«разъездные» компенсации не нормируются для ндфл

Что лучше с точки зрения налоговых последствий: разъездная работа или однодневные командировки

Тему статьи предложила И.Б. Пределина.

Во многих организациях есть сотрудники, чья работа связана с разъездами. Монтажникам или водителям, работающим на междугородних рейсах, обычно устанавливают разъездной характер работы. А если работник должен выезжать на другие объекты не каждый день, а время от времени, как поступить с ним? Тоже оформить разъездной характер работы или в те дни, когда ему нужно покинуть свое обычное рабочее место в офисе, отправлять его в однодневные командировки? Давайте разбираться.

Различия между разъездным характером работы и однодневными командировками

Главное отличие разъездного характера работы от однодневных командировок — это частота и регулярность поездок у «разъездных» работнико в Письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ . Перечень должностей и профессий с разъездным характером работы устанавливает сам работодател ь ст. 168.1 ТК РФ . В него включаются должности работников, которые действительно много времени проводят в разъездах. Например, если ваш страховой агент занимается в основном бумажной работой в офисе и почти не бывает на осмотрах объектов, то разъездной его работа не является. То есть «разъездником» может стать далеко не каждый. А вот в однодневную командировку вы можете отправить практически любого (за исключением узкого круга лиц, например беременных женщин, несовершеннолетних и т. д. статьи 259, 268 ТК РФ ).

В части документального оформления также есть различия. Кроме составления упомянутого выше перечня, условие о разъездном характере работы должно быть прописано в трудовых договорах с «разъездными» сотрудникам и ст. 57 ТК РФ . Один раз оформили эти документы — и можно жить спокойно. А в случае с командировками каждый раз нужно будет издавать отдельный приказ о направлении в командировку.

Но и при разъездном характере работы, и при однодневных командировках организация должна возместить своему работник у статьи 168.1, 168 ТК РФ; п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение) :

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения, если работник не может каждый день возвращаться домой (в статье мы это рассматривать не будем);
  • суточные или полевое довольствие;
  • другие расходы, если они были согласованы с работодателем.

Отдельно стоит остановиться на суточных. По своей сути они являются компенсационной выплатой, которая возмещает работнику расходы, связанные с выполнением им трудовых обязанностей во время служебной поездки/ разъездов. В случае с однодневными командировками все однозначно: суточные работнику выплачиваться не должны, поскольку он имеет возможность каждый день возвращаться домо й п. 11 Положения . А нужно ли платить суточные, если работнику установлен разъездной характер работы?

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Этот вопрос решается в локальном нормативном акте организации. Как правило, работникам, которым установлен разъездной характер работы, имеющим возможность ежедневно возвращаться с объекта домой, суточные не выплачиваются. Но в некоторых случаях выплата суточных может быть предусмотрена, например когда время, затрачиваемое на проезд до объекта выполнения работ, составляет несколько часов. Вообще говоря, существует различная практика: организация может установить сотрудникам надбавки за специфику работы, либо выплачивать определенные суммы на питание, либо выплачивать суточные в процентах от суточных при обычных командировках. В последнем случае суточные выплачиваются за нерабочее время, которое работник тратит при совершении поездок. То есть организация сама выбирает наиболее подходящий ей вариант с учетом особенностей налогообложени я ” .

Таким образом, выплата суточных работникам с разъездным характером работы должна быть обоснованна.

Порядок и размеры возмещения расходов и при разъездной работе, и в случае с командировками должны быть установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организации (далее — ЛНА) статьи 168, 168.1 ТК РФ . А теперь надо оценить последствия этих расходов для компании с точки зрения налогов и взносов.

Учет расходов на проезд

Сравнить два варианта удобнее всего в виде таблицы.

То есть для целей налогообложения прибыли, а также начисления НДФЛ и взносов в учете расходов на проезд в рассмотренных случаях большой разницы нет. А вот для упрощенцев вариант с однодневными командировками явно выгоднее.

Учет суточных

Как мы уже говорили, при однодневной командировке суточные выплачиваться в принципе не должны. Исключение из правила — однодневные командировки за рубеж. По ним суточные выплачиваются в размере 50% от определенной в ЛНА суммы суточных для заграничных командирово к пп. 11, 20 Положения . Поэтому если при однодневной командировке по России будут выплачены суточные (то есть работник получит выплату, которая в ваших внутренних документах поименована именно таким образом), то в расходах их признать не получитс я Постановление АС УО от 30.01.2015 № Ф09-9855/14 . Но вместо них вы можете выплатить работникам компенсации в связи с однодневной командировкой, если предусмотрите это в своем ЛНА.

Не указывайте в документах, что компенсируете работникам с разъездным характером работы отдельно расходы на питание. Поскольку такой самостоятельный вид расходов в ТК не поименован. Возмещение затрат на питание контролирующие органы признают:

  • расходами в пользу работника, которые нельзя учесть для целей налогообложения прибыл и п. 29 ст. 270 НК РФ; Письмо ФНС от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488 (п. 2) ;
  • доходом работника, с которого необходимо исчислить НДФЛ и начислить взнос ы Письма ФНС от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488 (п. 3); Минтруда от 11.03.2014 № 17-3/В-100 .
Читать еще:  В командировку с комфортом — что с налогами?

Завершая разговор об учете суточных, остановимся на вопросе о том, почему упрощенцы не могут учесть в своих расходах компенсации, выплаченные взамен суточных при однодневных командировках.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Компенсации, выплаченные вместо суточных работникам, направленным в однодневную командировку, упрощенцы признать в расходах не вправе. Для целей налогообложения прибыли такие компенсации действительно могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производство м подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Но переносить нормы, регулирующие учет расходов для целей налогообложения прибыли, на учет расходов при УСНО нельзя. В закрытом списке расходов упрощенцев прочих расходов нет, поэтому они могут учесть у себя только те расходы, которые прямо поименованы в перечн е ” .

Как видим, при правильном оформлении документов в отношении суточных (компенсации вместо суточных) для целей налогового учета особой разницы нет: при применении общего режима указанные суммы можно включить в расходы компании и не включать в доходы работников. У упрощенцев же расходов для целей УСНО, увы, не прибавится.

Так что же выбрать?

Если вы применяете общий режим налогообложения, то разница между разъездным характером работы и однодневными командировками чувствуется только по суточным. И то только в части подтверждения и обоснованности расходов. С этой точки зрения установление работникам разъездного характера работы выглядит как более надежный вариант. Но нужно учитывать, что выплата суточных «разъездным» работникам должна быть обоснованна. Например, если ваш работник проводит в пути 2— 3 часа утром, чтобы добраться до объекта, и столько же времени вечером, чтобы вернуться, а еще ведь надо и поработать на месте. И все это за одни сутки.

Таким образом, во внутреннем документе организации должно быть указано, при каких обстоятельствах «разъездному» работнику положены суточные (например, в зависимости от расстояния до объекта или времени, затрачиваемого на дорогу). И так как суточные выплачиваются за нерабочее время, затраченное на поездку, то логично, что они должны быть меньше обычных командировочных суточных, которые платятся за целый день.

Поэтому, делая выбор между установлением работнику разъездного характера работы и оформлением однодневных командировок, ориентируйтесь в первую очередь на характер самих поездок — частоту, расстояние и тому подобное, а не на налоговые последствия. Если вы применяете общий режим налогообложения, то при грамотном подходе налогов вы не переплатите в любом из рассмотренных случаев. А вот упрощенцам, пожалуй, больше понравится вариант с однодневными командировками: тогда хотя бы с учетом расходов на проезд проблем не должно быть.

Кстати, если вы выплачиваете «разъездным» работникам надбавку к зарплате, то ее можно учесть в расходах по налогу на прибыль (налогу при «доходно-расходной» УСНО) как расходы на оплату труда, но с нее надо будет удержать НДФЛ и начислить страховые взнос ы ст. 129 ТК РФ; п. 1 ст. 210, ст. 255, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ . Надбавка за разъездной характер работы устанавливается на усмотрение работодателя, не является компенсационной выплатой и не отменяет возмещения работнику остальных разъездных расходов, о которых мы говорили выше.

Облагается ли НДФЛ оплата проезда?

Многие компании, помимо заработной платы и других гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством, предоставляют своим сотрудникам и иные льготы социального характера. Например, начальник по своей инициативе может оплачивать работнику проезд. Это может быть доставка сотрудника из дома на работу и обратно либо материальное возмещение работникам, чья трудовая деятельность связана с постоянными поездками. В любом случае перед бухгалтером встает очевидный вопрос об учете этих затрат, в частности, облагается ли НДФЛ оплата проезда.

Определение расходов

Чтобы ответить на возникший вопрос, нужно понять, что собой представляет эта дополнительная выплата. Ее можно охарактеризовать как надбавку к основной зарплате. Другими словами, возмещая работнику плату за проезд, начальник просто повышает ему общий оклад. С этой точки зрения, компенсация за проезд облагается НДФЛ (ст. 129 ТК РФ, Письмо Минфина № 03-04-06/9-76).

Но можно подойти к этому вопросу и с другой стороны. Выдавая сотруднику плату за проезд, руководитель возмещает ему фактически понесенные денежные потери. В таком случае выплата не считается надбавкой, ведь начальник всего лишь возместил затраты, которые понес работник, выполняя свои профессиональные обязанности. А значит, разъездные расходы – это компенсация, которая не облагается НДФЛ (ст. 168.1 ТК РФ, ст. 217 НК РФ, Постановления АС МО № Ф05-12321/2014, ФАС МО № А40-47608/11-91-203).

Такая компенсация рассматривается как надбавка лишь в той ситуации, при которой доплата за разъездную работу производится пропорционально отработанному времени. И эта часть заработной платы облагается НДФЛ (ст. 164 ТК РФ, Постановление ФАС ВВО № А43-23164/2012).

Платить или не платить?

С точки зрения экономии, самый выгодный вариант – возмещение фактических расходов. Но у него есть и подводные камни. Самый главный из них – трудозатраты. Ведь для воплощения такого расклада в жизнь нужно собрать все необходимые документы, подтверждающие данные затраты. К ним относятся:

  • Билеты.
  • Квитанции.
  • Кассовые чеки.
  • Путевые листы.
  • Бланки отчетности.
  • Договоры аренды.
Читать еще:  Авансовый расчет по налогу на имущество уже можно сдать по новой форме

Работники должны регулярно представлять правильно оформленные документы о расходах. Только имея на руках все эти доказательства, затраты можно оформить как компенсацию, не облагаемую НДФЛ.

Надбавка в фиксированной сумме выйдет, конечно же, дороже. В этом случае придется платить и НДФЛ, и взносы. Зато в плане энергозатрат этот вариант привлекательнее предыдущего. Для его осуществления ни бухгалтер, ни сам сотрудник не будут отвлекаться от своих прямых обязанностей, чтобы собирать и перепроверять лишние документы. Подтверждения здесь вообще не требуются, а начислять такие расходы проще простого.

Облагаются ли разъездные ндфл

Чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы с компенсаций работникам, имеющим разъездной характер работы:

  • закрепите в коллективном договоре, соглашении или соответствующем трудовом ЛНА перечень разъездных работ, профессий и должностей;
  • там же или непосредственно в трудовых договорах пропишите порядок и размеры возмещения расходов;
  • собирайте документы, подтверждающие расходы работников на выезде.

Если оправдательных документов нет, выплаты не могут считаться компенсационными. Значит, НДФЛ и вносы с них нужно уплатить в общем порядке. В документальном подтверждении не нуждаются только суточные. От НДФЛ и взносов они освобождаются в размерах, установленных ЛНА.

Об этом — в письмах Минфина от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 17.01.2019 № 03-15-05/1909, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364 и др.

Применяются ли к суточным при разъездной работе нормативы суточных (700 и 2 500 руб.), узнайте здесь.

Организация выплачивает работникам с разъездным характером работы суточные и возмещает им расходы, связанные со служебными поездками. Облагаются ли такие выплаты НДФЛ и страховыми взносами?

Минфин России в письме от 22 августа 2019 г. № 03-15-06/64487 разъясняет, что согласно статье 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

На основании пункта 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Аналогичное правило предусмотрено пунктом 1 статьи 422 НК РФ относительно страховых взносов — обложению не подлежат все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа носит разъездной характер, то возмещение ему расходов, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, но при условии, что расходы подтверждены документально.

При отсутствии подтверждающих расходы документов выплаты облагаются НДФЛ и взносами в общеустановленном порядке.

Работодатель обязан возмещать работникам с разъездным характером работы расходы, понесенные ими во время поездок. Такие выплаты НДФЛ и страховыми взносами не облагаются.

Перечень выплат, полагающихся постоянным работникам с разъездным характером работы, или чья работа осуществляется в пути, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. Возмещают расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилья;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Эти компенсационные выплаты сотрудникам не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором.

Здесь важно документальное оформление таких компенсаций. А именно:

  • в коллективном или трудовом договоре, соглашении, локально-нормативном акте отразить, что работа сотрудника носит разъездной характер, а также установить размер и порядок возмещения его расходов;
  • наличие представленные работником документы, которые подтверждают понесенные им расходы.

Минфин России в письме от 22 августа 2019 г № 03-15-06/64487 отмечает, если подтверждающих документов не будет, то с выданных работнику сумм возмещения НДФЛ и взносы нужно будет заплатить.

Подлежит ли компенсация за разъездной характер работы обложению страховыми взносами и НДФЛ? Можно ли учесть ее в расходах при УСН?

Принимаем на работу сотрудника с личным ТС. Оформляем выплату компенсаций: за использование личного ТС и за разъездной характер работы.

Вопросы по компенсации за разъездной характер. Подлежит ли компенсация за разъездной характер работы обложению страховыми взносами и НДФЛ? Можно ли учесть ее в расходах при УСН и в целях налога на прибыль?

Организация вправе учесть данные компенсации при исчислении налога на прибыль при наличии документов, подтверждающих расходы работника. Эти компенсации не облагаются НДФЛ и взносами. При УСН учитывать в расходах компенсации за разъездной характер рискованно, т.к. такой вид расходов не предусмотрен НК РФ.

Работодатель должен определить перечень работ разъездного характера, профессии или должности работников, которым фирма будет выплачивать компенсации за разъездной характер. Этот перечень следует закрепить в коллективном договоре, соглашении либо в ином локальном нормативном документе компании, например, в положении о разъездном характере работы.

Обратите внимание! Компенсации за разъездной характер не стоит путать с надбавками за разъездной характер. Надбавки являются элементом оплаты труда, учитываются в расходах, облагаются НДФД и взносами.

Налог на прибыль

Если расходы организации, связанные с разъездным характером работ сотрудников, обоснованы, связаны с деятельностью, приносящей доход, и документально подтверждены, то организация вправе их учесть и для целей налогообложения. Это вытекает из п. 1 ст. 252 НК РФ.

Читать еще:  Когда списать долг ликвидированной организации?

Учесть такие расходы организация может в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. На это указывает Минфин России в Письмах от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, а также ФНС России в Письме от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488.

По общему правилу организации — плательщики налога на прибыль в целях налогообложения применяют метод начисления, порядок признания расходов при котором установлен ст. 272 НК РФ. Из положения пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ следует, что датой признания указанных компенсационных выплат в составе налогооблагаемых расходов служит дата утверждения авансового отчета сотрудника о служебной поездке.

В силу статьи 164 ТК РФ возмещение работнику «разъездных» расходов признается компенсационной выплатой.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных

действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Следовательно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками категорий работников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Аналогичные разъяснения на этот счет содержатся в Письмах Минфина России от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131.

В соответствии со статьей 168.1 ТК РФ в состав возмещаемых «разъездных» расходов включены суточные. Однако для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, выплачиваемые при командировках, на это прямо указано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Так как служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, «разъездные» суточные, установленные внутренними нормами компании, не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они выплачиваются в размере, превышающем нормы суточных при командировании (700 руб. в сутки — при российских командировках; 2 500 руб. в сутки — при поездках за рубеж).

Несколько иначе дело обстоит с обложением НДФЛ надбавок, выплачиваемых организацией за разъездной характер работы. По мнению финансистов, изложенному в Письме от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230, надбавки за подвижной и разъездной характер работ, установленные коллективным или трудовым договором, не могут рассматриваться в качестве компенсаций, предусмотренных статьей 164 ТК РФ. Они представляют собой компенсационные выплаты, являющиеся элементом оплаты труда работника, в силу чего обложение их НДФЛ производится в общем порядке. Такой же вывод следует из Писем Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196.

Страховые взносы на обязательные виды социального страхования

В соответствии со статьей 420 НК РФ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, признаются объектом обложения страховыми взносами.

При этом, как сказано в статье 421 НК РФ, база для начисления страховых взносов для организаций и предпринимателей, производящих выплаты в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ. Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год.

Пп. 2 п. 1 ст. 420 НК РФ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов (у организаций и коммерсантов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам) все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей.

Обязанность работодателя по выплате таких компенсаций установлена статьей 168.1 ТК РФ, ею же определен и состав «разъездных» возмещаемых расходов. Причем порядок их выплаты и размеры возмещения определяются фирмой самостоятельно и закрепляются в коллективном договоре, соглашении или ином нормативном документе компании, кроме того, эта информация вносится и в трудовой договор, заключаемый с работником.

На основании ст. 422 НК РФ у организации, производящей выплаты компенсации расходов, связанных со служебными поездками, в размерах, закрепленных внутренними нормами компании, не возникает обязанности по начислению сумм страховых взносов на обязательные виды социального страхования. Если же возмещение выплачивается в большем размере, то суммы возмещения, превышающие внутренние нормы компании, облагаются страховыми взносами в общем порядке.

Выплачиваемые надбавки за разъездной характер работы облагаются указанными страховыми взносами в общем порядке. Основанием для такого вывода служит Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19 «О доплатах и компенсациях».

При выплате компенсаций за разъездной характер работ есть риск, что налоговая инспекция не примет эти расходы, т.к. они напрямую не поименованы в ст. 346.16 НК РФ (Письмо ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, Письмо Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector