работу и отбиваться за свои ошибки, а не за чужие. Одна проблема – учредители и директор скорее всего будут против новой фирмы. «На нашей фирме завязано слишком много контрактов, серьезных организаций. Опять же договоры аренды с городской администрацией заключены», – рассказывает Николай Корсак, гендиректор производственной фирмы «Атэкс» из Новгорода.

Чтобы убедить директора и учредителя порвать с неблагополучной фирмой – подготовьте примерный расчет итоговой суммы по акту налоговой проверки. Если сумма впечатляет, то с фирмой так или иначе расстаться придется. Если не сразу, то после налоговой проверки. После нее фирма наверняка обанкротится.

Успокоительное для руководства

Хорошо, что директоры, как правило, не «ходят» по бухгалтерским интернет-форумам. «Нечего экономить на бухгалтерах, пусть теперь руковод-ство отвечает, что работало с таким главбухом чуть ли не пятилетку», – говорят друг другу товарищи по несчастью, которым досталась в наследство не бухгалтерия, а руины от нее.

Не стоит уподобляться им, если вы дорожите своей работой и репутацией. Поможете выйти руководству из неприятной ситуации с минимальными потерями – к вам наверняка проникнутся уважением.

В случае с открытием новой фирмы разумней всего поступить так. Прежде всего, свести ее баланс до нулевого. О том, как это сделать, читайте в статье «”Рисуем” нулевой баланс» на стр. 52.

Затем предложите руководству свои услуги по сдаче «нулевой» отчетности за трехлетний период (то есть «глубину» налоговой проверки) с момента последней хозяйственной операции. На это время директором, заодно исполняющим обязанности главбуха, посоветуйте назначить учредителя. О том, что лично вас такой шаг оградит от ответственности, конечно, лучше умолчать.

Если фирма отправляет отчеты по почте, у нее нет основных средств, офиса, телефона и не работает расчетный счет, в течение «опасного» трехлетнего периода ее скорее всего проверять не будут. После прошествия этого срока неработающую фирму можно бросить или ликвидировать, как полагается по закону.

Если руководство не желает бросать старую фирму – не перечьте. Предложите обратиться к аудиторам и восстановить учет. Вариант не из дешевых, но самый надежный.

Можно предложить и почти бесплатный «экстрим». Провести инвентаризацию остатков по счетам, чтобы не тормозить хозяйственную деятельность. Налоговый учет не восстанавливать: пусть инспекторы проверяют правильность сумм в декларациях по методу аналогии. О том, почему этого не стоит бояться, читайте в мартовском номере за прошлый год на стр. 44.

За грехи предшественника вы не в ответе. Почти

В редакционной почте часто попадаются письма с жалобами на прежнего главбуха. Придя на новое место работы, многие опасаются, что в будущем им придется отвечать не только за свои ошибки. Почему не стоит паниковать и как оградить себя от возможных, а чаще всего мнимых опасностей – объясняют специалисты ведущих юридических фирм.

Ольга Ситникова, аудитор юридической фирмы «Клифф», советует, как ответить налоговику в случае попыток оформить на вас протокол об административном нарушении: «Главный бухгалтер не отвечает за правонарушение, совершенное предшественником. Дело в том, что, согласно пункту 1 статьи 1.5 и статье 2.2 Кодекса об административных правонарушениях, человек отвечает за нарушения, в совершении которых установлена его вина».

Константин Зинченко, юрист юридической компании «Николаев и Партнеры», дополняет совет об избежании административной ответственности: «Вступая в должность главного бухгалтера, проследите, чтобы в трудовом договоре и приказе обязательно была указана дата. Зафиксировать наличие первичных документов и аналитических регистров на момент ухода старого главбуха нужно в подробном акте передачи дел. Если ваш предшественник сдавал дела директору еще до вашего прихода, в ваших интересах составить еще один документ – акт приема дел у руководителя. Нелишним будет написать докладную записку на имя директора, указав в ней на недостатки, которые вы обнаружили в учете».

Надежда Морозова, юрист компании «Баррит», считает, что с прежним главбухом всегда можно найти общий язык: «В составлении акта приема-передачи дел заинтересованы оба бухгалтера. Вновь пришедшему бухгалтеру не придется отвечать за грехи прежнего, а на старого не смогут списать ошибки преемника».

Несмотря на конституционный принцип презумпции невиновности и прочие правильные вещи, налоговую базу, которую считают нарастающим итогом, придется выправлять за старого главбуха в целях собственной безопасности. Если только вы не пришли в начале года. Александр Елин, исполнительный директор аудиторской компании «Академия Аудита», объясняет эту коллизию так: «Если новый главбух будет переносить из одной декларации в другую ошибки, совершенные в этом году его предшественником, ему придется за них ответить. Ведь на декларациях будет стоять уже его подпись».

Когда выполняются работы по восстановлению бухучета?

Восстановление бухучета необходимо, чтобы вернуть контроль над делами компании. В каких ситуациях восстановление бухгалтерского учета обязательно? Каков порядок проведения и исправления учетных данных? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.


Для чего требуется восстановление бухучета?

Бухучет обязаны вести все хозсубъекты, за исключением лиц, поименованных в п. 2 ст. 6 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Читать еще:  Лимит доходов для упрощенки поднимут, а для псн нет

Основными задачами бухучета являются:

  • Своевременное обеспечение руководства предприятия и заинтересованных лиц подробной и достоверной информацией о состоянии дел фирмы. Без такой информации руководителям крайне сложно принимать эффективные управленческие решения.

Об особенностях управленческого учета и принятии решений на его основании читайте здесь.

  • Обеспечение взаимодействия с контрагентами компании, включая представление информации о своем предприятии для принятия контрагентами управленческих решений. Хороший пример — представление данных банкам для получения кредитов или инвесторам для привлечения инвестиций.
  • Обеспечение легальности работы предприятия, в том числе:
    • корректного исчисления и уплаты налогов и сборов;
    • соответствия всех транзакций предприятия действующему законодательству;
    • представления достоверной информации в государственные надзорные и статистические органы.

Отсутствие такого обеспечения может привести к серьезным проблемам как в деятельности предприятия, так и в самой возможности его существования. Кроме того, невыполнение данных требований грозит санкциями в отношении лиц, ответственных за ведение бухучета предприятия.

Для выполнения таких задач бухучет должен вестись:

  • на непрерывной регулярной основе;
  • с обеспечением полноты и оперативности данных;
  • с обязательным документированием всех фактов финансово-хозяйственной деятельности.

Какие требования предъявляются к бухучету, узнайте здесь.

Если в силу каких-либо причин такое ведение учета было нарушено (или утрачены данные), информацию следует восстановить. По возможности в том виде, в каком она была бы, если бы нарушений (утрат) не было.

Распространенные ситуации, когда требуется восстановление бухучета

Восстановление бухучета – комплекс мер, направленных на приведение бухгалтерского и налогового учета в полное соответствие законодательным нормам.

Ситуации, при которых обязательно нужно выполнять восстановление бухучета, являются достаточно типовыми и распространенными. Но это не умаляет важности процесса восстановления.

  1. Когда выявлена некомпетентность лиц, отвечающих за ведение бухучета в компании. Причем это необязательно только руководитель бухгалтерии — просчеты и ошибки, искажающие данные бухучета, могут допускать и рядовые специалисты или подразделения. В этом случае необходимо проводить сначала ревизию, а затем восстановление данных.
  2. Когда лица из администрации предприятия, в том числе отвечающие за ведение бухучета, привлечены к уголовной ответственности.

Подробнее о возможной уголовной ответственности для руководства предприятия узнайте из этой статьи.

  1. Когда выявлены существенные искажения бухгалтерских данных и/или искажения информации, содержащейся в первичных документах.
  2. Когда бухучет в течение некоторого периода времени не велся. Данная ситуация довольно часто встречается на российских малых и микропредприятиях. Если один специалист отвечал за весь объем работ по бухгалтерскому и налоговому учету и по каким-либо причинам покинул компанию, руководители часто не торопятся искать другого. Еще пример такой ситуации: физик, зарегистрировавшись в качестве предпринимателя в ФНС на упрощенке, не вел учет доходов, а в последствии из-за превышения лимита утратил возможность применения спецрежима, автоматом перейдя на общую систему.
  1. Когда первичка и бухгалтерские регистры утрачены. Обычно в силу чрезвычайных обстоятельств: кражи, пожара и т.п.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ документы бухучета подлежат хранению в порядке, установленном нормативами по государственному архивному делу. За отсутствие документов ответственность несет руководство организации (ст. 7 закона № 402-ФЗ). Аналогичные нормы присутствуют и в НК РФ, например, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК устанавливает порядок хранения документации, необходимой для исчисления и уплаты налогов, а ст. 110 НК описывает признаки налоговых правонарушений, к которым может относиться и отсутствие документов бухучета. Во избежание дополнительной ответственности в случае утраты документов руководству необходимо строго придерживаться положений п.6.8 положения о документах в бухучете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105. А именно: назначить комиссию по расследованию причин утраты (и поиску виновных лиц) и при необходимости привлечь к разбирательству органы следствия, пожарного надзора и иные компетентные органы. Утрата документации оформляется специальным актом, заверенным членами комиссии по расследованию и представителями привлеченных госорганов.

Этапы восстановления бухгалтерского учета

Чтобы привести бухгалтерский и налоговый учет в соответствие с законодательством, следует:

  1. провести комплексный анализ бухгалтерского и налогового учета, а также первичных документов с целью определения масштабов работ;
  2. составить план проведения работ;
  3. восстановить первичные документы и внести информацию в налоговые и бухрегистры;
  4. провести сверку с контрагентами и фискальными органами;
  5. в случае необходимости подать уточняющие декларации с корректными данными;
  6. уплатить недоимки по налогам, штрафы и пени.

Если руководитель компании вместо самостоятельного восстановления учета предпочел услуги аудиторских фирм, то по окончании работ специалисты предоставляют отчет о проделанной работе с предложениями по оптимизации бухучета.

Как быть, если документы восстановить нельзя?

Иногда случается так, что часть утраченных (отсутствующих) документов восстановить нельзя. Например, если контрагент, у которого можно запросить дубликаты тех же счетов-фактур за восстанавливаемый период, успел ликвидироваться.

В таких случаях вопрос разделяется на 2 части:

  • как отразить данные по невосстановимой документации в отчетности, используемой для принятия управленческих решений?
  • как урегулировать вопрос с утратой документов с контролирующими органами?

И если в части управленческих сведений возможны варианты (например, расчетные показатели или использование данных третьих лиц, таких как аудиторы контрагентов), то в части отношений с налоговыми и аналогичными органами порядок действий всегда один:

  1. О невозможности восстановить документы нужно сразу же уведомлять налоговую и другие госорганы (например, ПФР, если дело касается сведений о занятости и доходах сотрудников). При этом уведомление следует подкреплять оформленным актом и подтверждениями третьих лиц (например, справкой из пожнадзора о пожаре). Также следует представить подтверждение того, что документы восстановить невозможно (например, подтверждение ликвидации контрагента).
  2. Подобные дела контролирующие органы всегда рассматривают в индивидуальном порядке. Однако следует иметь в виду, что отсутствие первичных документов почти наверняка приведет к необходимости пересчета налогов за тот период, за который не получается сделать восстановление. Например, при отсутствии счетов-фактур от ликвидировавшегося поставщика придется исключить из расчетов НДС, ранее принятый к вычету по этим счетам-фактурам.

Работы по восстановлению бухучета требуются, если в силу каких-либо причин у предприятия отсутствуют первичные документы и регистры учета за период. При этом восстановление бухучета преследует несколько целей, включая необходимость хранения документов для представления контролирующим органам.

Реанимация потерянного бухучета

При вступлении на новую должность зачастую бухгалтер обнаруживает огрехи своего предшественника. В результате вместо ведения текущих дел ему предстоит заниматься проверкой документов и восстановлением учета.

Учет близок к смерти

Нередко, трудоустроившись, главбух находит полнейший хаос в делах организации: многие документы составлены ошибочно, нуждаются в перепроверке или вовсе утеряны. Как правило, кресло предыдущего бухгалтера уже пустует и никто не отвечает за учет на предприятии. Беспорядок с документами может быть вызван форс-мажорными обстоятельствами, безответственным или намеренно халатным отношением прежнего руководителя бухгалтерии к своим обязанностям. В результате — потери «первички», счетов-фактур, расчетных ведомостей и многих других документов. В такой ситуации приходится восстанавливать учет фирмы с нуля.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, а также за несоблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций лежит на плечах руководителя фирмы (ст. 18 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Он также несет материальную ответственность за ущерб, причиненный компании (ст. 277 ТК). Однако главбуху расслабляться не стоит. Ведь в сфере его полномочий — формирование учетной политики, ведение финансовой документации, своевременное представление полной и достоверной отчетности.

Оценить при вступлении в должность, насколько запущен бухучет предприятия, новому бухгалтеру может помочь заключение аудиторов. Необходимо также проанализировать общее состояние документов фирмы: какие участки работы в порядке, а какие — нет. Например, зарплатный учет восстановить проще, чем хозяйственные операции.

Воскрешение документов

Восстанавливать учет должно ответственное лицо. Как правило, это главный бухгалтер. По закону о бухучете, именно он должен обеспечить сохранность «первички», учетных регистров, отчетов и балансов. На основании проделанного анализа существующего документооборота можно определить период, который надо «реанимировать», говорит директор аудиторской компании «Финстатус» Виталий Бобров:

– Первичные и бухгалтерские документы организация обязана хранить не менее 5 лет (ст. 17 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ), а кадровые — 75 лет. Поэтому последние придется восстанавливать с момента создания фирмы, а остальные — за последние пять лет.

Чтобы восстановить утраченную «первичку», можно запросить дубликаты счетов-фактур у контрагентов, а собственные накладные или кассовую книгу напечатать и заверить подписями и печатями заново. Параллельно стоит обратиться в обслуживающий фирму банк с запросом о предоставлении копий банковских документов за те периоды, делопроизводство по которым подлежит реставрации.

Если восстановить все первичные документы невозможно, стоит обратиться к данным баланса и налоговых расчетов, представленных в инспекцию. Поскольку все параметры учета фирмы совпадают с ними, это позволит увидеть реальную картину бухгалтерского учета.

Донорская поддержка

Если повезло и бухгалтер только увольняется, он сможет ввести новичка в курс дела. Процедура смены главбуха законодательно не установлена. Тем не менее в большинстве организаций прием и сдача дел происходят на основании приказа руководителя фирмы. В документе указывают лицо, принимающее дела, и срок сдачи. В процедуре должен участвовать директор или его представитель.

Акт приема и сдачи, подписанный принимающим, сдающим дела и руководителем фирмы, составляется в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии организации, другой — у передающего дела человека. Акт состоит из двух частей: общей и основной. В первой отражена организационная и методологическая характеристика бухучета. Во второй — перечень передаваемых документов, а также архив — с указанием, за какой период составлены бумаги.

Оформление акта необходимо в первую очередь для разграничения ответственности принимающего и передающего дела бухгалтеров. Цель акта — проиллюстрировать состояние дел на момент приема-сдачи. Документ должен отражать основные финансово-хозяйственные показатели работы фирмы, состояние первичной документации учета, а также мероприятия, необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля. В акте могут быть изложены причины, по которым продолжать дальнейшее восстановление документов нецелесообразно. Например, это невозможно.

Читать еще:  То, что инспекция не вручила акт проверки, еще не значит, что ваша отчетность верна

В этом случае запросы, переписка, справки из банка, копии первичной отчетности подшиваются и хранятся на предприятии для предъявления при налоговой проверке. Руководитель должен принять решение, следует ли фирме обратиться в инспекцию с оповещением об утрате части документов и о невозможности их полного восстановления. К заявлению в ИФНС следует приложить акт о составе приемо-сдаточной комиссии, а также о прекращении работ по восстановлению отчетности.

Материалы налоговой проверки рассматривает глава инспекции. Он может вынести решение об отказе в привлечении организации к ответственности за нарушение. В ходе работы руководитель ИФНС или его заместитель изучает письменные разъяснения налогоплательщика, материалы и документы по акту проверки (п. 1 ст. 101 НК).

Заявлением подстраховаться все же стоит. Следует помнить, что непредставление в установленный срок сведений в инспекцию влечет штраф — 50 рублей за каждый недостающий документ (п. 1 ст. 126 НК). Не сданная вовремя отчетность грозит взысканием в размере 5 процентов от суммы налога, подлежащей уплате на основе декларации, напоминает Виталий Бобров. Налоговый кодекс признает нарушением непредставление сведений, необходимых для осуществления контроля. Если это вызвано отказом организации сдать в ИФНС нужные документы, то ей грозит штраф в размере 5 тысяч рублей (п. 2 ст. 126 НК). Кроме того, инспекторы могут определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся у них информации о фирме, а также данных аналогичных компаний. Такое возможно, если предприятие более двух месяцев не сдает документы, необходимые для расчета, или у нее отсутствует учет доходов, расходов и объекта налогообложения (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК).

Первая помощь «со стороны»

«Реанимация» документации предприятия продолжается довольно долго. Кроме того, главный бухгалтер ведет текущие дела, и объем работы для него в этот период увеличивается многократно. В такой ситуации нелишне прибегнуть к помощи компаний и частнопрактикующих специалистов, которые восстановят учет и дадут совет, как уменьшить возможные неприятные налоговые последствия.

После проведения анализа финансового положения организации аудиторская фирма поможет подготовить отчет о состоянии учета и отчетности предприятия, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт. В среднем стоимость часа работы одного аудитора составляет 60—100 долларов, отмечает Виталий Бобров. Помощь бухгалтера-фрилансера обойдется в 200—400 долларов за постройку учета с нуля. Однако консалтинговые компании перед восстановлением учета часто предлагают провести аудит. Это помогает выявить все проблемные моменты в документообороте и только потом собрать необходимые бумаги. Кроме того, позволяет минимизировать риск возникновения ошибок и неприятных последствий для фирмы: например штрафов.

Отражаем «реанимацию» в бухучете

Если для восстановления документов был привлечен специалист по договору гражданско-правового характера или аудиторская фирма, такие расходы нужно отражать на счетах затрат, рассказывает Виталий Бобров:

– Стоимость подобных услуг зависит от периода, объема документооборота, количества работающих сотрудников, способа ведения учета и системы налогообложения. В целях бухгалтерского учета такие расходы не связаны с изготовлением и реализацией продукции, работ или услуг. Поэтому затраты на восстановление первичных учетных и бухгалтерских документов необходимо отнести к внереализационным расходам.

В учете предприятия нужно сделать следующие проводки:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 51
– оплачены услуги банка по восстановлению банковских документов;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 60
– приняты услуги сторонней организации по восстановлению учета;

Дебет 19 Кредит 60
– выделен НДС с этих услуг;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 70
– начислена заработная плата специалисту по договору гражданско-правового характера;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 69
– начислен ЕСН;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 69 субсчет «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию»
– начислены страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;

Дебет 70 Кредит 68
– начислен налог на доходы физических лиц.

В налоговом учете эти затраты будут отнесены к внереализационным расходам как не связанные с производством и продажей. Из них нужно выделить ЕСН. Начисленные налоги относят к прочим расходам (п. 1 ст. 264 НК). Все средства по восстановлению бухучета, кроме НДС, выплаченного сторонним фирмам, можно вычесть из налогооблагаемой прибыли.

Восстановление бухгалтерского и налогового учета

vosstanovlenie_ucheta.jpg

Похожие публикации

Восстановление бухгалтерского и налогового учета чрезвычайная, но далеко не редкая ситуация, с которой приходится сталкиваться предпринимателям на практике.

В каких случаях необходимо восстановление бухучета?

Поводом к проведению аудита для восстановления учетных данных могут стать:

  • физическая утрата или порча первичных учетных документов на бумажных и/или электронных носителях, наступившая вследствие форс-мажорных обстоятельств — пожара, наводнения, кражи и т.п.;
  • отсутствие по каким-либо причинам своевременного и систематического бухгалтерского учета в течение длительного, либо какого-то конкретного периода времени;
  • обнаружение в данных первичных документов ошибок, недопустимых или неподтвержденных исправлений, недостоверной информации, несоответствие итогов по документальному учету фактическим данным;
  • некомпетентность или заведомые действия лица, ответственного за ведение бухучета, которые привели к нарушениям в системе учета и искажению фактических данных.

Следует понимать, что это обобщающий перечень причин, которые могут стать основанием для мероприятий по восстановлению учетных данных — в каждом случае повод для проведения этой процедуры рассматривается руководителем предприятия или собственником, исходя из конкретных обстоятельств.

Цели и задачи

Целью проведения мероприятий по восстановлению учетных данных, в зависимости от формы и сферы деятельности компании может являться:

  • восстановление, либо создание новой и полноценной структуры бухучета, с возможностью ее использования в будущих периодах;
  • получение заключения аудиторов с положительным результатом по тем участкам и периодам, по которым проводилось восстановление бухучета;
  • предотвращение наложения арестных санкций на банковские счета компании;
  • успешная сдача налоговой декларации по отчетному периоду.

Сроки, отводимые на восстановление бухгалтерского учета

Законодательно, конкретные сроки, в течение которых должная быть проведена процедура восстановления бухучета, не установлены, и рассматриваются индивидуально в каждом конкретном случае, исходя из:

  • вида восстановления;
  • объема работы и документальной базы, подлежащей восстановлению;
  • периода, за который восстанавливается учет.

Однако налоговые органы рекомендуют проводить восстановление налогового учета и бухгалтерии в предельно сжатые сроки. Это объясняется необходимостью предоставления достоверной отчетности контролирующим органам, поскольку согласно нормам закона, включение в отчетные документы ложных сведений, равно как и уклонение от предоставления данных сведений и уплаты налогов, влечет за собой административную, а при уклонении от уплаты в крупном размере — уголовную ответственность в виде штрафных санкций, принудительных работ, либо лишения свободы и права занимать определенные должности.

Виды восстановления бухучета

В зависимости от степени утраты данных, восстановление бухучета разделяется на три вида:

  • локальное — проводится в случае восстановление конкретного направления учета;
  • частичное — проводится в случае, если восстановлению подлежат определенные (чаще — взаимосвязанные) участки учета, к примеру, учет ТМЦ, расчеты с поставщиками и покупателями, банковские операции;
  • полное — проводится в случае, если необходимо комплексное восстановление учета — анализ и обработка первичной документации, корректировка данных по всем участкам бухучета, а также восстановление баланса.

Мероприятия по восстановлению бухучета

Восстановление документальной учетной базы проводится поэтапно:

  • аудит и оценка объема работ — на данном этапе проводится полномасштабный анализ учетной базы на предмет достоверности и наличия учетных документов, определяются цели и задачи мероприятий по восстановлению бухучета.
  • планирование работ — составляется план мероприятий с указанием сроков проведения и лиц, ответственных за их выполнение;
  • проведение работ — этап, на котором непосредственно проводится восстановление документальной базы (сбор и обработка первичных документов учета), восстановление преемственности учетных периодов, а также соответствия учетных данных фактическим, сверки с контрагентами для подтверждения восстановленных и итоговых данных;
  • завершение аудита — этап формирования отчетности в налоговую по итогам восстановленного учета (формирование регистров, заполнение декларации), заполнение корректировочных деклараций, разработка предложений и рекомендаций по оптимизации и дальнейшему ведению учета.

Кто может проводить восстановление бухгалтерского и налогового учета?

Право выбора лица, которому может быть доверено восстановление системы учета, законодательство оставляет за собственником, который для выполнения этих мероприятий может привлечь:

  • работника из собственного штата (ранее работавшего или вновь приглашенного);
  • частное лицо;
  • специализированную аудиторскую компанию.

Поскольку причины, приведшие к необходимости проведения этой процедуры, были допущены именно штатными работниками, их привлечение для восстановительного аудита спорно. Технически восстановление системы учета более сложная процедура, нежели его осуществление в штатном режиме, и требует профессионального подхода для ее решения. Учитывая это, для выполнения этой задачи и получения достоверных результатов целесообразно привлечь профессиональных аудиторов — в идеале заключить договор с аудиторской компанией.

В чем преимущества сотрудничества именно с компанией? Они очевидны:

  • в специализированных компаниях работают аудиторы с глубоким знанием теории бухучета по всем счетам и направлениям, и опытом работы, что гарантирует качественное проведение процедуры восстановления документов;
  • компании имеют развернутый штат, что дает возможность привлечения к мероприятиям одновременно нескольких аудиторов, и сократить, таким образом, сроки проведения процедуры;
  • все работы аудиторская компания проводит на основании договора о сотрудничестве.

Это гарантирует предпринимателю:

  • соблюдение сроков
  • высокое качество аудита и соответствие учетных результатов фактическим;
  • возможность получить достоверный отчет по восстановлению бухгалтерского учета, образец которого является приложением к основному договору и может быть дополнен заказчиком необходимыми для конкретного вида восстановления позициями;
  • получение профессиональных рекомендаций по организации и ведению бухучета после его полного или частичного восстановления.

Затраты на эти работы могут различаться в зависимости от того, кто будет проводить мероприятия. Труд штатного работника не повлечет за собой увеличения затрат, поскольку его время оплачивается согласно должностному окладу. Цена на восстановление бухгалтерского и налогового учета привлеченным аудитором формируется в зависимости от нескольких факторов — объема восстанавливаемой документации, количества сегментов учета и корректировок счетов, необходимости формирования баланса и налоговой отчетности.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector