Фнс — о тонкостях работы с фискальными накопителями: покупка, замена, хранение

Замена фискального накопителя: всё, что вы хотели знать

Какие могут быть причины замены фискального накопителя и то что нужно делать после его замены.

Что такое ФН и каких видов бывает

Фискальный накопитель – это электронный модуль, который хранит данные обо всех совершенных операциях в онлайн кассе и передает их ОФД.

Устройство это, к сожалению, покупается не навечно и имеет свой «срок годности». На сегодняшний день существуют три вида ФН:

  • на 13 месяцев
  • на 15 месяцев
  • на 36 месяцев.

После окончания срока действия фискальный накопитель необходимо менять, устанавливать новый и проходить процедуру регистрации.

Если вам пора менять фискальный накопитель, то обратите внимание на наши акции – скидки на ФН на 13 и на 36 месяцев!
А также вы можете купить онлайн кассу нового образца уже вместе с фискальным накопителем на 36 месяцев!

Выбор фискального накопителя

Как известно, выбор ФН зависит от того, какой у вас режим налогообложения, а также от того, какие товары или услуги вы проводите через онлайн кассу по 54-ФЗ.

  1. Вы на ОСН – в принципе вам подходят любые ФН, ибо в законе про вас сказано, что ООО, ИП и другой бизнес на ОСН может использовать любой фискальный накопитель сроком действия от 13 месяцев.
  2. Вы на УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН или оказываете услуги – только ФН на 36 месяцев (кроме подакцизных товаров и временного/сезонного характера работы).
  3. Вы продаете подакцизные товары, работаете сезонно – можете брыть любой ФН, но он прослужит 410 дней (это немного больше 13 месяцев).

Причины замены фискального накопителя

Итак, первая причина замены фискального накопителя – это истечение его срока годности. А еще какие могут быть причины? Смотрим таблицу.

Бывает. Память ФН ограничена: допустим, фискальный накопитель на 13 месяцев может хранить 170-180 тысяч чеков, а если у вас большая проходимость, то память закончится раньше. Поэтому в этом случае вам подойдет ФН на 36 месяцев, если позволяет закон.

У кассы новый хозяин

При этом происходит перерегистрация и фискального накопителя, разумеется, тоже – он же передает данные в налоговую не только об операциях, но и о том, кто будет платить налоги. А поскольку внести изменения в память ФН невозможно, его остается только менять.

Ошибка в реквизитах кассы

По той же самой причине, что и выше – если вы ошиблись в реквизитах и сохранили их, перезаписать заново на ФН уже не получится. Он защищен от взлома данных.

Тоже бывает. С поломанным ФН работать нельзя, выпишут такой штраф, что лучше не экономить на новом фискальном накопителе.

Процесс замены ФН

Вы купили новый ФН (конечно же, по акции в компании «Альфа Сервис»). Что дальше?

  • необходимо достойным и законным образом попрощаться со старым ФН – иными словами завершить смену, убедиться, что все данные переданы ОФД и закрыть архив ФН. Если закрытие архива выдает ошибку, вероятно, еще не все сведения находятся у ОФД.
  • заменить сам ФН в корпусе кассы/фискального регистратора. Совершить все манипуляции согласно инструкции по эксплуатации вашей онлайн кассы нового образца. Старый ФН выбрасывать нельзя, надо хранить в течение 5 лет.
  • зарегистрировать новый ФН в налоговой.
  • сообщите о новом и уже зарегистрированном фискальном накопителе вашему ОФД.

Лень все делать самому? Не проблема, мы сами за вас поменяем! Закажите в компании «Альфа Сервис» услугу «Замена фискального накопителя»!
Неаккуратная и неверная установка ФН может обернуться большими проблемами. Покупайте у нас по акции новые фискальные накопители, устанавливайте и работайте на здоровье!

Порядок замены фискального накопителя

Фискальный накопитель (ФН) — электронный модуль криптографической защиты фискальной информации для использования в составе онлайн-кассы. Закон о применении ККТ № 54-ФЗ от 22.05.2003 обязывает всех владельцев такой техники проводить замену ФН. Рассмотрим детально, когда нужно оснащать кассовые аппараты новым модулем, каков порядок замены фискального накопителя.

Причины и сроки замены ФН

Фискальный накопитель в современных кассовых устройствах выступает единственным сменным элементом. Потребность в установке нового ФН возникает по различным причинам:

  1. Истечение срока действия по закону.

Наиболее частая причина замены электронного модуля — истечение периода действия. Он ограничен на законодательном уровне. Основная модификация устройства предназначена для эксплуатации на протяжении 13 месяцев. Есть также модели, которые можно использовать в течение 3 лет. Применять ФН с увеличенным периодом действия обязаны: владельцы бизнеса, работающие по специальным налоговым режимам (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН, исключение составляют предприятия, занимающиеся реализацией подакцизной продукции) и владельцы бизнеса по оказанию услуг.

Если хозяйствующие субъекты входят в одну из перечисленных категорий, но ведут сезонный бизнес, то у них есть право выбирать, какой накопитель установить — на 13, 15 или 36 месяцев. Такое же право есть у владельцев бизнеса, совмещающих налоговый режим с ОСН или использующих ККТ автономно (например, бизнес ведется в отдаленной местности, где нет постоянного интернет-соединения).

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Модификации со сроком эксплуатации на 13 месяцев должны использовать организации, торгующие подакцизной продукцией. Остальные владельцы бизнеса могут самостоятельно выбирать подходящий по сроку действия ключ фискального признака.

Читать еще:  Высокотехнологичные предприятия г. москвы получат налоговые льготы

Соответственно, по завершении срока замены ФН владелец кассы должен выполнить установку нового модуля. Важно учесть, что период отсчитывается не с даты регистрации ККТ, а с момента проведения фискализации накопителя. Стоит отметить в календаре, когда выполнялась процедура. Если точных данных нет, можно посмотреть информацию в настройках кассовой техники или в ЛК на портале ОФД.

Впрочем, в прошивке ККТ предусмотрена функция, оповещающая о скором наступлении срока замены фискального накопителя. Уведомление появляется в последний месяц службы модуля. Но важно понимать, что не всегда нужная модель ФН может быть в наличии у поставщика. По этой причине лучше самостоятельно отслеживать период использования, чтобы успеть приобрести устройство и не останавливать бизнес-деятельность.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

  1. Заполнение встроенной памяти.

Стандартный модуль, рассчитанный на эксплуатацию в течение 13 месяцев, оснащен встроенной памятью для записи около 180 000 финансовых операций, что составляет приблизительно 450 квитанций в сутки. Память не может быть расширена, поэтому при ее заполнении возникает необходимость в установке нового устройства.

В большинстве моделей ККМ предусмотрена функция контроля за заполняемостью памяти. Дополнительно выводится уведомление, когда ресурс накопителя практически исчерпан и находится на уровне 1-2 % свободного места. Здесь важно поторопиться с приобретением нового устройства.

  1. Смена собственника ККТ.

Когда кассовая техника передается в пользование другому владельцу, проводится замена ФН, поскольку при регистрации ККТ в накопитель записываются сведения текущего пользователя. Изменить информацию нельзя. Поэтому необходимо новое устройство, в памяти которого будут внесены сведения о новом собственнике ККТ.

Важно! Если кассовое оборудование передается в обособленное подразделение, проводить замену электронного модуля не нужно, так как у головного офиса и филиала идентичные ИНН.

  1. Неверно указаны реквизиты ККТ.

При фискализации накопителя пользователь указывает регистрационный номер (РН) кассового оборудования, и здесь важно проявлять внимательность. Изменить введенные данные после их сохранения нельзя. Ошибка оборачивается необходимостью покупки нового СКЗИ и проведения повторной фискализации.

  1. Поломка фискального накопителя и отсутствие возможности его восстановления.

Неисправность фискальных накопителей — нечастое явление, поскольку они представляют собой надежные и защищенные устройства. Поломка может случиться при грубой эксплуатации или вследствие воздействия агрессивных сред. Не всегда удается выполнить ремонт устройства и восстановить его работоспособность, что приводит к необходимости замены. Если применять ККТ с неисправным ФН, то для организации это обернется штрафными санкциями.

Как вести бухгалтерский и налоговый учет фискального накопителя

Повсеместное внедрение онлайн-касс привело к значительному росту расходной статьи по содержанию и обслуживанию ККТ. Какая бы техника ни применялась в компании: автономные устройства или фискальные регистраторы, требующие подключения к компьютерной системе, в ее составе находится фискальный накопитель, сохраняющий данные о транзакциях. Его необходимо отразить в учете.

Фискальные накопители в соответствии с законодательством требуют периодической замены. Эти операции бухгалтер также обязан отразить в учетных данных.

Материальные запасы или основное средство?

Фискальный накопитель (ФН), как часть ККТ, при приобретении учитывается в ее составе. Техника, в свою очередь, может быть учтена как ОС и как МПЗ стандартными проводками по приобретению имущества. Фискальный накопитель в проводках не выделяется, он входит в стоимость приобретаемой ККТ.

В 2019 году лимит отнесения к ОС в бухгалтерском учете — 40 тыс. руб., а в налоговом – 100 тыс. руб. Бухгалтерский лимит может быть и ниже, если принято такое решение и отражено в учетной политике. Лимит НУ неизменен.

ККТ ниже лимита БУ и выше 100 тыс. руб. учитывается в налоговом и бухгалтерском учете одинаково: как МПЗ в первом случае и как ОС – во втором. ККТ стоимостью 40-100 тыс. руб. НУ к основным средствам не относят, а в бухгалтерском учете они являются ОС.

При работе на ОСНО образуется отложенное налоговое обязательство (ОНО). К примеру, если стоимость ККТ с фискальным накопителем — 46000 руб. (без НДС), то ОНО составит 46000*20%= 9200 руб. Дт 68/расчеты по налогу на прибыль Кт 77 и Дт 77 Кт 68/РНП – начисление ОНО и списание при погашении ОНО, исчисленного в отчетном периоде.

При замене ФН пользуются такими корреспонденциями счетов:

  • Дт 10 Кт 60 (76) – приобретение;
  • Дт 08 Кт 10 или Дт 26 (44) Кт 10 – списание в расходы – в зависимости от отнесения ККТ к ОС.

Среди специалистов нет единого мнения, можно ли применять для учета фискального накопителя (в том числе и при его замене) субсчета 10-5 (в плане счетов для сельхозпредприятий это 10-6) «Запасные части».

Одни считают, фискальный накопитель можно отнести к запчастям, предназначенным для замены изношенных частей машин и оборудования. Другие полагают, к запчастям относить эту часть ККТ некорректно, поскольку согласно плану счетов на с/счете 5 учитываются запчасти в запасе и обороте для основных производственных, хозяйственных нужд, ремонтов. Очевидно, использование указанного субсчета зависит от характера ее деятельности и сформированной учетной политики.

Читать еще:  Является ли премия частью заработной платы?

Важно! При замене фискального накопителя требуется перерегистрация техники в ФНС.

В составе основных средств

Фирма решила учитывать в БУ контрольно-кассовую технику как основное средство. Стоимость ККТ как основного средства в учете может быть сформирована:

  • из стоимости ККТ, в том числе фискального накопителя;
  • из услуг консультационного характера;
  • из услуг по установке и отладке оборудования.

Приобретена ККТ с фискальным накопителем стоимостью 46000 руб. плюс НДС 20% и произведена ее настройка сторонней фирмой, услуги стоимостью 12000 руб. плюс НДС 20%.

Проводки будут такими:

  • Дт 08 Кт 60 46000,00 руб. – приобретено кассовое устройство;
  • Дт 19 Кт 60 9200,00 руб. – входной НДС по приобретению;
  • Дт 08 Кт 60 12000,00 руб. – услуги настройки кассового устройства;
  • Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – входной НДС по услугам;
  • Дт 68 Кт 19 11600,00 руб. (9200+2400) – к вычету НДС;
  • Дт 01 Кт 08 – 58000,00 руб. – оприходована ККТ как ОС.

Через 10 месяцев после приобретения у ФН оказалась заполненной память, и производится его замена. Срок полезного использования устройства — 72 месяца. Амортизация в месяц — 58000,00/72 = 805,56. За 10 мес. амортизация составила 805,56*10 = 8055,60 руб.

Новый накопитель приобретен за 5000 руб., в т.ч. НДС — 833,33 руб., услуги по его замене сторонней фирмой составили 2000 руб., в т.ч. НДС – 333,33 руб.

Операции отразятся в БУ так:

  • Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
  • Дт 08 Кт 10 4166,67 руб. – включен в расходы фирмы приобретенный ФН;
  • Дт 08 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
  • Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
  • Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
  • Дт 01 Кт 08 5833,34 руб. – увеличение стоимости ККТ;
  • Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Амортизация: (58000 + 5833,34 — 8055,60)/(72-10) = 899,64 руб. Дт 26 (или 44) Кт 02 899,64 – начисление амортизации.

Важно! После замены использованный накопитель хранят 5 лет.

В составе материальных запасов

Если стоимость позволяет, ККТ вместе с фискальным накопителем ставят на учет как материальные ценности и списывают сумму на затраты в начале эксплуатации. Фискальный накопитель учитывают на сч. 10 детализацией его аналитических данных или за балансом.

Пусть теперь стоимость ККТ при приобретении — 25 тыс. руб. плюс НДС. Воспользуемся данными предыдущего примера и сформируем проводки:

  • Дт 10 Кт 60 25000,00 руб. – оприходована ККТ с фискальным накопителем;
  • Дт 19 Кт 60 5000,00 руб. – отражен НДС по ККТ;
  • Дт 26 (44) Кт 60 12000,00 руб. — услуги настройки кассового устройства;
  • Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – отражен НДС по услугам;
  • Дт 68 Кт 19 7400,00 руб. (5000+2400) – налог к вычету;
  • Дт 44 Кт 10 25000,00 – списана стоимость введенной в эксплуатацию ККТ.

При замене накопителя данных проводки, по сравнению с предыдущим примером, значительно упрощаются:

  • Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
  • Дт 44 Кт 10 4166,67 руб. – отражен в затратах ФН;
  • Дт 44 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
  • Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
  • Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
  • Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Помимо счетов 44 и 26, в проводках их функцию могут выполнять счета 20, 25.

Обязанность хранить отслужившие свое фискальные накопители приводит к необходимости учитывать их за балансом. Это особенно актуально, если у фирмы несколько точек продаж, использующих ККТ. Для забалансового учета рекомендуется открыть счет 012, прописав его наличие в учетной политике. Некоторые хозяйствующие субъекты учитывают за балансом и сами ККТ.

О представлении данных фискального накопителя при снятии ККТ с учета либо ее перерегистрации

ФНС России даны разъяснения о представлении в налоговые органы данных фискального накопителя при снятии ККТ с учета либо перерегистрации ККТ в связи с его заменой.

Сообщается, что при снятии с регистрационного учета либо перерегистрации контрольно-кассовой техники в связи с заменой фискального накопителя, в случае если такая техника применялась в режиме без передачи данных в налоговые органы, пользователь считывает данные, содержащиеся в фискальном накопителе, и представляет их в налоговые органы:

  • через кабинет контрольно-кассовой техники вместе с заявлением о снятии ККТ с регистрационного учета либо при подаче заявления о перерегистрации ККТ в связи с заменой фискального накопителя;
  • при личном обращении в любой территориальный налоговый орган.

В случае обращения пользователей в территориальные налоговые органы в целях считывания фискальных данных всех фискальных документов, напрямую из фискального накопителя, такое считывание осуществляется посредством подключения к нему специального USB-адаптера.

ФНС России сообщает о необходимости осуществления самостоятельной закупки указанных USB-адаптеров либо их аналогов, исходя из примерной потребности — один USB-адаптер на инспекцию (в том числе на ТОРМ) и управление ФНС России по субъекту РФ.

Читать еще:  При сдаче имущества в аренду обычный «физик» не может учесть расходы

До момента осуществления такой закупки фискальные данные представляются налогоплательщиками самостоятельно на электронных носителях, при этом их прием и хранение осуществляются на рабочих станциях сотрудников территориальных налоговых органов с соблюдением норм информационной безопасности.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПИСЬМО

от 16 февраля 2018 г. N АС-4-20/3107@

О СЧИТЫВАНИИ ФИСКАЛЬНЫХ ДАННЫХ С ФИСКАЛЬНЫХ НАКОПИТЕЛЕЙ

Федеральная налоговая служба в связи с поступающими обращениями от территориальных налоговых органов по вопросу считывания фискальных данных, содержащихся в фискальном накопителе, установленном в контрольно-кассовой технике, применяемой в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных, и представлении этих данных в виде файла на электронном носителе в территориальный налоговый орган или через кабинет контрольно-кассовой техники, а также в целях реализации возможности исполнения пользователями контрольно-кассовой техники обязанности, предусмотренной пунктом 14 статьи 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа», сообщает следующее.

При снятии с регистрационного учета контрольно-кассовой техники, либо при перерегистрации контрольно-кассовой техники в связи с заменой фискального накопителя, в случае, если контрольно-кассовая техника применялась в режиме без передачи данных в налоговые органы, пользователь контрольно-кассовой техники считывает данные, содержащиеся в фискальном накопителе, и представляет эти данные в налоговые органы любым из следующих вариантов:

  • через кабинет контрольно-кассовой техники вместе с заявлением о снятии контрольно-кассовой техники с регистрационного учета, либо при подаче заявления о перерегистрации контрольно-кассовой техники в связи с заменой фискального накопителя;
  • при личном обращении в любой территориальный налоговый орган.

При этом в случае обращения пользователей контрольно-кассовой техники в территориальные налоговые органы в целях считывания фискальных данных всех фискальных документов, напрямую из фискального накопителя, такое считывание осуществляется посредством подключения к нему специального USB-адаптера.

В этой связи ФНС России сообщает о необходимости осуществления самостоятельной закупки указанных USB-адаптеров либо их аналогов с учетом лимитов бюджетных обязательств, исходя из примерной потребности — один USB-адаптер на инспекцию (в том числе на ТОРМ (при наличии)) и управление ФНС России по субъекту Российской Федерации.

1. Адаптер является программно-аппаратным средством обеспечивающим:

  • тестирование и диагностику фискального накопителя «ФН-1»;
  • формирование файла данных из фискального накопителя.

2. Адаптер обеспечивает взаимодействие с фискальным накопителем по стандартному интерфейсу UART.

3. Характеристики электропитания:

  • напряжение питания — 5,0 +/- 0,5 В.

4. Условия эксплуатации адаптера:

  • диапазон рабочих температур: от плюс 20 до плюс 40 °C;
  • относительная влажность: не более 80% при температуре 30 °C.

До момента осуществления такой закупки фискальные данные представляются налогоплательщиками самостоятельно на электронных носителях, при этом прием и хранение указанной информации осуществляется на рабочих станциях сотрудников территориальных налоговых органов с соблюдением норм информационной безопасности.

При этом, по информации АО «ГНИВЦ», мероприятия по реализации функционала представления пользователями контрольно-кассовой техники фискальных данных или иных документов в электронном виде в налоговый орган, осуществляемые в рамках развития кабинета контрольно-кассовой техники, планируется завершить после 18.02.2018.

Перерегистрация с заменой фискального накопителя

У каждого фискального накопителя свой срок действия: одни модели работают 13 месяцев, другие — 36. Когда срок накопителя заканчивается, он прекращает передавать сведения о продажах в налоговую.

Кроме этого накопитель может сломаться или у него закончится память. Рассказываем в этой статье, как правильно менять и хранить накопители, чтобы не попасть на штраф налоговой.

Что нужно подготовить

1. Замените или обновите договор с оператором фискальных данных заранее. Если договор с оператором заканчивается в тот же год, что и срок действия накопителя, продлите договор или замените оператора. Если договор с оператором на два-три года, ничего менять не нужно.

2. Купите новый фискальный накопитель, который подходит вашей системе налогообложения. Рекомендуем покупать накопитель, когда в личном кабинете или отчетах за смену появляется предупреждение о конце срока действия накопителя. Так у вас будет около месяца в запасе.

3. Получите новую квалифицированную подпись, если планируете подавать заявление на перерегистрацию через кабинет налогоплательщика. Квалифицированные подписи выдают удостоверяющие центры на год.

Если регистрируете кассу в офисе налоговой, подпись вам не понадобится.

4. Проведите инкассацию в день замены накопителя, чтобы не потерять информацию о продажах.

Во время замены накопителя полученная прибыль нигде не сохраняется и вы можете потерять эти сведения. Чтобы сохранить информацию, инкассируйте все из кассы и закройте смену.

5. Проверьте очередь чеков и закройте смену. Если хотя бы один чек не уйдет в налоговую, фискальный накопитель заменить не получится.

7. Соберите документы: заявление на перерегистрацию ККТ, отчет о закрытии архива и отчет о регистрации нового накопителя. Как получить отчеты рассказываем ниже.

Как сделать перерегистрацию

Нельзя вытащить накопитель и заменить его на новый как обычную флешку. Чтобы сделать все правильно, потребуется:

Шаг 1. Закрыть архив старого накопителя.
Шаг 2. Заменить старый накопитель на новый.
Шаг 3. Активировать новый накопитель.
Шаг 4. Подать заявление на перерегистрацию кассы в налоговую.

Подробнее о каждом шаге рассказываем в статье «Порядок замены фискального накопителя».

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector