Когда списать расходы, если подтверждающий документ — электронный?

Минфин уточнил, как при методе начисления учесть расходы, подтвержденные электронными документами

В целях расчета налога на прибыль по методу начисления расходы, подтвержденные электронными документами, признаются в том же порядке, который применяется при оформлении «первички» на бумаге. Подробности — в письме Минфина России от 25.09.19 № 03-03-06/1/73637.

Электронный первичный документ

Согласно пункту 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Такой документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, в том числе подписи лиц, совершивших сделку (операцию). Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ).

Налоговый кодекс не содержит особого порядка учета затрат на основании электронных документов. Следовательно, расходы, подтвержденные электронными документами, списываются в том же порядке, что и расходы, подтвержденные документами, которые составлены на бумаге.

Бесплатно обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Признание расходов при методе начисления

Правила признания расходов при методе начисления установлены статьей 272 НК РФ. Эта норма содержит как общие, и так и специальные положения.

Так, по общему правилу, расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают исходя из условий сделок (п. 1 ст. 272 НК РФ). Если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.

Наряду с общими положениями, в статье 272 НК РФ содержатся специальные правила, регулирующие порядок учета отдельных видов расходов, а также даты признания таких расходов. Если в отношении расходов предусмотрен специальный порядок учета, то применяются специальные положения. Например, для услуг или работ производственного характера датой осуществления материальных расходов признается дата подписания акта приемки-передачи (п. 2 ст. 272 НК РФ).

При этом учесть можно только те расходы, которые соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ. То есть они должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

С учетом изложенного, авторы письма назвали три условия, выполнение которых необходимо для подтверждения затрат:

  • расходы, подтвержденные электронными документами, признаются в том же порядке, что и расходы, подтвержденные документами, которые составлены на бумаге. Их наличие подтверждает факт произведенных расходов;
  • электронные документы должны соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ, Закона № 63-ФЗ и статьи 252 НК РФ;
  • дата признания расходов при методе начисления определяется на основании положений статьи 272 НК РФ.

Какой датой электронного документа нужно списывать расходы

Письмо Федеральной налоговой службы № СД-4-3/5272 от 25.03.2019

При налоговом учете расходов производственного характера датой осуществления услуг (работ) признается дата подписания акта их приемки-передачи. Датой внереализационных и прочих расходов признается дата расчетов или дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода. Эти общие правила применяются к «бумажному» документообороту. Разъяснены некоторые специфические моменты налогового учета расходов при электронном документообороте, а именно – на какую из дат, содержащихся в электронном первичном документе, следует признавать расходы.

Порядок учета расходов по налогу на прибыль при применении метода начисления установлен статьей 272 НК РФ. Отдельных правил признания затрат, подтверждаемых электронными первичными документами, закон не устанавливает.

Расходы, которые уменьшают базу по прибыли

Среди расходов, которые формируют налоговую базу по прибыли конкретной фирмы, имеется две группы расходов:

  • расходы, связанные с производством и реализацией продукции, товаров, работ или услуг;
  • внереализационные расходы.

Расходы, связанные с производством и реализацией, в свою очередь делят:

  • на материальные затраты;
  • на затраты на оплату труда;
  • на суммы начисленной амортизации;
  • на прочие.

На тот или иной вид расходов фирмы должны быть документы, которые их подтверждают. Если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры. Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера – это договор и акт их сдачи-приемки. По командировочным расходам это проездные документы, приказ о направлении в командировку и т. д.

Перечень расходов по производству и реализации, который дан в НК РФ, не является закрытым. Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых в нем нет. Главное, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Экономически оправданными затратами можно считать прежде всего те, без которых невозможно выполнение того или иного договора. Как сказано в статье 432 ГК РФ, существенными являются:

  • условия о предмете договора (например, выполнение работы, купля-продажа имущества или сдача его в аренду и т. д.);
  • условия, которые поименованы в законе как необходимые для договора того или иного вида (например, перечень существенных условий договора страхования приведен в ст. 942 ГК РФ, доверительного управления имуществом – в ст. 1016 ГК РФ и т. д.);
  • другие условия, которые стороны договора считают для себя существенными.

Таким образом, если ваша фирма договорилась оплатить те или иные расходы и это условие является по договору существенным, то они считаются экономически оправданными. Следовательно, данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Существенными могут быть и другие условия, которые указаны в договоре.

Главное – должны соблюдаться условия:

  • договор, который заключила фирма, связан с получением выручки;
  • расходы по договору, в рамках которого оплачиваются те или иные затраты, уменьшают налогооблагаемую прибыль, то есть соответствуют перечню расходов из НК РФ.

Расходы и первичка

Расходы – это обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под документально подтвержденными расходами в целях налогообложения прибыли организаций понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

При этом первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Закон № 402-ФЗ не требует обязательно применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РФ. Используемые в организации формы первичных учетных документов утверждает ее руководитель (часть 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но все они должны содержать обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего сделку, и ответственного за правильность ее оформления;
  • подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (расшифровка подписей на первичных учетных документах).

Пунктом 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Когда электронный документ приравнивается к бумажному

Первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей требованиям Закона № 402-ФЗ, может являться основанием для формирования данных налогового учета. Кроме того, первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ »Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Об этом предупреждала ФНС РФ в письме от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@.

Читать еще:  Кс рф напомнил об обязательности и всеобщности индексации зарплаты

Таким образом, если первичный учетный документ соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ, а также подписан электронной подписью с соблюдением требований Закона № 63-ФЗ, то он может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы компании в целях обложения налогом на прибыль.

Дата признания расхода

Порядок признания расходов в целях расчета налога на прибыль при методе начисления на основании электронного документа такой же, как и при оформлении документа на бумаге. Расходы, принимаемые в целях исчисления налога на прибыль, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Датой признания расходов при электронном ЭДО должна признаваться дата составления электронного документа, подтверждающего затраты.

При налоговом учете расходов датой осуществления услуг (работ) производственного характера признается дата подписания акта их приемки-передачи (п. 2 ст. 272 Налогового кодекса).

Однако при электронном ЭДО может сложиться неоднозначная ситуация с датами.

Например, фирма подписывает с заказчиками акты сдачи-приемки выполненных работ в системе для обмена юридически значимыми документами. Дата передачи работ в актах соответствует дате составления актов. По условиям договора заказчик может принимать работы в течение нескольких дней с момента получения акта и только после этого подписывать акт электронной подписью. Возникает ситуация, когда дата составления акта относится к одному отчетному (налоговому) периоду, а дата фактического подписания документа заказчиком – к следующему периоду.

ФНС разъяснила, что в подобных случаях датой признания расходов должна признаваться именно дата составления электронного документа.

Что касается внереализационных расходов, то их датой признается дата расчетов или дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (п. 7 ст. 272 НК РФ). Налоговики в комментируемом письме отметили, под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, также следует понимать дату их составления.

Но возник следующий вопрос: какую из дат, содержащихся в электронном первичном документе, считать датой его составления.

Ответили налоговики так.

Например, формат УПД содержит даты:

  • составления счета-фактуры («Дата СЧФ»);
  • отгрузки товаров (передачи результатов работ), передачи имущественных прав (предъявления оказанных услуг) («ДатаПер»);
  • передачи вещи, изготовленной по договору подряда («ДатаПерВещ»);
  • принятия товаров (результатов выполненных работ), имущественных прав (подтверждения факта оказания услуг) («ДатаПрин»).

Так вот, датой подписания документа является та дата, когда фактически был подписан документ, независимо от того, совпадает ли она с каким-либо из перечисленных реквизитов.

А период оказания услуг исполнитель может указать в элементе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав» (НаимТов) или «Наименование работ (услуг)» (НаимРабот).

Кстати, в новом формате УПД (утв. Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@) для автоматизированной обработки такой информации выделены отдельные элементы (ДатаНач; ДатаОкон).

Заметим, что это не что иное, как «содержание факта хозяйственной жизни». Именно здесь содержится информация о том, кто, кому, на каком основании, в каком объеме, когда и что сделал. Если дата составления документа и дата самого факта хозяйственной жизни не совпадают, то в части документа, описывающей факт хозяйственной жизни, должна быть четко прописана дата свершения хозяйственной операции (дата приема груза, принятия работ или услуг и др.).

Подтверждаем расходы электронной «первичкой»

Налоговики напомнили, что затраты в налоговом учете можно подтвердить первичными документами, составленными в электронном виде. Рассмотрим условия, при которых это возможно сделать.

Применяем электронный документ

Основные требования

  • наименование документа и дата его составления;
  • название компании;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина его натурального и (или) денежного измерения с указанием соответствующих единиц;
  • должности, фамилии, инициалы и другие реквизиты, необходимые для идентификации лиц, ответственных за сделку или оформление операции;
  • подписи этих лиц.

В пункте 1 письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ налоговики еще раз напомнили о необходимости указания обязательных реквизитов в электронных документах.

Обратите внимание: ранее действовавший Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ при использовании электронной «первички» предписывал в обязательном порядке изготавливать для контрагента бумажные копии документов. Теперь такое требование возлагается на компанию только в том случае, если это предусмотрено законом или договором (п. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Организация документооборота

Использование электронных документов должно быть предусмотрено договорами с контрагентами. При их заключении требуется определить состав документации для электронного обмена (письма, соглашения, счета, счета-фактуры, акты, накладные и пр.). Также нужно указать электронные адреса организаций и вид используемой сторонами электронной подписи, а также закрепить обязанность информировать партнера о получении электронного документа и определить сроки направления ответов и возражений.

Как подтвердить затраты

Порядок использования электронных подписей регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ). Различают простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подпись. Об этом сказано в пункте 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ.

Основное отличие квалифицированной подписи от неквалифицированной состоит в том, что первая используется с сертификатом ключа проверки, который создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром (подп. 1 п. 4 ст. 5, п. 1 ст. 11 Закона № 63-ФЗ).

Электронные документы могут служить подтверждением расходов и для расчета налога на прибыль. Однако при этом необходимо принимать во внимание нормы статьи 6 Закона № 63-ФЗ о том, какой именно электронной подписью заверен документ.

Квалифицированная подпись

При использовании электронных документов, заверенных квалифицированной подписью, для цели подтверждения расходов такая «первичка» равнозначна бумажной (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Правда, за исключением случая, когда законодательство требует составления документа только на бумаге.

Однако налоговое законодательство такого требования не содержит. Значит, «первичка», заверенная квалифицированной подписью, должна подтвердить расходы по налогу на прибыль. Финансисты не возражают против этого (письма от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24).

Неквалифицированная подпись

Получается, что с помощью такой «первички» нельзя подтвердить расходы (письмо № 03-03-07/12250).

Важно запомнить

Возможность применения электронных документов закрепляется в учетной политике, а также предусматривается в договорах с контрагентами.

Какой датой электронного документа нужно списывать расходы

Письмо Федеральной налоговой службы № СД-4-3/5272 от 25.03.2019

При налоговом учете расходов производственного характера датой осуществления услуг (работ) признается дата подписания акта их приемки-передачи. Датой внереализационных и прочих расходов признается дата расчетов или дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода. Эти общие правила применяются к «бумажному» документообороту. Разъяснены некоторые специфические моменты налогового учета расходов при электронном документообороте, а именно – на какую из дат, содержащихся в электронном первичном документе, следует признавать расходы.

Порядок учета расходов по налогу на прибыль при применении метода начисления установлен статьей 272 НК РФ. Отдельных правил признания затрат, подтверждаемых электронными первичными документами, закон не устанавливает.

Расходы, которые уменьшают базу по прибыли

Среди расходов, которые формируют налоговую базу по прибыли конкретной фирмы, имеется две группы расходов:

  • расходы, связанные с производством и реализацией продукции, товаров, работ или услуг;
  • внереализационные расходы.

Расходы, связанные с производством и реализацией, в свою очередь делят:

  • на материальные затраты;
  • на затраты на оплату труда;
  • на суммы начисленной амортизации;
  • на прочие.

На тот или иной вид расходов фирмы должны быть документы, которые их подтверждают. Если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры. Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера – это договор и акт их сдачи-приемки. По командировочным расходам это проездные документы, приказ о направлении в командировку и т. д.

Перечень расходов по производству и реализации, который дан в НК РФ, не является закрытым. Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых в нем нет. Главное, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Экономически оправданными затратами можно считать прежде всего те, без которых невозможно выполнение того или иного договора. Как сказано в статье 432 ГК РФ, существенными являются:

  • условия о предмете договора (например, выполнение работы, купля-продажа имущества или сдача его в аренду и т. д.);
  • условия, которые поименованы в законе как необходимые для договора того или иного вида (например, перечень существенных условий договора страхования приведен в ст. 942 ГК РФ, доверительного управления имуществом – в ст. 1016 ГК РФ и т. д.);
  • другие условия, которые стороны договора считают для себя существенными.
Читать еще:  Ст. 139 тк рф: вопросы и ответы

Таким образом, если ваша фирма договорилась оплатить те или иные расходы и это условие является по договору существенным, то они считаются экономически оправданными. Следовательно, данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Существенными могут быть и другие условия, которые указаны в договоре.

Главное – должны соблюдаться условия:

  • договор, который заключила фирма, связан с получением выручки;
  • расходы по договору, в рамках которого оплачиваются те или иные затраты, уменьшают налогооблагаемую прибыль, то есть соответствуют перечню расходов из НК РФ.

Расходы и первичка

Расходы – это обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под документально подтвержденными расходами в целях налогообложения прибыли организаций понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

При этом первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Закон № 402-ФЗ не требует обязательно применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РФ. Используемые в организации формы первичных учетных документов утверждает ее руководитель (часть 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но все они должны содержать обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего сделку, и ответственного за правильность ее оформления;
  • подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (расшифровка подписей на первичных учетных документах).

Пунктом 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Когда электронный документ приравнивается к бумажному

Первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей требованиям Закона № 402-ФЗ, может являться основанием для формирования данных налогового учета. Кроме того, первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ »Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Об этом предупреждала ФНС РФ в письме от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@.

Таким образом, если первичный учетный документ соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ, а также подписан электронной подписью с соблюдением требований Закона № 63-ФЗ, то он может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы компании в целях обложения налогом на прибыль.

Дата признания расхода

Порядок признания расходов в целях расчета налога на прибыль при методе начисления на основании электронного документа такой же, как и при оформлении документа на бумаге. Расходы, принимаемые в целях исчисления налога на прибыль, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Датой признания расходов при электронном ЭДО должна признаваться дата составления электронного документа, подтверждающего затраты.

При налоговом учете расходов датой осуществления услуг (работ) производственного характера признается дата подписания акта их приемки-передачи (п. 2 ст. 272 Налогового кодекса).

Однако при электронном ЭДО может сложиться неоднозначная ситуация с датами.

Например, фирма подписывает с заказчиками акты сдачи-приемки выполненных работ в системе для обмена юридически значимыми документами. Дата передачи работ в актах соответствует дате составления актов. По условиям договора заказчик может принимать работы в течение нескольких дней с момента получения акта и только после этого подписывать акт электронной подписью. Возникает ситуация, когда дата составления акта относится к одному отчетному (налоговому) периоду, а дата фактического подписания документа заказчиком – к следующему периоду.

ФНС разъяснила, что в подобных случаях датой признания расходов должна признаваться именно дата составления электронного документа.

Что касается внереализационных расходов, то их датой признается дата расчетов или дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (п. 7 ст. 272 НК РФ). Налоговики в комментируемом письме отметили, под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, также следует понимать дату их составления.

Но возник следующий вопрос: какую из дат, содержащихся в электронном первичном документе, считать датой его составления.

Ответили налоговики так.

Например, формат УПД содержит даты:

  • составления счета-фактуры («Дата СЧФ»);
  • отгрузки товаров (передачи результатов работ), передачи имущественных прав (предъявления оказанных услуг) («ДатаПер»);
  • передачи вещи, изготовленной по договору подряда («ДатаПерВещ»);
  • принятия товаров (результатов выполненных работ), имущественных прав (подтверждения факта оказания услуг) («ДатаПрин»).

Так вот, датой подписания документа является та дата, когда фактически был подписан документ, независимо от того, совпадает ли она с каким-либо из перечисленных реквизитов.

А период оказания услуг исполнитель может указать в элементе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав» (НаимТов) или «Наименование работ (услуг)» (НаимРабот).

Кстати, в новом формате УПД (утв. Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@) для автоматизированной обработки такой информации выделены отдельные элементы (ДатаНач; ДатаОкон).

Заметим, что это не что иное, как «содержание факта хозяйственной жизни». Именно здесь содержится информация о том, кто, кому, на каком основании, в каком объеме, когда и что сделал. Если дата составления документа и дата самого факта хозяйственной жизни не совпадают, то в части документа, описывающей факт хозяйственной жизни, должна быть четко прописана дата свершения хозяйственной операции (дата приема груза, принятия работ или услуг и др.).

Что делать, если документы пришли позже

  • Верещагин Сергей | независимый эксперт по методологии бухгалтерского учета и налогообложения

О дна из самых больших проблем, которую уже не один десяток лет пытаются решить российские (а до этого советские) бухгалтеры – это своевременное получение первичных учетных документов как от сотрудников своей организации, так и от партнеров. Недавно налоговики выпустили письмо, разъясняя этот вопрос.

Почему документы задерживаются

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ). Не вдаваясь в подробности оформления первичных документов, отметим только, что в число семи их обязательных реквизитов входят «Дата составления документа» и «Содержание факта хозяйственной жизни» (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Под содержанием факта хозяйственной жизни, по нашему мнению, следует понимать описание (с той или иной степенью подробности) произведенной операции. В том числе может быть указана фактическая дата (период) ее осуществления.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в тот же день, а то и час, когда операция была завершена (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В каких-то ситуациях, например при передаче материальных ценностей, это возможно. Продавец передал товар покупателю, а тот сразу же расписался в заранее оформленном документе, где не хватало только его подписи и даты. В этом случае дата составления документа и фактическая дата ­совершения операции будут совпадать.

Читать еще:  С какого месяца удвоить вычет на ребенка работнику, который стал единственным родителем?

А вот когда этот документ попадет в бухгалтерии продавца и покупателя, это уже вопрос исполнительской дисциплины. Теоретически он должен быть там в тот же день. На практике считается неплохим результатом, когда первичные учетные документы поступают в бухгалтерию в течение недели-двух после окончания отчетного месяца. Ну а о ­рекордах ­длительности читатели сами могут немало поведать.

В каких-то других случаях подписание первичного документа требует проверок, согласований, принятия решений, и документ окажется подписанным намного позже, чем имел место быть факт хозяйственной жизни. Примером этого может быть выполнение работ, оказание ряда услуг и т.п.

В частности, при оформлении передачи результата строительно-монтажных работ заказчик и подрядчик до сих пор используют (что, на наш взгляд, вполне оправданно) акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) и справку о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3), формы которых были утверждены постановлением ­Госкомстата России от 11.11.1999 № 100.

В акте по форме № КС-2 в шапке документа есть показатели «Дата составления» и «Отчетный период». И вполне допустима ситуация, когда документ составлен после окончания отчетного периода (например, отчетный период – октябрь, а документ составлен в первых числах ноября). Точно такая же ситуация будет и со справкой по форме № КС-3. Отчетный период и дата составления не обязательно будут совпадать. Причем подписаны заказчиком они могут быть значительно позже, как и ­переданы в бухгалтерии заказчика и подрядчика.

Аналогичная ситуация возникает и при оказании некоторых услуг. Акты о фактически оказанных услугах могут быть подписаны не день в день (либо, если услуги длительные, последним днем отчетного периода), а существенно позже. Хотя в самом акте, подписанном в декабре, будет указано, что данные услуги были оказаны в период, допустим, с 15 октября по 30 ноября текущего года.

Расходы в одном периоде, документы – в другом

Многие годы бухгалтеры решают для себя вопрос, имеют ли они право учесть в расходы работы (или услуги), произведенные в одном отчетном периоде, если первичный документ составлен в следующем. То есть что более важно: дата составления первичного документа или период ­осуществления факта хозяйственной жизни?

Мы придерживаемся точки зрения, что дата осуществления факта хозяйственной жизни (указанная в документе) превалирует над датой составления документа. Хотя ни из текста Закона № 402-ФЗ, ни из текста ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» такой однозначный вывод сделать нельзя.

Однако эту позицию поддержала ФНС России. В письме от 02.07.2015 № ­ГД-4-3/­11546@ «О признании даты осуществления расходов для целей налогообложения прибыли организаций» налоговое ведомство вполне логично приходит к выводу, что расходы признаются в том отчетном ­(налоговом) периоде, в котором они возникают исходя из условий сделки.

Далее в письме сказано, что при длительном или многократном выполнении работ (оказании услуг) заказчик имеет право признать их расходами того отчетного (налогового) периода, в котором они фактически были выполнены (оказаны). Тот факт, что первичный документ был составлен в следующем отчетном (налоговом) периоде, не противоречит ­действующему налоговому законодательству.

Таким образом, при отражении в учете какой-то операции (факта хозяйственной жизни) в первую очередь следует принять во внимание фактическую дату ее совершения, и уже во вторую – дату первичного документа, которым сей факт подтвержден. Этот же принцип, по нашему мнению, можно, а точнее, следует применять и в бухгалтерском учете.

Здесь сразу снимается проблема, что делать с декабрьскими счетами за Интернет, коммунальные услуги, аренду и пр., пришедшими в середине января и датированными январем же. Спокойно ставим оплату по ним в расходы за декабрь.

А что делать, когда акт или счет за прошлый год придет не только в январе – начале февраля, но и в марте-апреле, а то и в мае? Любой бухгалтер может рассказать немало историй о том, как господа менеджеры месяцами хранят у себя документы, наивно не догадываясь, что их нужно ­срочно сдать в бухгалтерию либо предъявить контрагенту.

Но здесь, по нашему мнению, следует воспользоваться тем же алгоритмом, который требует применять Минфин России при исправлении ошибок, выявленных до даты подписания отчетности (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденного приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н, далее – ПБУ 22/2010).

То есть документы, пришедшие до фактической сдачи декларации по налогу на прибыль и бухгалтерской отчетности, отражаем как расходы декабря. Причем как в регистрах бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения прибыли.

Если документы пришли уже после того, как декларация и бухгалтерская отчетность были сданы, то мы имеем право их отразить уже текущим годом, но не в корреспонденции со счетами затрат, а как прочие (внереализационные в налоговом учете) расходы, то есть в ­корреспонденции со счетом 91.

При этом подавать уточненную декларацию организация не обязана.

В случае позднего поступления документа за прошлый год можно долго рассуждать, как трактовать эту ситуацию. Например, признать ее информацией, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности. То есть это будет не ошибка, а расходы прошлых лет, выявленные в отчетном году (п. 3 ПБУ 22/2010). Тогда в аналитике к счету 91 (субсчет «Прочие расходы») отражаем эти суммы именно как «Расходы прошлых лет, ­выявленные в отчетном году».

В декларации по налогу на прибыль за I квартал (а то и полугодие, смотря насколько поздно пришел документ) эта сумма подлежит отражению по строке 301 «Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные в текущем отчетном (налоговом) периоде» приложения № 2 к листу 02. Соответственно она будет включена и в строку 030 «Внереализационные расходы» листа 02. Это в том случае, если документ поступил с опозданием не по вине сотрудников собственной организации.

Если же невооруженным глазом будет виден промах собственных сотрудников (забыли вовремя связаться; взяли вовремя, но потеряли, и только сейчас нашли; не знали, что это в бухгалтерию надо отдать и т.п.), то налицо будут недобросовестные действия должностных лиц (п. 3 ПБУ 22/2010), то есть ошибка.

Маловероятно, что она будет признана существенной, так что никакого ретроспективного пересчета форм бухгалтерской отчетности ­производить не потребуется.

В регистрах бухгалтерского учета будет использован тот же счет 91 (субсчет «Прочие расходы»), но в аналитике к нему, по всей видимости, необходимо будет указать «Исправление ошибок прошлых лет».

В декларации по налогу на прибыль с 2015 года именно для исправления таких ошибок прошлых лет (не принятых своевременно расходов) в приложении № 2 к листу 02 введена строка 400 «Корректировка налоговой базы на выявленные ошибки (искажения), относящиеся к прошлым налоговым периодам, приведшие к излишней уплате налога» с разбивкой за три предшествующих года (по строкам 401, 402, 403).

Налог на добавленную стоимость, предъявленный контрагентами, принимается к вычету в порядке, установленном п. 1.1 ст. 172 НК РФ. Но при этом следует учесть период поступления передаточных ­документов и счетов-фактур.

Допустим, акт на услуги прошлого года, но датированный январем, равно как и счет-фактура, поступили в организацию до срока, установленного для сдачи декларации по НДС за IV квартал (то есть до 25 января).

Организация имеет право (но не обязана) отразить этот счет-фактуру в книге покупок за IV квартал истекшего года и принять его к вычету в том же периоде (абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Если документы поступили позже, то право выбора также остается. Можно принять этот НДС к вычету в I квартале текущего года (или позже, в течение трех лет) либо подать уточненную декларацию за IV ­квартал.

И обращаем внимание, что затраты могут быть приняты к учету и признаны расходами раньше, чем принят к вычету налог на ­добавленную стоимость, предъявленный по ним.

Обратная ситуация, при которой НДС принимается к вычету раньше, чем затраты, прямо запрещена действующим законодательством (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector