Можно ли хранить счет-фактуру в электронном виде, если покупателю выставлен документ на бумаге?

Как подписывать и хранить электронные счета-фактуры

Как технически подписывать и хранить электронные счета-фактуры?

Счет-фактура (СФ) может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. СФ составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих СФ в соответствии с установленными форматами и порядком (п. 1 ст. 169 НК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

Первый экземпляр счета-фактуры, составленного на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца.

Поскольку положения п. 6 ст. 169 НК РФ не содержат запрета на формирование счета-фактуры на разных носителях (как в электронной форме, так и на бумажном носителе), в целях сокращения документооборота контролирующие органы считают возможным подписывать второй экземпляр счета-фактуры, выставленного на бумажном носителе, усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя и главного бухгалтера организации либо иных уполномоченных лиц.

Электронный счет-фактура (ЭСФ) — это файл, формат XML которого утвержден ФНС РФ приказами от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Необходимо отметить, что скан-копии оформленных в бумажном виде СФ, даже заверенные УКЭП и переданные через специализированного оператора электронного документооборота (ЭДО), в данное понятие не входят.

Порядок выставления и получения СФ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением УКЭП установлен Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н.

При необходимости распечатывания вторых экземпляров СФ, выставленных на бумажном носителе и подписанных УКЭП, достоверность УКЭП руководителя и главбуха организации либо иных уполномоченных лиц заверяется в установленном порядке руководителем организации (письмо ФНС РФ от 06.09.2017 № СД-4-3/17731@).

То есть даже если СФ покупателю был выставлен на бумаге, продавец может хранить второй экземпляр счета-фактуры в электронном виде. Главное, чтобы СФ был подписан УКЭП руководителя и главбуха.

Из пункта 1 ст. 169 НК РФ следует, что технически для использования электронных СФ (ЭСФ) необходимо:

1. Приобрести сертификат ключа УКЭП для руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать СФ (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904). Электронная подпись главного бухгалтера для выставления ЭСФ не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ) (перечень удостоверяющих центров, где приобретается КЭП – см. http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/).

2. Заключить договор с одним из доверенных операторов ЭДО. Реестр операторов есть на сайте ФНС РФ www.nalog.ru (Налогообложение в РФ — Представление налоговой и бухгалтерской отчетности — Электронные счета-фактуры — Перечень операторов ЭДО).

На практике возможны ситуации, когда организация и ее контрагенты обслуживаются как у одного, так и у разных операторов ЭДО. Такие операторы должны иметь совместимые технические средства для передачи СФ (п. 1.3 Порядка).

Документы, подписанные УКЭП, должны храниться совместно с квалифицированным сертификатом ключа проверки ЭП (п. 1.13 Порядка).

3. Договориться об использовании ЭСФ со своими контрагентами. Согласие на использование ЭСФ выражается сторонами в любой форме (письмом либо включением организации в список контрагентов в самой системе ЭДО (письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

ЭСФ, составленный по утвержденному ФНС РФ формату и подписанный УКЭП, является оригиналом документа. Его не нужно распечатывать ни для представления по требованию ИФНС (в этом случае документы передаются по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика согласно п. 2 ст. 93 НК РФ), ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письма Минфина РФ от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259, ФНС РФ от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@).

Также необходимо отметить, что по сделке можно оформить либо электронный, либо бумажный СФ (если нет возможности передать счет-фактуру по ТКС), дублировать СФ нельзя.

Обязанность продавцов и покупателей хранить счета-фактуры (включая корректировочные и исправленные) в хронологическом порядке по мере их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период установлена в п. 14 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Причем норма действует одинаково в отношении бумажных и электронных СФ.

ЭСФ должны храниться:

— вместе с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка);

— вместе с подтверждениями оператора ЭДО и извещениями покупателей о получении СФ (п. 14 Правил ведения журнала учета). Извещение о получении СФ формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки (п. 2.9 Порядка).

Ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137 конкретный срок хранения счетов-фактур (бумажных и электронных) не установлен. Журнал учета полученных и выставленных СФ, книги покупок и продаж вместе с доплистами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи.

Также общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Следовательно, и бумажные, и электронные СФ необходимо хранить как минимум в течение 4 лет.

Читать еще:  На сайте фнс теперь можно вычислить «массовых» директоров

Для хранения электронных СФ у организации должна быть соответствующая техническая база (например, наличие серверов с достаточным количеством памяти на дисках (исходя из величины документооборота ЭСФ в организации) для хранения информации в электронном виде, наличие контроля доступа к серверам. Система на сервере должна позволять хранить электронные документы таким образом, чтобы они не были уничтожены или на них не исказилась информация и др.).

Особенности электронных счетов-фактур в 2019 — 2020 годах

О переходе на электронные счета-фактуры

Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.

ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Новый формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, а порядок их выставления — приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.

Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:

  1. Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174н).
  1. Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в удостоверяющем центре, выполняющем функции в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
  1. Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@) — их перечень размещен на сайте ФНС.

Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ. Отметим, что ранее Минфин высказывался данному вопросу отрицательно .

Образец электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.

В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.

Если счет-фактура выставлен на бумаге, свой экземпляр нельзя хранить в электронном виде

В письме от 30.05.17 № 03-07-09/33048 Минфин ответил на вопрос о правомерности хранения второго экземпляра счета-фактуры, составленного и выставленного покупателю на бумажном носителе, в виде электронного образца, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации.

Читать еще:  Приказ о праве подписи первичных документов - образец

Согласно абзацу второму пункта 1 статьи 169 НК счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

На основании пункта 6 статьи 169 НК счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, ИП.

В соответствии с пунктом 6 правил заполнения счета-фактуры (постановление 1137), первый экземпляр счета-фактуры, составленный на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца.

Таким образом, в случае составления и выставления покупателю счетов-фактур на бумажном носителе хранение вторых экземпляров таких счетов-фактур в виде электронного образца НК и постановлением 1137 не предусмотрено.

Можно ли хранить счет-фактуру в электронном виде, если покупателю выставлен документ на бумаге?

Хотите работать с электронными счетами-фактурами?

Зарегистрируйтесь в Диадоке и отправьте свой первый документ!

Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде в течение 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Согласно порядку обмена (утвержденному Приказом Минфина №50н ), электронный счет-фактура может быть передан только через оператора электронного документооборота в установленном ФНС формате. Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года № ММВ-7-6/138 , утвердивший данный формат, вступил в силу 23 мая 2012 года.

Правила работы с электронным счетом-фактурой отличаются от работы с его бумажным аналогом. Государство заинтересовано в переводе первичных документов в электронный вид и поэтому разработало полную нормативную базу по работе с электронными счетами-фактурами.

Составление электронных счетов-фактур

Составление электронного счета-фактуры имеет несколько отличий:

  1. Документ формируется в одном экземпляре и подписывается одной электронной подписью (ЭП) руководителя или уполномоченного им лица (п. 6 ст. 169 НК РФ).
  2. Электронный счет-фактура формируется в установленном ФНС XML-формате (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это позволяет автоматически обрабатывать электронные счета-фактуры как участникам сделки, так и контролирующим органам, что сокращает время на обработку, поиск ошибок в реквизитах и расчетах и проверку документа.

Новую печатную форму документа утвердило Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137 ( скачать бланк счета-фактуры за 2012 год в MS Excel ).

Выставление электронного счета-фактуры

Порядок обмена электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ №50Н от 12.04.2011 . Согласно порядку, выставить документ можно исключительно через оператора электронного документооборота (ЭДО) , чья деятельность регламентируется Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@ . Все официально зарегистрированные операторы ЭДО перечислены на сайте ФНС .

Оператор обеспечивает форматный контроль электронного документа, гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя и формирует все служебные документы, подтверждающие дату и факт выставления. Порядок обмена состоит из нескольких шагов:

  1. Продавец подписывает и отправляет электронный счет-фактуру. Оператор автоматически фиксирует дату выставления счета-фактуры.
  2. Оператор передает электронный счет-фактуру покупателю и автоматически фиксирует дату получения.
  3. Покупатель, получив документ, подписывает и отправляет продавцу извещение о получении.

Подробнее о порядке обмена электронными счетами-фактурами.

Даты выставления и получения электронных счетов-фактур

Электронный счет-фактура считается выставленным только после того, как продавец получил извещение о получении счета-фактуры от покупателя (п. 1.10-11 Порядка ). Если такое извещение сформировано не было (например, покупатель не смог зайти в систему ЭДО), или продавец его не получил (например, у продавца не было доступа к Интернету), электронный счет-фактура не является выставленным. В таком случае продавцу придется выставить счет-фактуру на бумаге.

Даты выставления и получения электронного счета-фактуры строго фиксируются в подтверждениях оператора ЭДО (согласно п. 1.10 -11 Порядка ), причем оператор ЭДО является независимой от налогоплательщика и налоговой третьей стороной. Именно по этим датам устанавливается принадлежность счета-фактуры к налоговому периоду и именно эти даты будут интересовать контролирующие органы при проведении проверок. Таким образом, выставить легитимный электронный счет-фактуру «задним числом» не получится.

Исправленные и корректировочные электронные счета-фактуры

С момента вступления в силу Федерального закона №245-ФЗ исправление счетов-фактур происходит путем создания новых документов: исправленных и корректировочных счетов-фактур. Так, если в выставленном счете-фактуре обнаружены ошибки и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции (например, сделана ошибка в реквизитах контрагентов или сделана техническая ошибка в сумме), то взамен его составляется исправление счета-фактуры. Корректировочный счет-фактура выставляется в том случае, если уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг ( п. Приложения 2 Постановления №1137 ). Основанием для выставления корректировочного счета-фактуры является новый первичный документ (п.10 ст. 172 НК РФ).

Читать еще:  Порядок списания расходов будущих периодов (нюансы)

Процессы работы бухгалтера с электронными и бумажными корректировочными и исправленными счетами-фактурами идентичны. Операторы ЭДО просто реализуют в своих системах все требования законодательства: «При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора ЭДО уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с настоящим Порядком» (гл. I, п. 12 Приложения к Приказу № 50н ). Порядок обмена исправленным или корректировочным счетом-фактурой ничем не отличается от порядка обмена первоначальным электронным документом .

Подробнее о схеме работы с электронными корректировочными или исправленными счетами-фактурами на примере системы Диадок .

Учет и хранение электронных счетов-фактур

У налогоплательщика теперь есть право вести и хранить в электронном виде и сам Журнал, и Книги. В Журнале и Книгах подлежат единой регистрации счета-фактуры, составленные как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Если Журнал ведется в электронном виде, то распечатывать его не нужно. При передаче в налоговый орган электронные Журнал и Книга просто подписываются электронной подписью руководителя (или уполномоченного им лица) и направляются по ТКС.

Электронные счета-фактуры являются оригиналами документов, и хранить их нужно в электронном виде (п. 1.13 Порядка). В Диадоке все документы хранятся вместе с электронными подписями, подтверждениями оператора и извещениями. Пользователь имеет к ним доступ даже после окончания оплаченного периода работы в системе: в Диадок можно в любой момент зайти по логину и паролю.

Подробнее про учет и хранение электроных счетов-фактур .

Представление электронных счетов-фактур в контролирующие органы

Представлять электронные счета-фактуры, журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж в налоговые органы можно будет в электронном виде через Интернет (ст.93 НК РФ). Технология представления документов в электронном виде работает во всех ИФНС России с ноября 2012 года. Порядок представления документов по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) закреплен в Приказе ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ .

Согласно порядку налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов. В ответ налогоплательщик подготавливает опись документов (сопроводительное письмо) с указанием номера и даты требования, прикладывает к описи комплект документов и высылает в ИФНС. В случае если пакет документов составлен верно, налоговый орган подтверждает прием, и приступает к проверке.

Сегодня налоговые инспекторы все чаще самостоятельно выступают с инициативой приема документов через Интернет. Также, в случае необходимости, электронные счета-фактуры можно представить и на бумаге — в виде заверенных копии.

ФНС разрешила продавцам, выставившим счет-фактуру на бумаге, хранить второй экземпляр в электронном виде

Даже если счет-фактура покупателю был выставлен на бумаге, продавец может хранить второй экземпляр счета-фактуры в электронном виде. Главное — чтобы документ был подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя и главбуха (или иных уполномоченных лиц). Такой вывод следует из письма ФНС России от 06.09.17 № СД-4-3/17731@.

Как известно, счет-фактура может быть составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Согласно правилам (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137), в случае заполнения счета-фактуры на бумажном носителе первый экземпляр счета-фактуры выставляется покупателю, а второй экземпляр остается у продавца. Может ли продавец хранить свой экземпляр счета-фактуры в электронной форме, заверив его электронной подписью?

В Федеральной налоговой службе отмечают, что положения пункта 6 статьи 169 Кодекса не запрещают формировать счет-фактуру на разных носителях (то есть в виде информации в электронной форме и на бумажном носителе). Поэтому в целях сокращения документооборота чиновники считают возможным подписывать второй экземпляр счета-фактуры усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя и главбуха (либо иных уполномоченных лиц). Если потребуется распечатать второй экземпляр счета-фактуры, подписанного усиленной КЭП, достоверность электронной подписи заверяется в установленном порядке руководителем организации.

В завершение письма специалисты ФНС сообщили, что данная позиция согласована с Минфином. Оговорка весьма важная, поскольку еще недавно в Минфине считали иначе. Напомним, что в письме от 30.05.17 № 03-07-09/33048 чиновники заявили: если счет-фактура выставлен в адрес покупателя на бумаге, то свой экземпляр продавец должен также должен распечатывать и хранить на бумаге (см. « Минфин сообщил, в каком виде продавец должен хранить свой экземпляр счета-фактуры, если покупатель получил счет-фактуру в бумажном виде »).

Напомним, что контрагенты могут передавать друг другу юридически значимые счета-фактуры в электронном виде. Организации и предприниматели, у которых есть сертификат электронной подписи для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, накладными и другими юридически значимыми документами через систему «Контур.Диадок». В рамках акции «Безлимит на 2 месяца» в течение двух месяцев можно отправить контрагентам любое количество документов.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector