Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Унифицированные формы первичной документации утратили статус бланков, обязательных к применению, несколько лет назад — в 2013 году. Однако это изменение не коснулось кассовых документов (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). В то же время унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (далее также — журнал регистрации) не является обязательной, т.к. указанный документ представляет собой регистр сводного учета и, следовательно, его форма может быть утверждена предприятием самостоятельно.

Унифицированная форма

Эта форма используется для учета бухгалтерией кассовых ордеров или документов, применяемых вместо них (например платежных ведомостей), до передачи в кассу предприятия.

Она состоит из двух частей. В первой части (располагается слева) отражается информация о приходных кассовых ордерах, во второй (располагается справа) — о расходных кассовых ордерах.

В журнале фиксируется информация по каждому из указанных кассовых документов, в т.ч.:

  • дата и номер документа;
  • сумма;
  • примечания (к примеру, кратко можно записать суть операции).

Необходимо учитывать, что порядок присвоения номеров приходным и расходным ордерам должен быть отдельным по каждому из этих видов кассовой документации.

Форма журнала регистрации, утвержденная предприятием

На основании части 5 статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение подобных форм сводных регистров является прерогативой руководителя предприятия по представлению главного бухгалтера или иного уполномоченного на ведение бухучета лица.

Согласно части 6 указанной статьи подобный регистр ведется на бумажном и (или) электронном носителе. Ведение электронной формы допускается только при условии подписания электронной подписью.

Выбирая между унифицированной формой журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (бланк и образец заполнения можно скачать здесь) и утвержденной самостоятельно, предприятие должно оценить лишь свои временные и трудозатраты на создание и утверждение своей формы.

Также отметим, что если на предприятии не ведется указанный документ, то это не может повлечь административную ответственность.

Порядок оформления приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных ордеров, ревизия кассы

Порядок оформления приходных и расходных кассовых документов

Формы приходных и расходных кассовых ордеров не могут быть произвольными. Нужно следить, чтобы бланки первичных документов соответствовали утвержденным формам. Утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету движения наличных денежных средств.

Необходимо учитывать, что общий порядок внесения исправлений в первичные документы не распространяется на приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Эти документы считаются недействительными с любыми, даже оговоренными исправлениями.

Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

  • — по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
  • — по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)»;
  • — по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
  • — в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Читать еще:  Работник не обязан следовать запрету на трудоустройство в конкурирующую фирму после увольнения

Расходный кассовый ордер (РКО) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

В расходном кассовом ордере:

  • — по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
  • — по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Сумма прописью в РКО должна быть проставлена от руки человеком, получающим денежные средства.

Строка «Документ» обязательно заполняется не только на лиц, не работающих на данном предприятии, но также и на своих сотрудников.

На выплату денег по расчетно-платежной ведомости РКО можно не выписывать. Основанием для выплаты служит подписанная руководителем ведомость.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

  • а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
  • б) составить реестр депонированных сумм;
  • в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
  • г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № __».
Читать еще:  Переоценка внеоборотных активов в балансе - это...

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

  • а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
  • б) правильность оформления документов;
  • в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда, регистрируются после выдачи по ним денежных средств.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Порядок заполнения кассовой книги.

Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Читать еще:  Правила ведения бухучета в транспортной компании (нюансы)

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.

Порядок оформления журнала регистрации приходных и расходных ордеров.

Каждое предприятие обязано вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет унифицированную форму КО-3.

Журнал содержит информацию о кассовых документах, оформляющих поступление и выбытие денежных средств из кассы предприятия. Прежде всего регистрируются приходные и расходные кассовые ордера, на основании которых происходит поступление и выдача наличных средств из кассы. Также в журнале нужно регистрировать расчетно-платежные ведомости, на основании которых из кассы выдается заработная плата работникам.

Как и все журналы, предназначенные для регистрации тех или иных документов, форма КО-3 имеет титульный лист и табличную часть для фиксации там кассовых документов.

Титульный лист стандартный: наименование организации, год, должность и ФИО ответственного за ведение журнала лица. Журнал открывается с начала года и в течении этого года последовательно регистрируется каждый входящий и исходящий кассовый документ.

Каждый лист журнала разделен на две части: левая часть предназначена для регистрации приходных кассовых документов, правая часть — для расходных.

Для каждого документа указываем его номер и дату, указанную сумму. В графе «примечание» пишем расшифровку операции, например, от кого получены или кому выданы деньги, в связи с чем выданы/получены, по какому документу (оплата за товар по накладной №…., выдан аванс Ивановой, выдана зарплата за май 2013 года и т. д.).

В соответствии с нормативными документами ревизия кассы должна производиться не реже 1 раза в месяц, обязательно в присутствии кассира. Для этого кассир должен занести в кассовую книгу все имеющиеся неоформленные документы и дать расписку о том, что все имеющиеся ценности оприходованы и оформлены соответствующими документами. По результатам проверки составляют акт, в котором указывают количество денежных купюр и общую сумму наличных денег на момент проверки. Обнаруженную сумму сравнивают с остатком наличных, отраженным в кассовой книге. В случае обнаружения отклонений кассир в любом случае отстраняется от работы до выяснения обстоятельств и пишет объяснительную записку. Проводки:

Д 50 К 91/1 — выявлен и оприходован излишек в кассе

Д 94 К 50 — выявлена недостача денег в кассе

Д 73 К 94 — недостача списана на расчеты с виновным лицом

Д 70 К 73 — недостача удержана из заработной платы

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector