Гостиницы, где жил командированный, нет в егрюл — взносы с компенсации за проживание не уплачиваются

Верховный суд: счет из гостиницы, которая не зарегистрирована в ЕГРЮЛ, не лишает организацию права на списание командировочных расходов

Тот факт, что командированный работник проживал в гостинице, которая не зарегистрирована в Едином государственном реестре юридических лиц, не является основанием для отказа в принятии командировочных расходов при налогообложении прибыли. Об этом напомнил Верховный суд РФ в определении от 23.12.15 № 309-КГ15-16360.

Суть спора

В ходе проверки инспекторы выяснили, что в счетах гостиниц, оплаченных командированными сотрудниками, указан несуществующий ИНН; организации, оказывающие гостиничные услуги в ЕГРЮЛ не зарегистрированы. Налоговики заявили: поскольку документы содержат недостоверные сведения, организация не могла учесть в расходах затраты на проживание командированных работников. В итоге проверяющие сняли спорные расходы на сумму 250 тыс. рублей и доначислили налог на прибыль.

Решение суда

Суды всех инстанций, включая Верховный суд, признали доначисление неправомерным. В обоснование понесенных расходов организация представила документы, подтверждающие направление работников в командировку, а также чеки и счета по оплате гостиничных услуг. Документы на оплату гостиничных услуг содержали необходимые реквизиты: были подписаны работниками гостиниц, заверены печатями, в них указывались места нахождения гостиниц. Исходя из обычаев делового оборота и специфики услуг, ИНН, наименование контрагента, его адрес становятся известными только после получения первичных документов по факту оказанной услуги. Таким образом, работники не имели возможности проверить правоспособность организаций в момент оказания спорных услуг. В свою очередь налоговая инспекция не представила доказательств, свидетельствующих о намеренном выборе несуществующих партнеров, и не доказала, что работникам не были оказаны соответствующие услуги.

С учетом изложенного, судьи пришли к следующему выводу. Поскольку спорные расходы реально понесены и носили производственный характер, первичные учетные документы составлены в соответствии с законодательством РФ, оснований для доначисления налога на прибыль не нет.
Напомним, что аналогичный вывод содержится в определении ВС от 10.10.14 № 306-КГ14-1504 (см. «Верховный суд: расходы на командировку можно списать, даже если в счете указан неверный ИНН гостиницы»).

Оплата проживания работника признается расходом, даже если гостиницы нет в ЕГРЮЛ

В базу по налогу на прибыль работодатель включил расходы на оплату проживания командированных сотрудников в гостиницах, которые не состояли на учете в налоговых органах и не были указаны в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Инспекция сочла данные действия неправомерными. Суд кассационной инстанции такой подход не поддержал.

В обоснование расходов по найму жилья организация представила документы, подтверждающие, что работники были направлены в командировку и находились в месте ее проведения. Также были представлены подписанные сотрудниками гостиниц и заверенные печатями документы, которые свидетельствовали о внесении работниками денежных средств в счет оплаты проживания, содержали все необходимые реквизиты и указание на места нахождения гостиниц.

Суд отметил: исходя из обычаев делового оборота и специфики гостиничных услуг, ИНН, наименование и адрес исполнителя становятся известными только из первичных документов, выданных после оказания услуги. Следовательно, командированные лица не могли проверить правоспособность контрагента в момент предоставления спорных услуг. Инспекция не доказала, что несуществующие партнеры выбраны намеренно и фактически услуги не оказаны.

Аналогичный вывод отражен, в частности, в Постановлении ФАС Поволжского округа (в пересмотре дела в порядке кассационного производства ВС РФ отказал) и в Постановлении ФАС Московского округа (в пересмотре дела в порядке надзора ВАС РФ отказал).

Однако некоторые суды поддерживают позицию налоговых органов. Так, ФАС Волго-Вятского округа указывал: работодатель не проявил должную осмотрительность, не проверив доступную информацию из ЕГРЮЛ. ФАС Западно-Сибирского округа тоже признавал незаконным учет этих расходов, поскольку на основании первичных документов, выданных такой гостиницей, нельзя достоверно установить факт оказания услуги, ее объем и стоимость. Суд также отметил, что свидетельские показания командированного сотрудника не подтверждают период проживания и размер платы и не позволяют определить, кто предоставил услугу. В данном судебном акте не указано, что работодатель представлял иные документы, подтверждающие пребывание сотрудников в командировке.

Документ: Постановление АС Уральского округа от 28.08.2015 по делу № А76-21252/2014

Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке

После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.

И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.

О неподтвержденных расходах

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2019 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Читать еще:  Дисциплинарная ответственность работника и ее виды

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Отсутствие документов на проживание в отеле

Документация

С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?

Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.

Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.

И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.

Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.

Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

Командировка без документов

Р. Ярошенко, налоговый юрист

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Читать еще:  Как рассчитать пенсию в 2017 году (нюансы)?

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. », оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Простое решение

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Универсальный вариант

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Читать еще:  Не все работающие с компьютером подлежат медосмотрам

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ компенсация командированному работнику расходов по проживанию в гостинице, если сведений о такой гостинице нет в ЕГРЮЛ?

Напомним, что суммы расходов на проживание в гостинице во время командировки, которые вы возместили своему работнику, не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако сохраняется ли право на такое освобождение, если подтверждающие документы представлены, но в ЕГРЮЛ отсутствуют сведения о гостинице, в которой проживал командированный работник?

Официальных разъяснений контролирующих органов по этому вопросу в настоящий момент нет.

На практике налоговые органы нередко требуют начислить НДФЛ на компенсацию указанных расходов. Они полагают, что представленные гостиницей документы содержат недостоверную информацию, поскольку о таком юридическом лице нет сведений в ЕГРЮЛ. Соответственно, проверяющие признают расходы работника по проживанию неподтвержденными, а суммы компенсаций расценивают как налогооблагаемый доход.

У судов по вопросу обложения НДФЛ сумм компенсации расходов работника по приобретенным им товарам, услугам (включая услуги гостиниц) у организаций, не зарегистрированных в ЕГРЮЛ, единой позиции нет.

Так, некоторые судьи полагают, что если сотрудник по возвращении из командировки предъявил документы, подтверждающие проживание в той или иной гостинице, то выплачиваемая ему компенсация не облагается НДФЛ. Судьи указывают: отсутствие в ЕГРЮЛ сведений об организациях, оказавших услуги по проживанию, не означает, что физическим лицом получена экономическая выгода в виде компенсированных ему расходов. К тому же, по мнению судей, ни работодатель, ни его сотрудники не обязаны проверять достоверность информации о соблюдении принимающей стороной порядка государственной регистрации (Постановление ФАС Московского округа от 02.06.2011 N КА-А40/4729-11). Таким образом, НДФЛ в подобном случае не удерживается (Определение ВАС РФ от 18.11.2009 N ВАС-13355/09, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 N А52-3413/2009, ФАС Поволжского округа от 17.08.2010 N А55-9028/2009 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 22.12.2010 N ВАС-17102/10), ФАС Уральского округа от 22.09.2010 N Ф09-2084/10-С2, ФАС Московского округа от 02.12.2009 N КА-А40/11461-09-2 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 12.04.2010 N ВАС-3763/10)).

Однако существует и иная точка зрения. Отдельные суды приходят к следующему выводу: отсутствие в ЕГРЮЛ данных о юридическом лице означает, что оформленные им документы содержат недостоверную информацию. А сделка, совершенная с таким контрагентом, должна быть признана ничтожной в силу ст. 168 ГК РФ. Исходя из этого, судьи поясняют, что денежные средства, расход которых не подтвержден надлежащим образом, являются налогооблагаемым доходом физического лица (Постановления ФАС Поволжского округа от 21.08.2008 N А49-813/08 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 19.12.2008 N 16262/08), ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2 ).

Отметим, что в указанных Постановлениях рассмотрен вопрос налогообложения подотчетных сумм, выданных работнику для приобретения товарно-материальных ценностей. Тем не менее полагаем, что выводы судей следует принимать во внимание и в рассматриваемой ситуации.

Правоприменительную практику по вопросу уплаты НДФЛ, если работником приобретены товары (услуги) у организации, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Таким образом, если вы компенсировали работнику расходы по проживанию в гостинице во время командировки и он представил соответствующие подтверждающие документы, то суммы таких компенсаций НДФЛ не облагаются, поскольку формально требование абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ соблюдено.

Однако существует риск, что налоговые органы при проверке оспорят данный подход. Учитывая неоднозначную точку зрения судов по рассматриваемому вопросу, рекомендуем заранее подготовить аргументы в свою защиту.

ОБЛАГАЕТСЯ ЛИ НДФЛ

ОПЛАТА РАСХОДОВ ПО АРЕНДЕ ЧАСТНОЙ КВАРТИРЫ

РАБОТНИКОМ ДЛЯ ПРОЖИВАНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ?

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ РАСХОДОВ

Если работник в командировке самостоятельно снимает квартиру, то расходы на проживание возмещаются в сумме, которая фактически потрачена и документально подтверждена (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В этом случае она не облагается НДФЛ.

Подтверждающими документами могут быть, например, договор найма, договор с риелторским агентством (если поиск квартиры произведен через него), расписка наймодателя о получении платы, квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства. По возвращении из поездки работник должен приложить их к авансовому отчету.

Например, аудитор организации «Альфа» К.С. Симонов, находясь в служебной командировке в другом городе, самостоятельно снял квартиру, воспользовавшись услугами местных риелторов. По возвращении из командировки он приложил к авансовому отчету договор оказания услуг, заключенный с риелторами, выданный ими чек ККТ на сумму 1500 руб., договор найма квартиры, заключенный с гражданином С.Т. Ромашовым, и расписку С.Т. Ромашова о получении платы за наем на сумму 5000 руб. В данном случае сумма, потраченная К.С. Симоновым на проживание, в размере 6500 руб. не является его доходом и НДФЛ не облагается.

КАК ОБЛАГАЕТСЯ НДФЛ

ОПЛАТА КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ ПО ПРОЖИВАНИЮ,

КОТОРЫЕ НЕ ПОДТВЕРЖДЕНЫ ДОКУМЕНТАЛЬНО

(ПРИ ОТСУТСТВИИ КАССОВОГО ЧЕКА,

БЛАНКА СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ, ДОГОВОРА НАЙМА И ДР.).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector