Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Как часто налоговая проверяет авансовые отчеты

Деньги, выданные под отчет сотрудникам, помогают решить множество хозяйственных вопросов. Но отчетность по этим суммам должна быть составлена безукоризненно – любая ошибка приводит к доначислению налогов. На какие моменты стоит обратить внимание?

Основными документами, регламентирующими взаимоотношения с «подотчетниками,» являются приказ руководителя фирмы и авансовый отчет. В приказе необходимо прописать перечень лиц, которые имеют право получать деньги. Стоит заметить, что в отличие от списка сотрудников, которые могут получать наличные средства на оплату хозяйственных расходов, список тех, кто может быть направлен в служебную командировку, неограничен. Кроме того, следует установить предельный размер, сроки, на которые выдаются денежные суммы, и порядок сдачи авансовых отчетов.

При отсутствии в приказе сроков налоговики считают, что они не установлены. А следовательно, согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, установлено, что работник должен отчитаться о потраченных суммах не позднее чем через три рабочих дня после установленной даты, а о командировочных расходах – не позднее трех дней со дня возвращения из командировки.

Не стоит забывать и об оформлении авансового отчета. Он составляется по унифицированной форме (форма № АО-1), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г.

Если в документе будет допущена подобная ошибка, то расходы все равно будут приняты, так как определить, что АО относится к данной компании можно и по иным реквизитам.

  • Реквизиты РКО или ПКО. В АО должны быть указаны дата и номер РКО, по которому работнику вернули перерасход, либо дата и номер ПКО, если деньги вернул работник. Если в реквизитах будут допущены ошибки, то расходы будут приняты, но контролеры могут попросить дать пояснения, так как нет информация о том, все ли долги погашены.

Если к АО не приложен чек

Если работник приложил к АО квитанцию к ПКО, выданную контрагентом, то такой документ может быть принят.
Таким документом также можно подтвердить расходы. Законодательно не установлено, что в качестве оправдательного документа к АО должен быть приложен кассовый чек.Кассовый ордер представляет собой первичную учетную документация, а значит и квитанция, оформленная к ордеру будет являться оправдательным документом, таким же как чек.

К АО приложен кассовый чек без товарного чека или накладной

Если к АО приложен только кассовый чек, то его можно принять. Однако, при этом следует оформить дополнительный документ, который будет подтверждать поступление ценностей. Например, если в фирму поступили материалы без документов, то составить следует акт приемки материалов.

Как часто налоговая проверяет авансовые отчеты

В соответствии с нормами законодательства сотрудник должен отчитаться в срок три дня, прежде чем получать новый аванс.

На какие погрешности следует обратить внимание

В отношении возмещении выплат по расходам подотчетников следует проверить, облагаются они страховыми взносами и НДФЛ. К ним относятся:

  • Компенсации за трудовые обязанности вахтовым способом;
  • Доплаты к заработку судей в размере 50%;
  • Расходы по оплате виз, сборов;
  • Оплата медицинского полиса при командировании сотрудника за пределы РФ;
  • Компенсация расходов на проезд в общественном транспорте к месту работы и т.п.

Проверяющие службы, ссылаясь на нормативно-законодательную базу, требуют суммы не возвращенных авансов включать в налогооблагаемую базу по страховым взносам. При этом не влияет на налогообложение факт удержания задолженности по авансам, выданным в подотчет из заработной платы.
На основании ст. 137 ТК утверждается, что сумма не возвращенная в установленный срок и не удержанная из дохода работника в течение одного месяца признается необоснованным личным доходом и подлежит налогообложению взносами, удержанию НДФЛ с дохода.

Как часто налоговая проверяет авансовые отчеты как правильно вести

Товарный чек — это расшифровка к кассовому чеку, он нужен в тех случаях, когда в кассовом чеке не перечислены товары, которые куплены и их стоимость. Если же кассовый чек содержит эту информацию, то товарный не нужен. К покупке, оплаченной картой нужен слип и чек с расшифровкой покупки.
Полёт на самолёте в командировку обязательно должен быть подтвержден оригиналами посадочных талонов и т.д.

Под оригиналами документов так же подразумеваются все служебные записки, путевые листы, переводы иностранных документов и прочие необходимые документы.

Авансовка поможет Вам правильно организовать всю документацию и структурирует их учет. Прочитайте больше.

3) Инспектор обязательно проверяет целесообразность расходов.

Компания может покупать всё, что угодно, но для уменьшения налога на прибыль использовать только те расходы, которые действительно необходимы в её деятельности. Если при проверке налоговый инспектор сочтёт, что какие-то произведенные затраты «лишние», то он уберёт их из расчета налога на прибыль, тем самым налог, который нужно заплатить, увеличится.

Как часто налоговая проверяет авансовые отчеты в 2018 году

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет». Этот документ заполняет подотчетное лицо и утверждает руководитель организации. К авансовым отчетам необходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчетные суммы.
Из данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм в установленном порядке.

Отражение в учете

В бухгалтерском учете организация использует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы (План счетов и инструкция по его применению, утверждены приказом от 31 октября 2000 г. № 94н). На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Как проверить авансовый отчет

После того, как сотрудник предоставит в бухгалтерию авансовый отчет, его нужно проверить, заполнить отрывную часть и передать ее сотруднику. В статье рассмотрим как проверить авансовый отчет и как исправить ошибки, если они есть.

Как должен заполняться авансовый отчет

По истечении срока, на который сотруднику были выданы деньги, не позднее 3 рабочих дней он обязан предоставить авансовый отчет по истраченным средствам. Отчет предоставляется по унифицированной форме (АО-1), либо по самостоятельно разработанной форме.


Если организация выбрала второй вариант, то следует в бланке предусмотреть все необходимые реквизиты. В любом случае форму АО, по которой сотрудники будут предоставлять отчет должен утвердить директор. Для этого он издает приказ к учетной политике. На лицевой стороне АО должны указываться ФИО сотрудника, его должность, а также назначение выданного ему аванса.
На оборотной стороне отражаются расходы, которые были произведены сотрудником. Все оправдательные документы прикладываются к АО и нумеруются в том порядке, в каком они записаны в отчете (Читайте также статью ⇒ Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?).

Читать еще:  Каковы особенности складского учета товаров

К АО должны быть приложены платежные документы, а также документы, которые могут подтвердить покупку.Например, товарный чек, накладная, акт выполненных работ и др. документы.

Важно! После проверки АО утверждает руководитель компании, либо уполномоченный на то сотрудник.

А для целей начисления взносов в ПФР, ФСС и фонды ФОМС все еще проще. Даже если нет подтверждающих расходы документов, взносы не начисляются, если расходы не превышают нормы, установленные локальным актом организации (приказом директора) (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ; ст. 168 ТК РФ). Но взносы на «несчастное» страхование в таком случае заплатить придется со всей суммы неподтвержденных расходов.

Возврат средств

Практика проверок показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а организация не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм.

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неиспользованного подотчетного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Например, фирма участвовала в выставке, при транспортировке было повреждено оборудование, об этом узнали только во время его установки и менеджер ответственный за мероприятие, с согласия директора, заплатил наличные деньги мастеру, который устранил неисправность. Сотруднику должны возместить эти расходы, и удержать 13% НДФЛ по правилам. В такой ситуации сотрудник может написать служебную записку о том, что он потратил сумму на ремонт оборудования, документы были потеряны и указать сумму+13% и приложить эту записку к авансовому отчету. Директор, зная ситуацию, подпишет такой авансовый отчет и даст распоряжение на возмещение, при этом сотрудник получит столько, сколько он фактически потратил.

Читайте о том, какие документы нужны для деловых поездок здесь.

2) Все документы, приложенные к авансовому отчету должны быть оригиналами , не копиями, и должны содержать все необходимые реквизиты или быть составлены по утвержденной форме (если это необходимо).

Каждый сотрудник должен предоставлять в бухгалтерию оригиналы документов, подтверждающих произведенные расходы. Если инспектор при проведении проверки увидит, что расходы подтвержденные копиями используются для уменьшения прибыли, он потребует убрать их из расчета и, тем самым будет увеличен налог на прибыль.

При покупке за наличность сотрудник должен обязательно предоставлять кассовый и товарный чеки.

01.10.2016 Иванов И. И. получил распоряжение от руководства ООО «Омега», применяющего УСН 15%, купить партию канцтоваров для нужд бухгалтерии. Из кассы он получил на эти цели 1 000 руб. Придя в магазин, Иванов обнаружил, что для покупки необходимого товара ему понадобится 1 200 руб., и ему пришлось заплатить недостающие 200 руб.

Бухгалтерские операции отражаются проводками:

Дт 71 Кт 50 — 1 000 руб. — выданы деньги под отчет;

Дт 10 Кт 71 — 1 200 руб. — приняты канцтовары;

Дт 26 Кт 10 — 1 200 руб. — списаны на общехозяйственные расходы приобретенные канцтовары;

Дт 71 Кт 50 — 200 руб. — выплачена Иванову И. И.

Есть расходы, которые могут быть приняты для уменьшения прибыли только тогда, когда к ним приложены определенные документы — акты, приказы и проч., которые доказывают необходимость этих расходов или то, что именно эти затраты принесут компании прибыль в будущем.

Например, сотрудник компании закупил продукты и напитки и отчитался через авансовый отчет. Компания устроила фуршет для людей, которых может заинтересовать деятельность фирмы и ее продукция. Если просто списать такую покупку на расходы, то налоговый инспектор при проверке потребует убрать их из расходов, уменьшающих налог на прибыль, т.к.

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам де­нежных средств, выданных работникам организации на хозяй­ственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными ли­цами».

Целью проверки является установление законности и правиль­ности расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами проверки расчетов с подотчетными ли­цами являются:

— установление правильного и целевого использования под­отчетных сумм;

— выявление незаконных и экономически нецелесообразных расходов, осуществляемых наличными денежными средствами;

— соблюдение установленного порядка возмещения коман­дировочных расходов.

Источниками информации при проверке данных хозяйствен­ных операций являются: приказы и распоряжения по организа­ции, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательны­ми документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовы­ми документами, Главная книга, баланс организации, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проверку достоверности обязательств по расчетам с подот­четными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В случае обнаружения несоответствия данных необходимо опре­делить величину отклонений и их причины.

Расчеты с подотчетными лицами проверяются, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается:

— соблюдение правил выдачи авансов;

— своевременность предоставления авансовых отчетов и документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

— целесообразность и законность использования подотчетных сумм;

— соблюдение установленного в законодательном порядке предельного размера расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования;

— порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

— соблюдение правомерности выделения НДС во всех первичных документах, подтверждающих расходы;

— своевременность возврата неиспользованных сумм;

— обоснованность и правильность авансовых отчетов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь и за границу;

— обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов;

— правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.

Подтвердив сальдо задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», проверяющий приступает непосредственно к документальной проверке хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами.

В процессе контроля необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов.

Проверка расчетов с подотчетными лицами по командиров­кам предполагает:

— признание факта служебной командировки;

-проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

Проверяя авансовые отчеты по командировкам, ревизор (аудитор) устанавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем организации.

Проверка отражения в учете расчетов с подотчетными лица­ми проводится прослеживанием записей корреспондирующих счетов в авансовых отчетах и регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лигами». Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются в себестоимость и отражаются на счетах учета затрат с выделением сверхнорма­тивных расходов для налогового учета.

Нарушения, встречающиеся в практике учета расчетов с подотчетными лицами, делятся на две группы:

— допускаемые администрацией организации;

— возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

К первой группе нарушений относятся:

— отсутствие утвержденного списка лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на хозяйственно-операционные нужды;

— выдача денег в под отчет работникам, не предусмотренным в списке;

— выдача подотчетных сумм работникам, имеющим задолженность по ранее полученным авансам;

— скрытое кредитование работников путем выдачи им аван­сов без всякой потребности;

— несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица по невозвращенному в кассу остатку подотчетных сумм и др.

Ко второй группе нарушений относятся:

— несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращение остатка денег в кассу;

— передача денег другому подотчетному лицу;

— расходование аванса не по назначению;

— неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;

— предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.

93.79.221.197 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

авансовыйотчет.онлайн

Expense Reporting

012 Основные моменты при проверке авансовых отчетов налоговой инспекцией

Март 27, 2016 by Admin1

Основные моменты при проверке авансовых отчетов налоговой инспекцией

При проверке налоговая инспекция большое внимание уделяет расходам компании. Ведь чем меньше расходов принято для уменьшения прибыли, тем больше доход, а соответственно налог, который заплатит компания. Если фирма ошибочно увеличила свои доходы, то инспектор может этого не заметить, а вот если учтено слишком много расходов, то это обязательно будет отражено в документах проверки.

Авансовый отчет

Авансовые отчеты являются документами, в которых отражены расходы компании, поэтому они могут стать объектом проверки налоговой инспекции. Есть основные моменты, которым инспекторы уделяют особое внимание, о них расскажем ниже.

В авансовых отчетах инспекторы часто находят ошибки, поэтому их нужно готовить с особой тщательностью.

1) Все расходы, указанные в авансовом отчете, должны быть подтверждены документально

В случае, если документов нет, а расход указан в авансовом отчете и возмещен сотруднику, то компания не принимает этот расход для уменьшения прибыли, а так же она обязана удержать с сотрудника НДФЛ 13% (налог на доходы физических лиц), т.к. деньги выплаченные сотруднику без подтверждающих документов считаются его доходом.

Бывают ситуации, когда сотрудник не по своей вине не может приложить к авансовому отчету документы. Например, фирма участвовала в выставке, при транспортировке было повреждено оборудование, об этом узнали только во время его установки и менеджер ответственный за мероприятие, с согласия директора, заплатил наличные деньги мастеру, который устранил неисправность. Сотруднику должны возместить эти расходы, и удержать 13% НДФЛ по правилам. В такой ситуации сотрудник может написать служебную записку о том, что он потратил сумму на ремонт оборудования, документы были потеряны и указать сумму+13% и приложить эту записку к авансовому отчету. Директор, зная ситуацию, подпишет такой авансовый отчет и даст распоряжение на возмещение, при этом сотрудник получит столько, сколько он фактически потратил.

2) Все документы, приложенные к авансовому отчету должны быть оригиналами , не копиями, и должны содержать все необходимые реквизиты или быть составлены по утвержденной форме (если это необходимо).

Каждый сотрудник должен предоставлять в бухгалтерию оригиналы документов, подтверждающих произведенные расходы. Если инспектор при проведении проверки увидит, что расходы подтвержденные копиями используются для уменьшения прибыли, он потребует убрать их из расчета и, тем самым будет увеличен налог на прибыль.

При покупке за наличность сотрудник должен обязательно предоставлять кассовый и товарный чеки. Товарный чек — это расшифровка к кассовому чеку, он нужен в тех случаях, когда в кассовом чеке не перечислены товары, которые куплены и их стоимость. Если же кассовый чек содержит эту информацию, то товарный не нужен. К покупке, оплаченной картой нужен слип и чек с расшифровкой покупки. Полёт на самолёте в командировку обязательно должен быть подтвержден оригиналами посадочных талонов и т.д.

Под оригиналами документов так же подразумеваются все служебные записки, путевые листы, переводы иностранных документов и прочие необходимые документы.

Авансовка поможет Вам правильно организовать всю документацию и структурирует их учет. Прочитайте больше.

3) Инспектор обязательно проверяет целесообразность расходов.

Компания может покупать всё, что угодно, но для уменьшения налога на прибыль использовать только те расходы, которые действительно необходимы в её деятельности. Если при проверке налоговый инспектор сочтёт, что какие-то произведенные затраты «лишние», то он уберёт их из расчета налога на прибыль, тем самым налог, который нужно заплатить, увеличится. Будут начислены пени за то, что компания не доплатила налог в нужном периоде.

Авансовка — технически лучшее решение для авансового отчета в России

Есть расходы, которые могут быть приняты для уменьшения прибыли только тогда, когда к ним приложены определенные документы — акты, приказы и проч., которые доказывают необходимость этих расходов или то, что именно эти затраты принесут компании прибыль в будущем.

Например, сотрудник компании закупил продукты и напитки и отчитался через авансовый отчет. Компания устроила фуршет для людей, которых может заинтересовать деятельность фирмы и ее продукция. Если просто списать такую покупку на расходы, то налоговый инспектор при проверке потребует убрать их из расходов, уменьшающих налог на прибыль, т.к. еда и напитки не нужны для ежедневного функционирования компании, которая занимается, например, продажей стоматологического оборудования. Фирме выгоднее, чтобы такого не произошло. Поэтому можно сделать приказ о том, что данное мероприятие — это представительские расходы и перечислить в нем поименно всех приглашенных гостей. А в соответствии с Налоговым кодексом РФ, к представительским относятся как раз «расходы… на обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества». Если же круг гостей не ограничен, то можно сделать приказ на списание таких расходов в качестве рекламных затрат.

Мы также планируем посвятить отдельную статью тому, что делать, если инспектор отказывается принять расходы к вычету.

4) Лимит расчета наличными

Банком России установлен предельный размер расчета наличными — 100 000руб. в рамках одного договора. Это правило относится и к расходам отраженным в авансовом отчете. Сотрудник организации может что-то купить или оплатить в одном месте по одному документу на сумму не превышающую 100 000руб., при этом в другом месте и по другому документу он так же может произвести оплату на сумму не более 100 000руб.

За нарушение предельной суммы лимита расчета наличными компания может быть оштрафована на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб., а руководитель на сумму от 4 000 руб. до 5 000 руб.

Контроль за наличием и правильным составлением всех необходимых документов, а также умение доказать свою правоту при помощи законодательства и составить нужный акт или приказ уменьшат претензии проверяющих органов.

Вы можете прочитать эту Немецкий Английский

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными суммами понимают денежные авансы, которые получает сотрудник компании из кассы или с расчетного счета с целью приобретения услуг или товаров, относимых на операционные расходы, которые не могут быть оплачены безналичным способом, а также расходы на командировки и представительские расходы. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится с целью подтверждения корректности отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.

Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами представляет собой перечень процедур, которые необходимо провести аудитору, чтобы убедиться в корректности отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и отчетности предприятия.

Для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами сопоставляется сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами в главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетом счетов затрат, материалов и прибыли.

После того, как установлено соответствие сумм на вышеперечисленных счетах, проводится проверка сумм в авансовых отчетах и документах, подтверждающих расходы.

Среди процедур, выполняемых аудитором при проверке расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующие:

  • проверка соответствия перечня лиц, получавших денежные средства под расчет, с перечнем лиц, имеющих на это право, утвержденным руководством предприятия;
  • проверка соблюдения запрета на выдачу авансов под расчет сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие полученные таким способом суммы;
  • проверка соответствия расходов заявленным в авансовых отчетах целям;
  • проверка наличия подтверждающих документов (товарных чеков, актов приема-передачи услуг гостиниц, проездные билеты и т.д.) по командировочным расходам;
  • проверка соответствующим образом оформленных приказов предприятия о направлении сотрудников в командировку;
  • проверка соответствия сумм суточных расходов и прочих расходов по командировкам суммам, утвержденным на предприятии;
  • проверка начисления НДФЛ, который не следует начислять на суточные сверх норм, если данные суммы включены в коллективный договор;
  • проверка начисления НДС к возмещению из бюджета – налог с суммы расходов сверх норм не возмещается и покрывается за счет чистой прибыли;
  • проверка наличия счетов-фактур для возмещения НДС по материальным ценностям, приобретенным подотчётными лицами;
  • проверка отнесения корректных сумм представительских расходов на себестоимость продукции – речь идет о транспортировке официальных гостей, питании во время деловых встреч и оплате труда внешних переводчиков в сумме, не превышающей 4% от общего фонда оплаты труда предприятия;
  • контроль остатков на конец периода по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по данному счету в журнале-ордере N 7 на соответствие авансовым отчетам.

При аудите расчетов с подотчетными лицами чаще всего используется метод сплошной проверки, т. е. каждый авансовый отчет подвергается анализу. Это делает данный участок проверки трудозатратным. После проведения данных процедур аудитор может удостовериться, что авансовые отчеты и сопроводительные документы оформлены правильно и информация в них соответствует действительности и что затраты отнесены корректно на себестоимость или на расходы за счет чистой прибыли.

Типовые ошибки участка расчетов с подотчетными лицами

Типовыми ошибками, совершаемыми при ведении расчетов с подотчетными лицами, не учитывая намеренного хищения и оформления несуществующих командировок для выдачи средств из кассы, являются некорректное оформление НДС, а также выдача подотчетных сумм сотрудникам, которые не входят в перечень лиц, уполномоченных получать данные суммы в соответствии с внутренними документами компании.

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

Налоговой проверке подвергаются расчеты с подотчетными лицами. Суть авансовых отчетов это документально подтвержденные расходы наличных средств, которые выдаются сотрудникам на нужды хозяйствования. Как правильно оформлять операцию, чем подтверждаются расходы и где чаще всего находят нарушения, расскажет данный материал.

Отчитываемся за наличные: детали заполнения авансовых отчетов

После того как сотрудник получил и потратил деньги компании, выданные подотчет, с него потребуется взять письменное обоснование и документальное подтверждение трат. Для этого работником составляется авансовый отчет с обязательными реквизитами:

  • Дата составления документа;
  • Порядковый номер;
  • ФИО сотрудника, составившего отчет;
  • Информация о целевом назначении финансовых средств;
  • Содержание операций, а также дата совершения платежей и номер платежного документа;
  • Количество документов, которые прилагаются к отчету;
  • Подписи составителя, ответственного за оформление авансовых документов работника.

Отчет заверяется подписью руководителя фирмы. Бланк для отчета о полученных авансах составляется по утвержденной форме гособразца для кассовых операций (скачать образец, бланк форма АО-1). Бухгалтерией фирмы может быть разработан документ, который утвердит руководство для оформления бухгалтерских операций. Данное правило подтверждено п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете». Отчет заполняется авторучкой или при помощи компьютерных программ. Не должен содержать помарок, исправлений, неразборчивых записей о совершенных покупках, платежах и прочих финансовых операциях.

Бухгалтерские приемы учета и контроля расчетов с подотчетниками

Принимая отчет по израсходованным финансам, бухгалтер фирмы обязан обращать внимание не только на его составление, но и наличие и состав первичных расходных документов, которые передал сотрудник с авансовым отчетом. Потребуется:

  • Сверить общее количество документов;
  • Наличие чеков ККТ, товарных накладных с наименованием товаров и услуг, за которые осуществлен расчет;
  • Наличие договоров на оказанные услуги, работы.

Сотрудник отчитывается за расходы по командировке:

  • Наличие проездных документов и соответствие дате, указанной в командировочном удостоверении или приказе о командировке;
  • Квитанции гостиничных услуг (если выдана счет-фактура, то в документе НДС выделен отдельно);
  • Прочие платежные документы.

В зависимости от вида операции в бухучете составляются проводки:

Дт 10, 41 Кт 71 на сумму купленных материалов и прочих товаров.

Дт 20, 26, 44, 91 на сумму оплаченных услуг, работ.

Сверяются сумма полученных и потраченных денег. Если у подотчетника остались не потраченные денежные средства, следует обратить внимание вернулись ли они в кассу фирмы. Если выяснилось, что на дату утверждения авансового отчета обнаружен перерасход, то его должны вернуть сотруднику.

Что потребуется для проверки расчетов с подотчетными лицами

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами нельзя пройти мимо порядка соблюдения кассовой дисциплины компании. Следовательно, проверяющим потребуется предоставить:

  • Локальные акты со списком сотрудников, которые наделены полномочиями получения и расходования наличных денег компании на хознужды;
  • Кадровые документы: приказы о командировках, служебные записки; прочие документы;
  • Кассовые документы: приходные и расходные ордера, кассовая книга, книги регистраций кассовых документов;
  • Журнал-ордер по движению расчетов с подотчетниками;
  • Лимиты, которые утверждены и действуют на предприятии (лимит остатка кассы; максимально разрешенные к выдаче подотчет суммы).

Процесс проверки позволяет выявить соблюдение требований норм выдачи наличных денег. Подотчетник составляет заявление на имя руководителя с просьбой о выплате средств подотчет, указывая цель расхода средств. Расходный документ должен быть зарегистрирован в кассе фирмы на аналогичную сумму.

Важно! Обращается внимание на отсутствие долгов по прежним авансам. В соответствии с нормами законодательства сотрудник должен отчитаться в срок три дня, прежде чем получать новый аванс.

На какие погрешности следует обратить внимание

В отношении возмещении выплат по расходам подотчетников следует проверить, облагаются они страховыми взносами и НДФЛ. К ним относятся:

  • Компенсации за трудовые обязанности вахтовым способом;
  • Доплаты к заработку судей в размере 50%;
  • Расходы по оплате виз, сборов;
  • Оплата медицинского полиса при командировании сотрудника за пределы РФ;
  • Компенсация расходов на проезд в общественном транспорте к месту работы и т.п.

Проверяющие службы, ссылаясь на нормативно-законодательную базу, требуют суммы не возвращенных авансов включать в налогооблагаемую базу по страховым взносам. При этом не влияет на налогообложение факт удержания задолженности по авансам, выданным в подотчет из заработной платы. На основании ст. 137 ТК утверждается, что сумма не возвращенная в установленный срок и не удержанная из дохода работника в течение одного месяца признается необоснованным личным доходом и подлежит налогообложению взносами, удержанию НДФЛ с дохода. Работодатель должен издать приказ об удержании не возвращенных своевременно денежных подотчетных сумм в период до 30 календарных дней, который исчисляется от даты, назначенной как момент возврата неизрасходованных денег.

Часто встречающиеся ошибки в авансовых отчетах

За нарушения при расчетах с подотчетными лицами предусмотрены санкции административного характера:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector